DOCUMENT MANAGEMENT

We have introduced the history of internal controls in the previous chapters in this book, including its goals and factors and related laws and practices. 在前面的章節當中本書對「內部控制」的來龍去脈做了詳盡的介紹，包括內部控制的三大目標(營運效果與效率、財務報導的正確性及法令的遵循)、五大要素(控制環境、風險評估、控制活動、資訊與溝通及監督)、美中台的相關法令規範與我國內部控制實務上遭遇之困難，相信讀者們對於內部控制的大致上輪廓已經可以瞭然於胸了！然而，「嗯，我知道內部控制是怎麼一回事了！」與「我的公司已經有一套簡單、實用又有效的內部控制制度了！」還是兩碼子事。 內部控制制度既然是一種公司內部從上到下所有部門間的標準作業流程，其牽涉公司當中的所有部門包括行銷、業務、生產、設計研發、會計等各種不同專業的部門，要設計一套適合自己的公司、簡便、有效、符合成本並且能隨時應變環境變化的內部控制制度卻不是人人做的到的事情，實務上還是常常遇到許多困難如：內部控制制度本質上的缺陷、淪為應付主管機關的稻草人以及無法確實稽核分公司的業務。 先說一個發人省思的小故事：小明是一個從小就很健康，不太常生病的小孩子，某一天小明不知怎麼的開始不停的打噴嚏、流鼻水以及眼睛紅腫，小明的爸爸媽媽以為小明著涼感冒了，就帶小明去看醫生。 醫生說小明的症狀應該就僅僅是普通的小感冒，吃個藥、多喝水幾天之內應該就會好了，小明的父母也因此就放心許多了，帶著小明回家了。沒想到把三天的藥都吃完了，小明還是會不停的打噴嚏、流鼻水 ，症狀沒有什麼改善，小明的父母擔心是不是有什麼嚴重的疾病沒有被檢查出來，這一次帶小明去比較大一點的醫院，想要做全面一點的檢查。 大醫院的醫生雖然幫小明做了全面性的身體健康檢查，卻沒有發現什麼重大疾病或是不對勁的地方，認為這只是之前的流行性感冒病毒比較頑強，還沒有被治好而已，所以就開了一個禮拜份量的特效藥給小明。這一個禮拜小明按時吃藥、勤補充水分，而且充分的休息，但是一個禮拜過了之後，還是沒有明顯的改善，小明的父母對於小明的病情感到非常頭痛，不知道如何是好。 在某一次的家庭聚會當中，小明的父母與其他親戚談論到小明的病情，小明的伯父認為小明可能不是感冒而是過敏，因為他的小孩也曾經有與小明類似的打噴嚏、流鼻水的症狀，一旦遠離過敏原就會不藥而癒。小明的富母這時候才恍然大悟，因為在小明生病的不久之前，他們買了一隻寵物貓當作生日禮物給小明飼養，很可能就是造成小明過敏症狀的元兇。 果然，在小明的父母把寵物貓送給朋友收養之後，小明再也不會打噴嚏、流鼻水了，又恢復成健健康康的小男孩了。 小故事，大道理：當我們在生活當中遇到問題的時候，往往只看到問題的表象，沒有抓到本質與核心，所以在尋求解決問題的方法的時候也會朝向錯誤的方向前進，最後的結果就是投注許多金錢、時間與心力確無法解決問題，只想到治標，沒想到治本。小明的父母與醫生都以為打噴嚏、流鼻水就一定是感冒，所以就以此為前提來治療小明的症狀，結果是治標而徒勞無功；一旦小明的伯父一針見血的指出是過敏之後，輕輕鬆鬆的就解決了小明的過敏問題，這才是治本之道，正本清源之法。 同樣的道理，在建立、維持公司當中的內部控制制度時，我們也必須先找出問題的核心、本質，直接針對核心問題提出有效方法，方能以花費最少成本的方法來達到最大的實際效益。 而這個內部控制制度的關鍵核心就是電子化的文件管理。