Skip to content

About us

eCounsel group

A boutique firm with unparalleled expertise in business and technology. We have good command of industrial ecology and legal practice, and have undertaken highly regarded cases. Because the small business scope, we pay more emphasis on effectiveness and efficiency, and choose clients with deliberation. The managing partner not only has extensive experiences in various legal issues more over than 20 years, but invests and manages several technology companies. In addition, he always checks each case rigorously. Clients’ business objectives are our primary focus. To achieve the same in the most cost-effective fashion trumps all seemingly sophisticated legal discussions.

Document Mangement is the Core of Internal Control System

2011 - 10 - 18

Information and communication is the core among 5 factors of internal controls, and document management is the most important practice of information and communication.

「文件管理」是內部控制制度的核心觀念

資訊與溝通是內部控制五大要素中的核心要素,而「文件管理」則是資訊與溝通中最為重要之實踐。

人類的知識、常識或是各種人類所思、所知的內容都必須藉由特定的媒介才能將其呈現出來而讓他人得以感知、聽聞進而達到溝通之功能,而這些承載人類所思、所知內容的媒介形式,我們即稱之為資訊。

在企業當中的資訊會有哪些媒介形式?傳統紙本資料如契約、訂單、對帳單、往來書信、財務報表….等;數位資料如電子郵件、電子檔案等,這些媒介都是企業所擁有的資訊。

而不論是傳統紙本或是數位檔案,都是本書所謂的「文件管理」所欲涵蓋的「文件」範疇,換句話說,我們可以認為,不管大小、內外、重要與否的所有資訊都是以「文件」的形式存在於企業內部。掌握文件,就掌握了企業內部的所有資訊。

此外,除非有人會「心電感應」或是「讀心術」之類的技巧,否則企業當中仍需藉由「溝通」的過程來達成各種營運目標,而「溝通」主要就是以「文件」的傳遞為主,例如管理階層已發電子郵件之方式下達公司新政策、業務部門接到訂單後傳真給工廠生產線、內部稽核人員撰寫稽核報告呈交董事會等。

經由這個溝通的過程,資訊本身才能發揮其功能,這正是之所以資訊與溝通這麼密不可分的緣故。缺乏資訊,溝通猶如失根蘭花;缺乏溝通,資訊毫無用武之地!

經由上述說法,本書提出前所未有的創新觀點:既然資訊與溝通是貫穿內部控制的要素,資訊與溝通的良窳對企業內控制度影響深遠,而資訊與溝通在企業中的實踐則是以企業內的「文件」為主,所以,「文件管理」的成功與否便成為企業內部控制制度決定性的因素、核心中的核心!

Recommended article 

Not so Dumb Pipes: Net Neutrality Dead, AT&T-Time Warner Deal

  The dumb pipes are not so dumb with two historic moments taken place this week. Broadband providers have long been referred to as the dumb pipes/dumb network for not having any input into what data…

Internal Controls: Understaffed

Another problem in internal control practices is that they often exist to keep up the appearance. The department of internal control exists only for compliance’s sake. 實務上最常見的另一個問題就是內部控制制度流於形式,淪為一個僅僅為了符合法律規定而存在的編制。由於管理階層對於內部控制制度的不重視,造成公司不願花費成本聘請太多內部稽核人員,而使一個人員須負責超過其負荷量的業務,稽核品質可想而知。 在有分公司的情況下,一位總公司的稽核人員除了要負責數個業務單位之查核工作外,還要外加每個月出差至公司其他營業據點或應受查單位從事查核工作,從事相關工作的稽核人員根本不可能深入了解所轄查核業務的內外規以及實際運作的全貌,外加分公司人員由於自身業務忙碌、怕麻煩或其他自身利益之考量,往往不願意全力配合調查或是提供完整資料,而最後稽核人員迫於時限壓力,還是得交出稽核報告以及查核明細表,在這種工作底稿都未能完整取得之前提條件下,內部稽核的高調唱得再響,實際上也歸於枉然。 1. 請參行政院勞工委員會,職業類別薪資調查報告,民國95年6月。 ↩

Minimum Beautiful Product

Style never met and those among great. At no or september sportsmen he perfectly happiness attending. Depending listening delivered off new she procuring satisfied sex existence. Person plenty answer to exeter it if. Law use assistance…