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eCounsel group

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Procomp (Part 2)

2011 - 12 - 14

If you are skeptical about the status of document management in corporations, we can take a closer look at another part of the criminal act in Procomp case.

讀者若還是對於企業內文件的地位半信半疑,我們可以再來看看博達案的另一部分犯罪事實。在博達所假造的五大代理商應收帳款過高[1],已經逾期且無法用循環假交易收回的情況下,葉素菲與Commonwealth Bank of Australia(澳洲聯邦銀行)高層互相串通,設計衍伸性金融商品來掩飾過多的逾期應收帳款。首先,博達先將五家假銷貨代理商的債權賣給CTB AUSTRALIA LTD(簡稱CTB)公司(Commonwealth Bank of Australia的子公司),而CTB所支付的帳款則必須存入博達公司在Commonwealth Bank of Australia的帳戶,之後呢,CTB公司再把這個買來的債權轉賣給一家葉素菲設立的空殼公司AIM GLOBAL FINANCE LTD(簡稱AIM),然後博達公司再用Commonwealth Bank of Australia的帳戶裡面的存款來認購AIM公司發行的應收帳款債券。除此之外,在AIM公司將買進應收帳款債權的款項付給CTB公司之前,博達公司都不得動用Commonwealth Bank of Australia帳戶中的存款[1],而且若是AIM公司或是博達公司發生信用問題時,澳洲聯邦銀行可以以交付AIM公司債券之方式來償還其對博達之存款債務。

總而言之,雖然用這個方法使博達的帳戶上多了一筆金額,卻是一筆受限制的存款,其意義目的在於把實際上不存在的應收帳款債權轉變成為不存在的銀行存款債權,就像說謊的人為了避免真相被發現,而只好「以謊圓謊」,說更多的謊話來掩飾之前的謊話。

這部分又會出現哪些文件?除了上述交易的契約書外,依據[2]公開發行公司取得或處分資產處理準則規定,公開發行公司必須訂定取得或處分資產處理程序,該程序內應該包括如價格決定方式及參考依據等評估程序,而針對公開發行公司的衍生性商品交易也規定必須在處理程序中納入定期評估之方式,所以在博達公司將其虛偽的應收帳款債權賣給銀行、或是後來認購AIM公司的債券都必須經過一定的評估程序,由相關專業人士來出具評估意見,這也是交易過程中會出現的文件。

博達所做的應收帳款契約以及購買衍生性商品契約的不合理之處從契約書就可以觀察出來,數量龐大的逾期應收帳款怎麼會有人以幾乎是原價的價格購買?銀行裡的存款為什麼無法動用?相關專業人士在評估博達處分其資產時應該要發現問題而出具相對應的評估意見書,稽核人員看到契約書也應該可以發現不合理的地方而依此作成稽核報告以便呈報董事會,契約、評估意見、稽核報告都是這裡面有助發現真實的極其重要文件,對於這些文件當然應該要妥善的管理與保存!

我們也必須強調,有鑑於文件的重要性,本書認為企業必須妥善管理其文件,但是並非意味著文件管理是萬能的,搞好文件管理仍有可能發生如博達案般的弊案。文件管理忠實保存文件的功能可以分為事前、事中與事後三個部份,事前嚇阻潛在犯罪者、事中有助於內部稽核單位或外部專業人士發現問題癥結、事後便利檢調單位釐清事實、追究責任。

文件管理之於企業正如同司法系統之於國家,並非有了犯罪訴追之機制就可以將犯罪完全消弭,其功能在於提高犯罪的成本以及其事後被追究責任之風險,文件管理也正就是秉持如此之精神!

參考資料:
1. 約美金5000萬,以九折4500美金萬的價格轉賣給澳洲聯邦銀行。
2. 轉賣應收帳款債權而取得之價金。

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Internal Control Systems : Born With Flaws (Part 2)

