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High User Experience Design

2019 - 07 - 29
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Compliance Regulations in Taiwan

The three objectives of internal controls system are the effectiveness and efficiency of operations, ensuring the accuracy of financial reporting, and compliance. 內部控制制度的三大目標分別是營運的效果與效率、確保財務報導的正確性與法令之遵循,不管是美國的COSO報告或是我國現行的「公開發行公司建立內部控制制度處理準則」1都有著墨,本書在第四章也稍微的介紹過。其中「法令之遵循」是企業最容易忽略的一塊,但是其對於企業之營運重要性不亞於另外兩大目標。有鑑於法令遵循之重要性,本書在此便簡單介紹我國之相關規範。 為什麼企業要遵守法令?企業不遵守法令會有什麼後果?原因無他,如果企業的營運活動有牴觸法令之情況,通常企業會受到許多的不利益,輕者可能罰鍰或賠錢了事,重者企業中的董事長、總經理、相關部門主管、承辦人等都可能被抓去坐牢,企業經營者不可不慎。 依現行「公開發行公司建立內部控制制度處理準則」第24條之規定2,公開發行公司每年都必須出具內部控制聲明書,金管會並要求應由董事長、總經理簽名蓋章以示負責,確保公司自行檢查其內部控制制度之設計與執行成效(包括促進營運效果效率之內控制度、確保財務報導正確性之內控制度與確保法令遵循之內控制度。),內部控制制度聲明書除了必須於指定網站3公告申報之外,也要附在公司的年報與公開說明書當中,來對外公開,如果內部控制聲明書的內容有虛偽、隱匿等不法情事,公司的管理階層便會涉及證券交易法第20條、第20-1條、第32條、第171條與第174條的民刑事法律責任4。 另依金管證稽字第09800097671號5所附之內控聲明書格式,公司在聲明其內部控制制度之設計與執行均有效時,關於法令遵循之部分公司可選擇要使用「主要法令列舉聲明」或是「全部法令均聲明」之聲明方式。「主要法令列舉聲明」是指出具此聲明之公司認為其內部控制制度可以確保該公司不會違反其已列舉出來的重要法令,對於其他的法令則不敢這麼肯定。「全部法令均聲明」則是指出具此聲明的公司認為其內部控制制度可以確保該公司不會違反所有台灣現行相關法令。 為什麼本書要特別提及此兩種聲明的方式呢?筆者從公開資訊觀測站上面查詢各上市、上櫃或是公開發行公司的內部控制聲明書,發現幾乎所有的公司都是採取「全部法令均聲明」之聲明方式,這代表的意思就是,這些公司認為他們的內部控制制度可以確保公司不致違反台灣全部的現行法令,換言之,這些企業如果違反了台灣多如牛毛的法令當中的任何一條,用最簡單的邏輯去推演,似乎就可以認定為該公司之內部控制制度在法令遵循上面的有效性在事實上是有瑕疵的,既然有瑕疵,公司的董事長及總經理卻在內部控制制度聲明書上聲明無瑕疵,金管會就可以依聲明不實之相關規定移送檢調單位。 從這個角度看來,法令遵循在內部控制之架構下,是需要所有公開發行公司格外加以重視的,若公司不慎違法,原本就應該要負擔相關之責任,已經是不幸之事,若還要另外承擔內控聲明書不實之法律責任對公司來說無疑是雪上加霜,情何以堪! 法令遵循屬於內部控制的三大目標之一,而我國關於內部控制的最基本規範是「公開發行公司建立內部控制制度處理準則」,可惜的是,雖然在該處理準則的字裡行間偶有出現「法令遵循」之字眼,對於公司到底要如何建立一套有效的法令遵循計畫,卻缺乏讓企業得以參照之規範6。 迄本書撰成為止,現行有效的法令條文當中,有提到「法令遵循」或「遵循法令」字眼者約有80則,其中內容有關於建立「法令遵循制度」者則僅有16則7,另外的64則對於法令遵循該如何建立並無實質之規定(包括公開發行公司建立內部控制制度處理準則)在這16則「相對來說」比較具體的法令僅僅是為了金控、銀行、信用合作社、票券、信託、保險、證券、期貨等金融相關產業所設計之規範,對於其他產業則隻字未提。 本書在評論的順序上,由於這16則金融業相關規範對於法令遵循計畫之建立有較具體之規範,本書在討論的順序上會先檢討這16則之規範。另外的64則在內容上關於法令遵循計畫之建立基本上乏善可陳,本書將僅針對最具代表性、同時也是關於內部控制的最上位之公開發行公司建立內部控制制度處理準則」提出其問題所在。 參考資料: 1. 參照處理準則第3條:「公開發行公司之內部控制制度係由經理人所設計,董事會通過,並由董事會、經理人及其他員工執行之管理過程,其目的在於促進公司之健全經營,以合理確保下列目標之達成:一、營運之效果及效率。二、財務報導之可靠性。三、相關法令之遵循。前項第一款所稱營運之效果及效率目標,包括獲利、績效及保障資產安全等目標。第一項第二款所稱財務報導之可靠性目標,包括確保對外之財務報表係依照一般公認會計原則編製,交易經適當核准等目標。」 2. 參照處理準則第24條:「首次辦理股票公開發行及公開發行公司,應每年自行檢查內部控制制度設計及執行的有效性,並依規定格式作成內部控制制度聲明書於每會計年度終了後四個月內於本會指定網站辦理公告申報。前項內部控制制度聲明書應先經董事會通過;修正時,亦同。第一項內部控制制度聲明書應依規定刊登於年報、股票公開發行說明書及公開說明書。」…

