電子化文件管理
【第參章 – 搞定內控五】
電子化文件管理
前面我們說明了文件管理的重要性以及缺乏文件管理的後果。接下來我們要繼續深入闡述，我們要的不僅僅是文件管理，而是「電子化的文件管理」！ 企業為什麼需要電子化文件管理？電子化文件管理能夠給企業帶來什麼優勢？必須電子化文件管理的第一個重要原因就是「完整保存企業內的所有文件」。電子化之文件管理系統必須要能夠將企業內所產生的文件立即備分，該系統也必須要能夠對於企業內文件的新增、修改及刪除都能有完整之紀錄。除此之外，對於企業內負責處理電子化文件管理系統之員工要經過適當之認證，比如說取得內部稽核師1（Certified Internal Auditors，CIA）之證照後，方得賦予其管理企業內部電子化文件管理之權責。
文件本身的功能便是能夠為過去發生的任何大小事情留下紀錄，使人能夠從中了解特定事實之來龍去脈。文件的此種「保留真相」的功能是許多企業活動、或是政府管制之堅強基礎。企業、政府及社會大眾的各種商業活動皆需依賴文件：分析企業內所需各種資訊、企業與其他社會單元間之訊息傳遞、企業各部門之日常運作、經理人或及內部稽核人員之監督、外部審計單位之作業、政府單位的調查工作、大眾藉以了解企業之經營體質等。在上述的各種情境下，若欲使作業順暢進行，完整之文件必然是不可或缺的元素，否則將會寸步難行。
在恩隆案當中，負責查核恩隆公司的安達信會計師事務所為了規避檢調單位之調查，因而下令銷毀事務所當中與恩隆案有關的所有文件2。無獨有偶，台灣的前總統陳水扁先生在任期屆滿卸任前，總統府涉嫌採購了數十台碎紙機進入總統府以銷毀機密文件3。諸如此類的銷毀文件行為會使諸多重要事實再也無法被還原，而後續的責任追究程序也會因此僵持不下，除了真相石沉大海之外，因此而耗費之各種社會資源與成本也是無法估計的。最好的解決方式就是採用全面的電子化文件管理。
當然，縱然採用電子化文件管理措施，也無法百分之百保證沒有風險。如果系統的主機完全毀損，而同地、異地的備份也同時被銷毀（發生機率極低），電子化文件管理系統一樣是束手無策，但是相較於文傳統書面文件「一旦經銷毀便永遠無法掌握其內容」之特性，電子化文件管理系統仍然是佔盡優勢。
第二個必須採用電子化文件管理系統之理由是，唯有如此方能將企業內之文件作統一、集中之管理以減少人謀不臧或是不經意所造成之文件毀損滅失。隨著企業經營之國際化、多角化，僅有一個營業據點的企業組織已經越來越少，若無電子化之文件管理系統，將無法在短時間內有效率、便宜的統整各企業據點內之文件，傳統的書面文件管理方式緩不濟急、所費不貲。
1.關於內部稽核師之考試及課程相關資訊，請參照內部稽核協會之網站。
2.請參本書第一章、第一節、二、國外案例恩隆案之事實部分。
3.詳情請參聯合報，2008年5月15日，A12版。