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Digital Document Management

2011 - 10 - 17

In the previous chapter, we explained the importance of Document Management and the consequence of the lack of one. Next, we are going to elaborate on not only Document Management but Digital Document Management.

【第參章 – 搞定內控五】  
電子化文件管理

前面我們說明了文件管理的重要性以及缺乏文件管理的後果。接下來我們要繼續深入闡述,我們要的不僅僅是文件管理,而是「電子化的文件管理」! 企業為什麼需要電子化文件管理?電子化文件管理能夠給企業帶來什麼優勢?必須電子化文件管理的第一個重要原因就是「完整保存企業內的所有文件」。電子化之文件管理系統必須要能夠將企業內所產生的文件立即備分,該系統也必須要能夠對於企業內文件的新增、修改及刪除都能有完整之紀錄。除此之外,對於企業內負責處理電子化文件管理系統之員工要經過適當之認證,比如說取得內部稽核師1(Certified Internal Auditors,CIA)之證照後,方得賦予其管理企業內部電子化文件管理之權責。

文件本身的功能便是能夠為過去發生的任何大小事情留下紀錄,使人能夠從中了解特定事實之來龍去脈。文件的此種「保留真相」的功能是許多企業活動、或是政府管制之堅強基礎。企業、政府及社會大眾的各種商業活動皆需依賴文件:分析企業內所需各種資訊、企業與其他社會單元間之訊息傳遞、企業各部門之日常運作、經理人或及內部稽核人員之監督、外部審計單位之作業、政府單位的調查工作、大眾藉以了解企業之經營體質等。在上述的各種情境下,若欲使作業順暢進行,完整之文件必然是不可或缺的元素,否則將會寸步難行。

在恩隆案當中,負責查核恩隆公司的安達信會計師事務所為了規避檢調單位之調查,因而下令銷毀事務所當中與恩隆案有關的所有文件2。無獨有偶,台灣的前總統陳水扁先生在任期屆滿卸任前,總統府涉嫌採購了數十台碎紙機進入總統府以銷毀機密文件3。諸如此類的銷毀文件行為會使諸多重要事實再也無法被還原,而後續的責任追究程序也會因此僵持不下,除了真相石沉大海之外,因此而耗費之各種社會資源與成本也是無法估計的。最好的解決方式就是採用全面的電子化文件管理。

當然,縱然採用電子化文件管理措施,也無法百分之百保證沒有風險。如果系統的主機完全毀損,而同地、異地的備份也同時被銷毀(發生機率極低),電子化文件管理系統一樣是束手無策,但是相較於文傳統書面文件「一旦經銷毀便永遠無法掌握其內容」之特性,電子化文件管理系統仍然是佔盡優勢。

第二個必須採用電子化文件管理系統之理由是,唯有如此方能將企業內之文件作統一、集中之管理以減少人謀不臧或是不經意所造成之文件毀損滅失。隨著企業經營之國際化、多角化,僅有一個營業據點的企業組織已經越來越少,若無電子化之文件管理系統,將無法在短時間內有效率、便宜的統整各企業據點內之文件,傳統的書面文件管理方式緩不濟急、所費不貲。

1.關於內部稽核師之考試及課程相關資訊,請參照內部稽核協會之網站
2.請參本書第一章、第一節、二、國外案例恩隆案之事實部分。
3.詳情請參聯合報,2008年5月15日,A12版。

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