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Internal Control: Why It is Never Done Right?

2011 - 11 - 28

Bad internal control has more than one or two reasons. Loopholes must be resulted from so many different factors, the biggest of which is the negligence of internal control system.

公司的內部控制做不好,不可能是只有一兩種原因,一定是許許多多不同因素所共同造成公司的內控出現疏漏,而公司忽略內控通常為最大影響因素。公司為什麼會忽略內部控制制度?經過研究分析,大概有三大原因:

第一個原因是每間公司、每個經理人都會遇到的問題,那就是一個字,「忙」。

不管是大企業還是小公司,目的不外乎是將公司的利益極大化,也就是要忙著賺錢,所以企業內部的重心可能放在業務開拓、產品促銷或是技術研發等會使公司更具競爭力的方面,當然除了這幾個面向之外,公司內部大大小小的事情可多了,每這兩年經濟又不景氣,公司員工通常都得身兼數職(正所謂三個人做五個人的工作,拿兩個人的錢),繁忙的程度自然不在話下。

公司若是錢賺得少那也就算了,若是今天公司不賺錢要關門倒閉了,員工跟老闆飯碗都不知道要去哪裡找,縱然知道內部控制制度很重要,但是填飽肚子更重要吧?

舉例來說,我們都知道書桌上的東西要收拾乾淨、整理好,要找的東西才找的到,但是真正能好好做到的人並不多,為什麼?因為沒有時間阿,大家都有更重要的事情要做,要讀書、要工作、要帶小孩,桌子上亂個幾天應該沒什麼關係吧!

沒錯,書桌亂個幾天也無傷大雅,但是等到重要的東西因此找不到的時候,後悔也來不及了;公司是要賺錢,但是內控做不好而因小失大更是得不償失。到底要怎麼辦呢?本書將會交給你最省時、有效的內控方法,讓你整理好你的書桌!

第二個原因是信任,這個原因又可以細分為兩種,第一種是對個人能力的信任,第二種是對人性的信任。對人能力的信任是說,老闆相信他的員工的專業技術、辦事能力以及細心程度,認為員工不會在工作上有出錯、疏失,這樣的信任不是什麼壞事,但是俗話說「智者千律,必有一失」,員工縱然身經百戰、訓練有素,難保他哪天不會真的有差池,畢竟「人非聖賢,孰能無過」。第二種信任是對人性、對忠誠度的信任,相信員工忠於公司、忠於自己,不會心懷不軌,也相信法律的嚇阻力,認為員工沒有這麼大的膽量來從事不法的行為,公司裡面待的越久的員工對其忠誠度的信任通常越高、越沒有警戒心,但是一旦有了上司的信任,使員工投機行為被抓到的風險降低,外加眼前的龐大利益,任誰都有可能鬼迷心竅!理律的劉偉杰就是利用上級對他的信任,一個人獨立負責重大案件,使其成功盜領客戶股票,逃之夭夭。

第三個原因也可能是最重要的一個原因,那就是現行的內部控制制度太複雜了,必須要找會計師事務所把公司的制度整個重新設計過一次才能達到要求,公司內部的營運模式還要隨之調整才行,而內控的成效也不是短期之內就看得出來的。而且要做好現行實務所要求的內部控制通常也需要一筆可觀的開銷,不是每一間公司都負擔的起(所以目前法規才會只針對大公司做出規範),但是中小企業也需要做內控。

就好比說一個人肚子餓了要吃飯,他可以選擇花一百塊吃麥當勞,他也可以去高級餐廳吃法國料理,這個法國料理並不是人人吃得起,有錢人要吃飯,其他人也要吃飯,而麥當勞可是常常節省了大家的時間以及降低吃飯的成本,不得不說,速食店以及便利超商的成功就是因為顧及了人性。做內部控制也是一樣,上市公司要做內部控制沒有錯,其他公司也要做,會計師事務所做的是法國料理,而我們希望做麥當勞!經濟又實惠!

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