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Digital Document Management

2011 - 10 - 17

In the previous chapter, we explained the importance of Document Management and the consequence of the lack of one. Next, we are going to elaborate on not only Document Management but Digital Document Management.

【第參章 – 搞定內控五】  
電子化文件管理

前面我們說明了文件管理的重要性以及缺乏文件管理的後果。接下來我們要繼續深入闡述,我們要的不僅僅是文件管理,而是「電子化的文件管理」! 企業為什麼需要電子化文件管理?電子化文件管理能夠給企業帶來什麼優勢?必須電子化文件管理的第一個重要原因就是「完整保存企業內的所有文件」。電子化之文件管理系統必須要能夠將企業內所產生的文件立即備分,該系統也必須要能夠對於企業內文件的新增、修改及刪除都能有完整之紀錄。除此之外,對於企業內負責處理電子化文件管理系統之員工要經過適當之認證,比如說取得內部稽核師1(Certified Internal Auditors,CIA)之證照後,方得賦予其管理企業內部電子化文件管理之權責。

文件本身的功能便是能夠為過去發生的任何大小事情留下紀錄,使人能夠從中了解特定事實之來龍去脈。文件的此種「保留真相」的功能是許多企業活動、或是政府管制之堅強基礎。企業、政府及社會大眾的各種商業活動皆需依賴文件:分析企業內所需各種資訊、企業與其他社會單元間之訊息傳遞、企業各部門之日常運作、經理人或及內部稽核人員之監督、外部審計單位之作業、政府單位的調查工作、大眾藉以了解企業之經營體質等。在上述的各種情境下,若欲使作業順暢進行,完整之文件必然是不可或缺的元素,否則將會寸步難行。

在恩隆案當中,負責查核恩隆公司的安達信會計師事務所為了規避檢調單位之調查,因而下令銷毀事務所當中與恩隆案有關的所有文件2。無獨有偶,台灣的前總統陳水扁先生在任期屆滿卸任前,總統府涉嫌採購了數十台碎紙機進入總統府以銷毀機密文件3。諸如此類的銷毀文件行為會使諸多重要事實再也無法被還原,而後續的責任追究程序也會因此僵持不下,除了真相石沉大海之外,因此而耗費之各種社會資源與成本也是無法估計的。最好的解決方式就是採用全面的電子化文件管理。

當然,縱然採用電子化文件管理措施,也無法百分之百保證沒有風險。如果系統的主機完全毀損,而同地、異地的備份也同時被銷毀(發生機率極低),電子化文件管理系統一樣是束手無策,但是相較於文傳統書面文件「一旦經銷毀便永遠無法掌握其內容」之特性,電子化文件管理系統仍然是佔盡優勢。

第二個必須採用電子化文件管理系統之理由是,唯有如此方能將企業內之文件作統一、集中之管理以減少人謀不臧或是不經意所造成之文件毀損滅失。隨著企業經營之國際化、多角化,僅有一個營業據點的企業組織已經越來越少,若無電子化之文件管理系統,將無法在短時間內有效率、便宜的統整各企業據點內之文件,傳統的書面文件管理方式緩不濟急、所費不貲。

1.關於內部稽核師之考試及課程相關資訊,請參照內部稽核協會之網站
2.請參本書第一章、第一節、二、國外案例恩隆案之事實部分。
3.詳情請參聯合報,2008年5月15日,A12版。

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Internal Control: Why It is Never Done Right?

Bad internal control has more than one or two reasons. Loopholes must be resulted from so many different factors, the biggest of which is the negligence of internal control system. 公司的內部控制做不好,不可能是只有一兩種原因,一定是許許多多不同因素所共同造成公司的內控出現疏漏,而公司忽略內控通常為最大影響因素。公司為什麼會忽略內部控制制度?經過研究分析,大概有三大原因: 第一個原因是每間公司、每個經理人都會遇到的問題,那就是一個字,「忙」。 不管是大企業還是小公司,目的不外乎是將公司的利益極大化,也就是要忙著賺錢,所以企業內部的重心可能放在業務開拓、產品促銷或是技術研發等會使公司更具競爭力的方面,當然除了這幾個面向之外,公司內部大大小小的事情可多了,每這兩年經濟又不景氣,公司員工通常都得身兼數職(正所謂三個人做五個人的工作,拿兩個人的錢),繁忙的程度自然不在話下。 公司若是錢賺得少那也就算了,若是今天公司不賺錢要關門倒閉了,員工跟老闆飯碗都不知道要去哪裡找,縱然知道內部控制制度很重要,但是填飽肚子更重要吧? 舉例來說,我們都知道書桌上的東西要收拾乾淨、整理好,要找的東西才找的到,但是真正能好好做到的人並不多,為什麼?因為沒有時間阿,大家都有更重要的事情要做,要讀書、要工作、要帶小孩,桌子上亂個幾天應該沒什麼關係吧! 沒錯,書桌亂個幾天也無傷大雅,但是等到重要的東西因此找不到的時候,後悔也來不及了;公司是要賺錢,但是內控做不好而因小失大更是得不償失。到底要怎麼辦呢?本書將會交給你最省時、有效的內控方法,讓你整理好你的書桌!…

PEWC Scandal

PEWC has been founded for over half a century, it belonged to the first phase to build conventional industry, and then started to diversify and become more international. 走過半個世紀的「太平洋電線電纜公司」,從以前屬於創建傳統產業基礎的第一階段,到開啟多角化與國際化的第二階段。太電為台灣地區最大的電線電纜製造廠之一,不但在泰國、新加坡、澳洲、大陸地區有廠房,多角化的發展,更使太電成為一個跨足線纜、光電、通訊、衛星電視、電子資訊及高速鐵路等事業的企業集團。 1994年太電公司當時之副總經理及財務長胡洪九,利用公司資金在香港、英屬維京群島等地設立公司,以太電公司為擔保透過海外公司發行公司債,外加使用轉投資、不當交易等方式將資金轉入這些海外公司,再將這些資金匯到146家海外公司洗錢。 胡洪九還利用海外交叉持股,用太電公司在香港的資金購買不動產,將其登記再另一家海外公司名下,其擅自處分太電公司資產並不當挪用,利用假定存單掩飾資金缺口,事後企圖解散海外公司以防減掉追查,前前後後共掏空太電公司約171億元,使公司陷入財務危機,被媒體形容為世紀經濟犯罪掏空案。 太電公司於民國54年即已上市,長久以來被視為成長性佳的績優股,股東人數眾多,受到掏空案影響,導致太電下市,投資人受害人數創下新紀錄,國安基金也慘賠17億,等於是全民埋單!

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