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Digital Document Management

2011 - 10 - 17

In the previous chapter, we explained the importance of Document Management and the consequence of the lack of one. Next, we are going to elaborate on not only Document Management but Digital Document Management.

【第參章 – 搞定內控五】  
電子化文件管理

前面我們說明了文件管理的重要性以及缺乏文件管理的後果。接下來我們要繼續深入闡述,我們要的不僅僅是文件管理,而是「電子化的文件管理」! 企業為什麼需要電子化文件管理?電子化文件管理能夠給企業帶來什麼優勢?必須電子化文件管理的第一個重要原因就是「完整保存企業內的所有文件」。電子化之文件管理系統必須要能夠將企業內所產生的文件立即備分,該系統也必須要能夠對於企業內文件的新增、修改及刪除都能有完整之紀錄。除此之外,對於企業內負責處理電子化文件管理系統之員工要經過適當之認證,比如說取得內部稽核師1(Certified Internal Auditors,CIA)之證照後,方得賦予其管理企業內部電子化文件管理之權責。

文件本身的功能便是能夠為過去發生的任何大小事情留下紀錄,使人能夠從中了解特定事實之來龍去脈。文件的此種「保留真相」的功能是許多企業活動、或是政府管制之堅強基礎。企業、政府及社會大眾的各種商業活動皆需依賴文件:分析企業內所需各種資訊、企業與其他社會單元間之訊息傳遞、企業各部門之日常運作、經理人或及內部稽核人員之監督、外部審計單位之作業、政府單位的調查工作、大眾藉以了解企業之經營體質等。在上述的各種情境下,若欲使作業順暢進行,完整之文件必然是不可或缺的元素,否則將會寸步難行。

在恩隆案當中,負責查核恩隆公司的安達信會計師事務所為了規避檢調單位之調查,因而下令銷毀事務所當中與恩隆案有關的所有文件2。無獨有偶,台灣的前總統陳水扁先生在任期屆滿卸任前,總統府涉嫌採購了數十台碎紙機進入總統府以銷毀機密文件3。諸如此類的銷毀文件行為會使諸多重要事實再也無法被還原,而後續的責任追究程序也會因此僵持不下,除了真相石沉大海之外,因此而耗費之各種社會資源與成本也是無法估計的。最好的解決方式就是採用全面的電子化文件管理。

當然,縱然採用電子化文件管理措施,也無法百分之百保證沒有風險。如果系統的主機完全毀損,而同地、異地的備份也同時被銷毀(發生機率極低),電子化文件管理系統一樣是束手無策,但是相較於文傳統書面文件「一旦經銷毀便永遠無法掌握其內容」之特性,電子化文件管理系統仍然是佔盡優勢。

第二個必須採用電子化文件管理系統之理由是,唯有如此方能將企業內之文件作統一、集中之管理以減少人謀不臧或是不經意所造成之文件毀損滅失。隨著企業經營之國際化、多角化,僅有一個營業據點的企業組織已經越來越少,若無電子化之文件管理系統,將無法在短時間內有效率、便宜的統整各企業據點內之文件,傳統的書面文件管理方式緩不濟急、所費不貲。

1.關於內部稽核師之考試及課程相關資訊,請參照內部稽核協會之網站
2.請參本書第一章、第一節、二、國外案例恩隆案之事實部分。
3.詳情請參聯合報,2008年5月15日,A12版。

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【第肆章 – 內控基本觀念二】    既然內部控制是一種過程,那麼理論上從人類有群體社會之後就會出現內部控制的事實,比如說如何經營一個初始的家庭或是聚落等等。而在企業活動中,內部控制一詞最早是在1949年由美國會計師協會所提出來的。 依據1949年被提出的定義,內部控制是為了達到確保資產安全、確保會計資訊的正確、促進營運效率及確保員工遵循既定的管理政策之方法與措施,與現今廣為接受的定義是差不多的。 1950年內部控制第一次出現在美國的法律當中,要求公司要有相當的內部控制。 1958年美國會計師協會又將內部控制區分為會計控制及管理控制,前者著重財務文件的正確性及資產安全,後者促進營運效率及法管理政策之遵循。 1977年美國頒布「懲治外國行賄法案」,規定凡是受1934年證券交易法案規範之公開發行公司必須建立一套有效的內部控制。    1988年美國會計師協會澄清及擴大內部控制的觀念、認為內部控制結構包括三種組成要素:控制環境、會計制度、控制程序。    1992年美國COSO委員會提出「內部控制:整合性架構」(Internal Control:Integrated Framework),1994年提出整合性架構的補充報告,除了提出內部控制三大目標外還提出了五大組成要素:控制環境、風險評估、控制活動、資訊與溝通、監督。    1996美國會計師協會修正其審計準則公報,確認內部控制的架構是由COSO委員會提出的五大要素所組成。 1996年COSO委員會提出「內部控制衍生議題」(Internal Control Issues in Derivatives Usage)的研究報告。 2002年美國因應2001年所發生的恩龍案而制定了沙賓法案(Sarbanes-Oxley Act),其中第404條要求公司於提出年度財報時必須附加關於內部控制制度建立、維持及其有效性評估之報告,第302條則規定公司管理階層必須提出聲明書,保證公司揭露之財報或內部控制等相關報告所提供之資訊為真實。 整體上看來內部控制經歷了三種不同的階段,最初內部控制的概念是源自於內部牽制,一件事情分別由公司內的兩個人或兩個部門以上來處理,藉由互相牽制的辦事方法來防止舞弊或錯誤,此種分權的概念在18世紀工業革命後,大型企業出現後受到歡迎。 1940年代內部控制的概念慢慢擴及到企業的的各個領域,內涵已經包括了企業整提的經營手法及各種企業內制度,並且可以區分成會計控制與管理控制,各國法規也逐漸要求公司的內部控制符合相當的水準。內部控制制度在這個階段當中逐漸深化以及具體化。 於1990年代後內部控制又進入新的里程碑,COSO委員會針對內部控制制度提出三大目標、五大構成要素等,成為全世界內部控制制度理論的權威性研究報告,其內涵遠比先前的任何一個概念都來的廣泛。 參考資料: 1. 陳文彬,企業內部控制評估。2-3頁。 2. 内部控制的演進及其發展原因分析。

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