Skip to content

About us

eCounsel group

A boutique firm with unparalleled expertise in business and technology. We have good command of industrial ecology and legal practice, and have undertaken highly regarded cases. Because the small business scope, we pay more emphasis on effectiveness and efficiency, and choose clients with deliberation. The managing partner not only has extensive experiences in various legal issues more over than 20 years, but invests and manages several technology companies. In addition, he always checks each case rigorously. Clients’ business objectives are our primary focus. To achieve the same in the most cost-effective fashion trumps all seemingly sophisticated legal discussions.

Digital Document Management

2011 - 10 - 17

In the previous chapter, we explained the importance of Document Management and the consequence of the lack of one. Next, we are going to elaborate on not only Document Management but Digital Document Management.

【第參章 – 搞定內控五】  
電子化文件管理

前面我們說明了文件管理的重要性以及缺乏文件管理的後果。接下來我們要繼續深入闡述,我們要的不僅僅是文件管理,而是「電子化的文件管理」! 企業為什麼需要電子化文件管理?電子化文件管理能夠給企業帶來什麼優勢?必須電子化文件管理的第一個重要原因就是「完整保存企業內的所有文件」。電子化之文件管理系統必須要能夠將企業內所產生的文件立即備分,該系統也必須要能夠對於企業內文件的新增、修改及刪除都能有完整之紀錄。除此之外,對於企業內負責處理電子化文件管理系統之員工要經過適當之認證,比如說取得內部稽核師1(Certified Internal Auditors,CIA)之證照後,方得賦予其管理企業內部電子化文件管理之權責。

文件本身的功能便是能夠為過去發生的任何大小事情留下紀錄,使人能夠從中了解特定事實之來龍去脈。文件的此種「保留真相」的功能是許多企業活動、或是政府管制之堅強基礎。企業、政府及社會大眾的各種商業活動皆需依賴文件:分析企業內所需各種資訊、企業與其他社會單元間之訊息傳遞、企業各部門之日常運作、經理人或及內部稽核人員之監督、外部審計單位之作業、政府單位的調查工作、大眾藉以了解企業之經營體質等。在上述的各種情境下,若欲使作業順暢進行,完整之文件必然是不可或缺的元素,否則將會寸步難行。

在恩隆案當中,負責查核恩隆公司的安達信會計師事務所為了規避檢調單位之調查,因而下令銷毀事務所當中與恩隆案有關的所有文件2。無獨有偶,台灣的前總統陳水扁先生在任期屆滿卸任前,總統府涉嫌採購了數十台碎紙機進入總統府以銷毀機密文件3。諸如此類的銷毀文件行為會使諸多重要事實再也無法被還原,而後續的責任追究程序也會因此僵持不下,除了真相石沉大海之外,因此而耗費之各種社會資源與成本也是無法估計的。最好的解決方式就是採用全面的電子化文件管理。

當然,縱然採用電子化文件管理措施,也無法百分之百保證沒有風險。如果系統的主機完全毀損,而同地、異地的備份也同時被銷毀(發生機率極低),電子化文件管理系統一樣是束手無策,但是相較於文傳統書面文件「一旦經銷毀便永遠無法掌握其內容」之特性,電子化文件管理系統仍然是佔盡優勢。

第二個必須採用電子化文件管理系統之理由是,唯有如此方能將企業內之文件作統一、集中之管理以減少人謀不臧或是不經意所造成之文件毀損滅失。隨著企業經營之國際化、多角化,僅有一個營業據點的企業組織已經越來越少,若無電子化之文件管理系統,將無法在短時間內有效率、便宜的統整各企業據點內之文件,傳統的書面文件管理方式緩不濟急、所費不貲。

1.關於內部稽核師之考試及課程相關資訊,請參照內部稽核協會之網站
2.請參本書第一章、第一節、二、國外案例恩隆案之事實部分。
3.詳情請參聯合報,2008年5月15日,A12版。

Recommended article 

Thoughts on Third-Party Payment: It's a Fad

We have been through this topic in 2013. Third-party payment hasn’t been an “issue” in Taiwan. There is no problem to solve. 遊戲業攻支付 Q4激戰 「……目前樂點行動支付除將介接橘子集團旗下事業體,在全家、玉山、台灣大車隊、微程式等策略合作布局下,也將大幅拓展樂點行動支付應用場景,未來服務版圖將涵蓋遊戲、電商、P2P、娛樂、餐飲、交通、消費等線上至線下領域… 劉柏園表示,現階段將由自動找零的小額支付據點開始切入民生應用,讓消費者在販賣機、自助洗衣機、置物櫃、停車場等據點,能夠享受便利的行動支付服務,未來第三方支付也將成為集團營收主力……。」http://udn.com/news/story/7254/1218056 我早在2013年就講過了(http://goo.gl/DqJmEH);第三方支付,從來在台灣就不是一個「有待解決」的問題。沒有問題待解決,你想在這裡開辦事業,當然可以,但是,就得為消費者帶來新價值,否則誰理你。不論智冠歐買尬或橘子,想跳進來玩如果又必須創造新價值,唯一能想像的作法,就是像早期各家銀行為了衝信用卡的發卡量,所提供給消費者的各種優惠。 但是別忘了,當年銀行就信用卡給出優惠衝量,還有兩層的思惟:(1) 循環信用上看20%的利息收入、(2) 信用卡收單還有平均2%以上的清算清分手續費可收。 第三方支付呢? (1) 預付儲值,哪來的利息收入。(2) 悠遊卡能收取之清算清分手續費在超商這些零售點已經低到0.5%以下。 (更別提,悠遊卡還身兼交通票證,遊戲業有什麼?! 你要靠哪邊生出來的錢給消費者優惠?!)…

California Consumer Privacy Act of 2018 - The War Has just Begun

California lawmakers passed a new privacy bill last thursday ( 6/29), which gives state residents more control over the information that businesses collect on them and in addition, penalise businesses that do not comply. It is…

Internal Controls Cannot Prevent Executive Fraud ?

Chairwoman of Procomp had constantly made fake transaction with BVI to boost its financial reports. The internal staff might had been reluctant to disclose the criminal activities, but the accounting firm which approved all financial reports…