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Internal Control: Why It is Never Done Right?

2011 - 11 - 28

Bad internal control has more than one or two reasons. Loopholes must be resulted from so many different factors, the biggest of which is the negligence of internal control system.

公司的內部控制做不好,不可能是只有一兩種原因,一定是許許多多不同因素所共同造成公司的內控出現疏漏,而公司忽略內控通常為最大影響因素。公司為什麼會忽略內部控制制度?經過研究分析,大概有三大原因:

第一個原因是每間公司、每個經理人都會遇到的問題,那就是一個字,「忙」。

不管是大企業還是小公司,目的不外乎是將公司的利益極大化,也就是要忙著賺錢,所以企業內部的重心可能放在業務開拓、產品促銷或是技術研發等會使公司更具競爭力的方面,當然除了這幾個面向之外,公司內部大大小小的事情可多了,每這兩年經濟又不景氣,公司員工通常都得身兼數職(正所謂三個人做五個人的工作,拿兩個人的錢),繁忙的程度自然不在話下。

公司若是錢賺得少那也就算了,若是今天公司不賺錢要關門倒閉了,員工跟老闆飯碗都不知道要去哪裡找,縱然知道內部控制制度很重要,但是填飽肚子更重要吧?

舉例來說,我們都知道書桌上的東西要收拾乾淨、整理好,要找的東西才找的到,但是真正能好好做到的人並不多,為什麼?因為沒有時間阿,大家都有更重要的事情要做,要讀書、要工作、要帶小孩,桌子上亂個幾天應該沒什麼關係吧!

沒錯,書桌亂個幾天也無傷大雅,但是等到重要的東西因此找不到的時候,後悔也來不及了;公司是要賺錢,但是內控做不好而因小失大更是得不償失。到底要怎麼辦呢?本書將會交給你最省時、有效的內控方法,讓你整理好你的書桌!

第二個原因是信任,這個原因又可以細分為兩種,第一種是對個人能力的信任,第二種是對人性的信任。對人能力的信任是說,老闆相信他的員工的專業技術、辦事能力以及細心程度,認為員工不會在工作上有出錯、疏失,這樣的信任不是什麼壞事,但是俗話說「智者千律,必有一失」,員工縱然身經百戰、訓練有素,難保他哪天不會真的有差池,畢竟「人非聖賢,孰能無過」。第二種信任是對人性、對忠誠度的信任,相信員工忠於公司、忠於自己,不會心懷不軌,也相信法律的嚇阻力,認為員工沒有這麼大的膽量來從事不法的行為,公司裡面待的越久的員工對其忠誠度的信任通常越高、越沒有警戒心,但是一旦有了上司的信任,使員工投機行為被抓到的風險降低,外加眼前的龐大利益,任誰都有可能鬼迷心竅!理律的劉偉杰就是利用上級對他的信任,一個人獨立負責重大案件,使其成功盜領客戶股票,逃之夭夭。

第三個原因也可能是最重要的一個原因,那就是現行的內部控制制度太複雜了,必須要找會計師事務所把公司的制度整個重新設計過一次才能達到要求,公司內部的營運模式還要隨之調整才行,而內控的成效也不是短期之內就看得出來的。而且要做好現行實務所要求的內部控制通常也需要一筆可觀的開銷,不是每一間公司都負擔的起(所以目前法規才會只針對大公司做出規範),但是中小企業也需要做內控。

就好比說一個人肚子餓了要吃飯,他可以選擇花一百塊吃麥當勞,他也可以去高級餐廳吃法國料理,這個法國料理並不是人人吃得起,有錢人要吃飯,其他人也要吃飯,而麥當勞可是常常節省了大家的時間以及降低吃飯的成本,不得不說,速食店以及便利超商的成功就是因為顧及了人性。做內部控制也是一樣,上市公司要做內部控制沒有錯,其他公司也要做,會計師事務所做的是法國料理,而我們希望做麥當勞!經濟又實惠!