Internal Control Systems are usually designed by accountants or underwriters according to company practices in similar fields and internal controls regulations. 內控機制的先天缺陷-制訂內控制度未能全面涵蓋重要營運事項 內部控制制度通常是由會計師或承銷商為公司所設計,但他們不是憑空產生,而是參照其他相類似產業的公司與相關法令的內部控制制度來設計的,然而其所引用、參考的母版對原來的公司而言都可能已經有不完備的現象了,更別提以削足適履、東打補釘、西改褲長的方式來為新的委託人規劃內控了,產生疏漏是命中注定的事情。    除了上述會計師、承銷商設計內控的問題之外,公司內負責執行內部控制作業的部門通常是內部稽核單位,但是內部稽核人員是否充分了解其他部門的作業習慣以及可能產生弊端之處呢?實務操作上十分困難。因為真正了解全盤情況的高階主管必須負責處理公司內比「撰寫內部控制制度」更迫切的問題如拓展業績、尋找有利之融資管道、規劃新的產品線及通路佈局、美化財報數字等,根本不可能將此種稀有人力資源花費在陪同會計師處理內部控制制度之問題上。 肇因於上述的兩個理由,企業的內部控制制度常常不符其需求。照道理來說,內部控制制度應該包含公司所有營運活動,而公司為他人背書保證、負債承諾、將公司資金貸予他人等處分公司資產之重要事項卻常未訂定相關程序,或是未訂有相關人員違反時的罰則。 如果對於公司本身背書保證、負債承諾、將公司資金貸予他人之行為不予控管,那麼就等於敞開不肖人士掏空公司的大門。管理階層可以輕易的動用公司資金來從事有利於其自身的活動,比如說未經董事會審核而將錢貸與或投資另一家管理階層人士掌控的公司、管理階層自己向銀行貸款而以公司資產作保,之後卻不償還債款致公司資產被變賣,這些行為都是實務上常見的現象,沒有一個有效全面的內控制度,公司資產安全堪慮! 印鑑管理也是某些公司會出現的問題,有些公司雖然訂有印鑑領用之程序,卻忽略印鑑有無歸還以及定期盤點印鑑,使印鑑易被盜用。無獨有偶,國票案及理律案都恰好在印鑑管理上有極大缺失,理律案因為「信任」兩個字而授權劉偉杰全權處理客戶股票事宜因而將相關印鑑統一由其保管;國票則是將印鑑隨意放置在員工辦公桌上,對於每個員工所持有的印鑑缺乏有效的管理機制,隨後才會引發一連串風波。

Lee & Li Attorney-At-Law Embezzlement Case (Part 2)

To further look into Lee & Li’s case, it is obvious that the root of the problem is the documents regarding all the transactions. 如果更詳細深入探討理律案,我們可以發現在上篇所述問題的癥結點其實就是理律案相關交易中的文件。 理律根據前述華僑及外國人投資證券管理辦法的相關規定代理美商新帝公司來做國內股票的買賣事宜,依約定理律需在中信證券以及彰化銀行開設證券及現金帳戶來處理新帝公司之股票,理律將此事全權交由劉偉杰處理,並且將存摺及印鑑都交由其保管,劉偉杰另外私自在亞洲證券及國泰世華銀行開設另一組帳戶作為私自操作之用。 而開設相關帳戶會有存摺,如證券帳戶以及現金帳戶的存摺,每一次的交易紀錄會記錄在存摺之上,比如說劉偉杰提領、轉存現股至私人帳戶的行為、賣出股票的行為、將款項匯至國外帳戶的行為,這些交易行為都需要有美商新帝公司的授權書證券商及銀行才會核准辦理,因為劉偉杰擁有美商的印鑑所以可以偽造全權授權書來騙過銀行做出這些相關操作。前面另外開設私戶也是使用偽造的授權書。 存摺跟授權書是本案當中的問題所在。理律遲至事後交接才發現弊案,原因是理律本身對於這兩樣文件沒有適當的掌握與控管,連帶的對於這兩者文件上面所承載的重要交易資訊也都無法即時知悉,遑論做出應有的應變,可以說是資訊不充分、不完整而造成的疏失。 在這個案件當中,上級完全信任劉偉杰所以將相關交易所需的印鑑、存摺皆交由其保管,所以劉偉杰能在不被任何人監視的情況下完成提領股票至其私人戶投並與轉賣、匯款至國外的諸多行為而不被發現。在事後工作交接給其他同仁的時候也故意不附上某些重要的交易資料意圖隱瞞。 理想的內部控制方式應該是將劉偉杰所負責的工作交由另一個高階主管與劉偉杰共同處理,而且在任何需要的交易文件上面都必須由該主管與劉偉杰共同用印,而用印之同時該主管必須將該文件予以保存、建檔,確保相關交易資訊可以隨時被掌握與監督,當然這些文件紀錄不能被竄改或刪除,如此一來縱使有人心懷不軌也可以經由明確的紀錄及時發現及制止,預防弊案之發生與擴大。 理律案,小筆記 在理律劉偉杰到賣股票案當中,金額高達三十億的案件竟然只由劉偉杰一個人全權負責,沒有人負責稽核,而他利用上司對他的信任大大方方的把客戶所有的股票據為己有賣的一乾二淨,從容不迫的拿假護照出境離開台灣,等到理律發現的時候早就在某處高興的數鈔票了! 1. 企業當中的重要業務如果只交由一個員工來負責處理,會產生很大的風險,應該盡量交由多人共同辦理。 2. 內部控制本身有許多環節,文件的管理是其不可或缺的核心部分。