Lack of Effectiveness of Internal Controls Evaluation

According to the “Code of Internal Controls Implementation for Securities and Options Services”, each securities services shall implement procedures and methods to review its workflow. 依據金管會證期局針對證券事業頒布之「證券暨期貨市場各服務事業建立內部控制制度處理準則」之規定1,各證券服務事業必須在內部控制制度當中制定自行檢查作業之程序及方法,並督促其內部單位每半年辦理自行檢查一次,自行檢查之結果則可以作為日後出具內部控制聲明書之根據。 法規的立意良善,但是證券業實務工作者執行內部控制制度自行檢查作業多年的心得指出2,所謂的自行檢查作業僅僅是各單位將前一年自行檢查工作的電子檔加上當年度內控制度新增訂部份,由稽核單位主導,其他單位配合演出,耗費大量人力物力卻無助實質內控效益的戲碼,充其量就是各單位人員剪貼製作的精美書面報告而已。 1. 參「證券暨期貨市場各服務事業建立內部控制制度處理準則」第20、21條。 2. 參鄭明裕,證券商內部控制制度相關法規與實務執行效益之探討,證券櫃檯雙月刊,97年4月號,54頁。

Lack of Compalince Policy in Public Traded Companies

Besides financial sectors, other public traded companies are facing more serious problems. 除了金融相關產業的規範問題之外,其他公開發行公司所面臨的問題更加嚴重,公開發行公司在法令遵循此方面僅有「公開發行公司建立內部控制制度處理準則」當中有稍微提到法令遵循是內部控制的目標之一1,以及在內控自評的時候也必須評估公司是否已經遵循法令2,但是對於法令遵循計畫要如何實施卻是完全沒有相關的細節,與金融相關產業「稍微具體」的規範相較更是令企業無所適從。 目前我國各公開發行公司於內部控制中有關「法令遵循」風險、控制點及內部控制制度之設計,多屬證券商與簽證會計師所提供,其中在關於法令遵循之控制點上最常見的是以「本公司聘有法律顧問3,遇有法律問題時即應請教法律顧問」等之類似字眼來表示已經確保公司法令之遵循。 似乎言之成理,有法律問爭議可能時請教法律顧問,天經地義,但是這裡面忽略了一個可能的問題那就是這根本就是類似套套邏輯的說法4,公司在不知道某項法令存在時要如何察覺法律問題並請教法律顧問?外加法律規定經常改變,連專業之律師也未必能確定其在當下知曉每一項法令的最新規定,遑論非法律專業的企業經營階層了。由此可見,實務上關於法令遵循計畫之作法存有根本上的瑕疵!有效法令遵循計畫應該要設計一些控制點,與內控制度一樣的地方在於其有效性必須立基在「找出必要的控制點」並且使把守控制點之人具備達到其控制目的之能力。比方說今天規定由公司的副總經理來審核,到了他這裡的簽呈之內容是否需要作適法性之判斷而去請教法律顧問,由於該副總經理對於其簽呈所涉之內容,根本不了解法律對於其內容有無作出相關之規定,不可能知道是否要去請教法律顧問,可見這不會是有效的控制點,更何況許多其他企業內部事項根本不會簽呈到副總經理這裡來。 最重要的問題就是要如何幫企業找出真正有效的「法令遵循控制點」,正如同建立層層的關卡盡力避免企業之商業行為違反法律規定。但是這個關卡的設計與執行必須要真正有效才行,本書就是要替企業設計一套易於執行、以「文件管理」為核心控制點之「法令遵循計畫」。 參考資料: 1. 參公開發行公司建立內部控制制度處理準則第3 條。 2. 參公開發行公司建立內部控制制度處理準則第23條。 3. 請參劉立恩律師等,建構有效法令遵循制度之核心考量。 4. 套套邏輯在哲學上就是指在邏輯上永遠是「真」的那些句子,通常是一些沒有訊息內容的句子卻被拿來當作有訊息內容之陳述,通常我們聽到這些句子會認為這是沒有實質意義的,舉例來說,「如果這裡是台灣,那麼這裡是台灣」、「台灣位於大陸的東南方或是台灣不位於大陸的東南方」兩句話都是套套邏輯,他們在邏輯上為「真」沒有錯,但是人們聽起來就像是沒有意義的話。