Lee & Li Attorney-At-Law Embezzlement Case (Part 1)

After a detail analysis of these 16 items for Financial Sector, we main regulations are as follows. 筆者综合分析這16則規範，其對於金融業應如何實施法令遵循ㄧ事，主要是作出下列要求： 設置遵守法令主管（compliance officer） 金融控股公司內部控制及稽核制度實施辦法要求公司必須建立遵守法令主管制度，指定一隸屬於董事會或總經理之單位，負責制度之規劃、管理及執行，並指派高階主管一人擔任遵守法令主管，綜理法令遵循事務，至少每半年向董事會及監察人報告2。 遵守法令單位應辦理事項 建立清楚適當之法令傳達、諮詢、協調與溝通系統。 確認各項作業及管理規章均配合相關法規適時更新，使各項營運活動 符合法令規定。 訂定法令遵循之自行查核及評估內容與程序，並督導各單位定期自行 查核執行情形。 對各單位人員施以適當合宜之法規訓練3。 自行查核法令遵循作業 金融控股公司自行查核法令遵循作業，每半年至少須辦理一次，其辦理結果應送遵守法令單位備查。各單位辦理自行查核作業，應由該單位主管指定專人辦理4。 上述的「設置遵守法令主管」、「遵守法令單位應辦理事項」以及「自行查核法令遵循作業」是這16則規範當中關於法令遵循的最主要規定，當然不同事業種類之規範各有細微之不同，不過都不超出這幾個方面。唯一值得注意的是，針對保險業，主管機關在「保險業內部控制及稽核制度實施辦法」當中有針對「法令遵循制度」5、「法令遵循計畫」6與「法令遵循手冊」7作出較為明確的綱要性要求，在此即不加以贅述。 前述的金融產業相關規範當中所提供之法令遵循計畫作法，大多是要求企業必須建立一個直接隸屬於董事會或總經理之遵守法令單位，並且指派高階主管擔任法令遵循主管，綜理法律遵循事務與負責法令遵循制度之規劃、管理與執行，也都有列舉出法令遵循單位必須辦理之事項，以及每半年必須自行評估其法令遵循計畫之執行成效，並且保留相關工作底稿等等。 本書認為，這些看似具體的法令遵循計畫規範的確是可以給各公司指出一個大概的方向，讓公司企業得以依此方向去實施自己的法令遵循計畫，但是這些規範都還是漏掉了一個重點，這個重點就是企業內部的「文件」，文件的管理不僅在內部控制制度上佔據核心的地位，在法令的遵循上一樣是關鍵中的關鍵，最大的原因在於，企業的任何商業活動都會以文件的方式呈現，這些文件就是執行法令遵循計畫的最佳著力點，若相關的法令遵循計畫規範不能夠抓到這個重點的話，其規範不管如何去制定，其效果都相當有限。為了避免企業一再不慎違法、也為了要使有能力為企業判斷商業行為有無違法之虞之人士得以即時接觸重要文件，法令遵循之法律規範應該要加入文件管理的機制方為妥適。 參考資料: 1. 由於各規範內所要求建立之法令遵循計畫大同小異，所以本文主要以金融控股公司內部控制及稽核制度實施辦法之內容做說明，若有其他特殊之規範才會另外列出。…

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Many corporations don’t respond to external changes and fail to review their internal control system accordingly in a timely fashion. 內控機制的先天缺陷 – 無法即時因應營運上之調整） 許多公司未及時因應環境的改變檢討內部控制制度。內部控制制度並非一旦經過初次的設計、建立後便可高枕無憂，不論是內在外在環境的改變都會使現有的內部控制制度出現瑕疵，所以隨時檢討並且調整公司現有的內部控制也是不可輕忽的一環。 許多上市櫃公司的內部控制制度是為了配合公開發行或是上市櫃申請而設計，在達到公司的目的之後可能就因為人力成本問題或是管理階層對內控的重視程度使內部控制制度無法及時更新，縱使書面控制制度部分有依照法規加以修改，可能在實際流程上仍未配合改善，致使書面內部控制制度流程與實際運作流程不符。 內部控制制度如果沒有跟著環境條件的改變而作出應變，將會帶來很多的衍生的問題，以下會舉例讓各位容易理解。在舉例之前先解釋一下銷售模式及授信條件： 銷售模式可以大概分成兩種，B2B(business to business)與B2C(business to customer)，前者是指公司行號間的生意往來，後者則是指公司行號與一般消費者的交易模式。B2B與B2C的最大差別在於兩者著重的發展策略並不相同，前者著重企業間網路的建立與供應鏈體系之穩固；後者則必須倚靠規模經濟，吸引購買、降低售價來增加利潤，發展策略大不相同。 授信條件是一種風險控制的手段，是根據交易往來對象的信用情況來決定交易相關細節必須如何訂定。商業交易當中付款期間(payment term)與授信總額是最常見的兩種授信條件。企業間往來的情況，通常買家會要求賣家有先出貨的義務，出完貨後過了一段時間才結清貨款，在出貨後到買方真正付清或款之間的時間就是所謂的付款期間。 授信總額則是賣方的生產線在特定的時間內可以接受買方多少額度的訂單，雖然說賣方通常希望可以將產能發揮到極致，訂單當然是越多越好，但是有時候還是必須考量交易往來對象的財力與信用，試想，如果一家資本額兩百萬、信用狀況不良的公司在短時間內提出高達一億元貨款的訂單而且還要求出貨兩個月再付款，這個生意可能就不會有人要做。 例子1，台灣的A車廠專門生產私家轎車，交易往來對象都是租車公司，專門銷售其所製造的汽車給這些租車公司。無奈景氣寒冬的降臨，大部分的合作對象不是關門大吉就是轉往海外發展，經過考慮A車廠決定要由B2B轉型成B2C的銷售模式，銷售模式一旦改變授信條件也必須會跟著改變，以前出貨給租車公司是有兩個月的付款期間，賣車給一般消費者則是付現或是由銀行貸款給消費者，相關的內部控制作業就必須跟著改變，但是負責內部控制作業的內部稽核人員並不一定即時了解此變革，其沿用B2B的銷售模式將會導致貨款無法立刻收到。 例子2，B車商本來從事的就是B2C的銷售模式，但是由於經濟不景氣使得本來靠付現或是向銀行貸款買車客人人數大幅下降，連帶影響B車商的生計。車商為了生存只好祭出優惠方案，一台80萬的車只要付頭期款3萬元，剩餘77萬的金額以零利率分期付款每個月一萬元的方式來清償，附上77萬元的本票以及信用卡扣款授權書就可以將新車開回家。如此一來，B車商的銷售模式與授信條件都與本來不同，內部稽核人員就必須要去追蹤該買車顧客的信用情況是否良好，有無破產情況或是退票紀錄，若有則不能使用此優惠專案，這就是授信條件的控制。但是要做出這樣的追蹤作業的前提也是：內部稽核人員即時得知此優惠專案之推出而作出應變，否則一樣會有原有內控制度與現行銷售模式脫軌的情形發生。