Skip to content

關於我們

天遠律師事務所

這是一間深研科技與商務的事務所,我們精通產業生態及法律實務,承辦過的案件亦常受社會矚目。

我們小而精,所以慎選客戶。

擁有20多年執業經驗、同時投資管理多家科技公司的主持律師,始終逐一把關每個委任案件,團隊亦時時設身處地,協助客戶以最經濟的手段達成商務目標。 天遠深信,空談法律規定毫無意義!

「文件管理」是內部控制制度的核心觀念

2011 年 10 月 18 日

【第參章 – 搞定內控三】
「文件管理」是內部控制制度的核心觀念

資訊與溝通是內部控制五大要素中的核心要素,而「文件管理」則是資訊與溝通中最為重要之實踐。

人類的知識、常識或是各種人類所思、所知的內容都必須藉由特定的媒介才能將其呈現出來而讓他人得以感知、聽聞進而達到溝通之功能,而這些承載人類所思、所知內容的媒介形式,我們即稱之為資訊。

在企業當中的資訊會有哪些媒介形式?傳統紙本資料如契約、訂單、對帳單、往來書信、財務報表….等;數位資料如電子郵件、電子檔案等,這些媒介都是企業所擁有的資訊。

而不論是傳統紙本或是數位檔案,都是本書所謂的「文件管理」所欲涵蓋的「文件」範疇,換句話說,我們可以認為,不管大小、內外、重要與否的所有資訊都是以「文件」的形式存在於企業內部。掌握文件,就掌握了企業內部的所有資訊。

此外,除非有人會「心電感應」或是「讀心術」之類的技巧,否則企業當中仍需藉由「溝通」的過程來達成各種營運目標,而「溝通」主要就是以「文件」的傳遞為主,例如管理階層已發電子郵件之方式下達公司新政策、業務部門接到訂單後傳真給工廠生產線、內部稽核人員撰寫稽核報告呈交董事會等。

經由這個溝通的過程,資訊本身才能發揮其功能,這正是之所以資訊與溝通這麼密不可分的緣故。缺乏資訊,溝通猶如失根蘭花;缺乏溝通,資訊毫無用武之地!

經由上述說法,本書提出前所未有的創新觀點:既然資訊與溝通是貫穿內部控制的要素,資訊與溝通的良窳對企業內控制度影響深遠,而資訊與溝通在企業中的實踐則是以企業內的「文件」為主,所以,「文件管理」的成功與否便成為企業內部控制制度決定性的因素、核心中的核心!

你或許想看 

管你哪國的科技新貴,法律之前都是凡人

台灣歷來數不完的半瓶水偽知識份子,鎮日在牆頭草鄉民簇擁下,以為「法律跟不上科技」這種字樣可以印在潮T上,高調狠批自己的政府,動輒舉美國中國當進步的範例,仿佛台灣的年輕世代沒生出馬雲馬化騰趙長鵬黃崢張一…

美.中.港

因為工作的關係,從97回歸前我就常往返香港台北。在那裡,也有一些好朋友,常保持連繫。 香港會走向何處,一直都是我30年來研究美中並密集造訪之際,不時會跳出來的一個邊陲課題。近幾年來,這座驕傲的城市因為…

別跟著王家一起腦袋打結

我們,就像Now.in事件一樣,再一次看不懂台灣社會的無知民粹。 舉個例子。請問,有哪個民主國家不建馬路?有哪個人權社會沒有動力機械車輛在街道上跑? 路上有車,從統計學上講,必然會帶來大量的傷亡。以台…

Microsoft & Uber 的企管案例:認清現實.擺正態度

在ER講堂裡,我始終帶著各部門同仁持續讀新聞、讀法律、讀商業模式。Microsoft和Uber這兩家公司近年來的轉變,及其所帶給全球創業者之啟發,雖不致於絕後,但也已近空前。 早從2014起,我們就已…

支持散盡、川普輸定

對關注美國大選的朋友來說,想必都與我們有同感。那就是好戲結束,川普凶多吉少。Continue reading