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Internal Control Systems : Born With Flaws ( Part 1 )

Many corporations don’t respond to external changes and fail to review their internal control system accordingly in a timely fashion. 內控機制的先天缺陷 – 無法即時因應營運上之調整) 許多公司未及時因應環境的改變檢討內部控制制度。內部控制制度並非一旦經過初次的設計、建立後便可高枕無憂,不論是內在外在環境的改變都會使現有的內部控制制度出現瑕疵,所以隨時檢討並且調整公司現有的內部控制也是不可輕忽的一環。 許多上市櫃公司的內部控制制度是為了配合公開發行或是上市櫃申請而設計,在達到公司的目的之後可能就因為人力成本問題或是管理階層對內控的重視程度使內部控制制度無法及時更新,縱使書面控制制度部分有依照法規加以修改,可能在實際流程上仍未配合改善,致使書面內部控制制度流程與實際運作流程不符。 內部控制制度如果沒有跟著環境條件的改變而作出應變,將會帶來很多的衍生的問題,以下會舉例讓各位容易理解。在舉例之前先解釋一下銷售模式及授信條件: 銷售模式可以大概分成兩種,B2B(business to business)與B2C(business to customer),前者是指公司行號間的生意往來,後者則是指公司行號與一般消費者的交易模式。B2B與B2C的最大差別在於兩者著重的發展策略並不相同,前者著重企業間網路的建立與供應鏈體系之穩固;後者則必須倚靠規模經濟,吸引購買、降低售價來增加利潤,發展策略大不相同。 授信條件是一種風險控制的手段,是根據交易往來對象的信用情況來決定交易相關細節必須如何訂定。商業交易當中付款期間(payment term)與授信總額是最常見的兩種授信條件。企業間往來的情況,通常買家會要求賣家有先出貨的義務,出完貨後過了一段時間才結清貨款,在出貨後到買方真正付清或款之間的時間就是所謂的付款期間。 授信總額則是賣方的生產線在特定的時間內可以接受買方多少額度的訂單,雖然說賣方通常希望可以將產能發揮到極致,訂單當然是越多越好,但是有時候還是必須考量交易往來對象的財力與信用,試想,如果一家資本額兩百萬、信用狀況不良的公司在短時間內提出高達一億元貨款的訂單而且還要求出貨兩個月再付款,這個生意可能就不會有人要做。 例子1,台灣的A車廠專門生產私家轎車,交易往來對象都是租車公司,專門銷售其所製造的汽車給這些租車公司。無奈景氣寒冬的降臨,大部分的合作對象不是關門大吉就是轉往海外發展,經過考慮A車廠決定要由B2B轉型成B2C的銷售模式,銷售模式一旦改變授信條件也必須會跟著改變,以前出貨給租車公司是有兩個月的付款期間,賣車給一般消費者則是付現或是由銀行貸款給消費者,相關的內部控制作業就必須跟著改變,但是負責內部控制作業的內部稽核人員並不一定即時了解此變革,其沿用B2B的銷售模式將會導致貨款無法立刻收到。 例子2,B車商本來從事的就是B2C的銷售模式,但是由於經濟不景氣使得本來靠付現或是向銀行貸款買車客人人數大幅下降,連帶影響B車商的生計。車商為了生存只好祭出優惠方案,一台80萬的車只要付頭期款3萬元,剩餘77萬的金額以零利率分期付款每個月一萬元的方式來清償,附上77萬元的本票以及信用卡扣款授權書就可以將新車開回家。如此一來,B車商的銷售模式與授信條件都與本來不同,內部稽核人員就必須要去追蹤該買車顧客的信用情況是否良好,有無破產情況或是退票紀錄,若有則不能使用此優惠專案,這就是授信條件的控制。但是要做出這樣的追蹤作業的前提也是:內部稽核人員即時得知此優惠專案之推出而作出應變,否則一樣會有原有內控制度與現行銷售模式脫軌的情形發生。

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