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Internal Control: Why It is Never Done Right?

2011 - 11 - 28

Bad internal control has more than one or two reasons. Loopholes must be resulted from so many different factors, the biggest of which is the negligence of internal control system.

公司的內部控制做不好,不可能是只有一兩種原因,一定是許許多多不同因素所共同造成公司的內控出現疏漏,而公司忽略內控通常為最大影響因素。公司為什麼會忽略內部控制制度?經過研究分析,大概有三大原因:

第一個原因是每間公司、每個經理人都會遇到的問題,那就是一個字,「忙」。

不管是大企業還是小公司,目的不外乎是將公司的利益極大化,也就是要忙著賺錢,所以企業內部的重心可能放在業務開拓、產品促銷或是技術研發等會使公司更具競爭力的方面,當然除了這幾個面向之外,公司內部大大小小的事情可多了,每這兩年經濟又不景氣,公司員工通常都得身兼數職(正所謂三個人做五個人的工作,拿兩個人的錢),繁忙的程度自然不在話下。

公司若是錢賺得少那也就算了,若是今天公司不賺錢要關門倒閉了,員工跟老闆飯碗都不知道要去哪裡找,縱然知道內部控制制度很重要,但是填飽肚子更重要吧?

舉例來說,我們都知道書桌上的東西要收拾乾淨、整理好,要找的東西才找的到,但是真正能好好做到的人並不多,為什麼?因為沒有時間阿,大家都有更重要的事情要做,要讀書、要工作、要帶小孩,桌子上亂個幾天應該沒什麼關係吧!

沒錯,書桌亂個幾天也無傷大雅,但是等到重要的東西因此找不到的時候,後悔也來不及了;公司是要賺錢,但是內控做不好而因小失大更是得不償失。到底要怎麼辦呢?本書將會交給你最省時、有效的內控方法,讓你整理好你的書桌!

第二個原因是信任,這個原因又可以細分為兩種,第一種是對個人能力的信任,第二種是對人性的信任。對人能力的信任是說,老闆相信他的員工的專業技術、辦事能力以及細心程度,認為員工不會在工作上有出錯、疏失,這樣的信任不是什麼壞事,但是俗話說「智者千律,必有一失」,員工縱然身經百戰、訓練有素,難保他哪天不會真的有差池,畢竟「人非聖賢,孰能無過」。第二種信任是對人性、對忠誠度的信任,相信員工忠於公司、忠於自己,不會心懷不軌,也相信法律的嚇阻力,認為員工沒有這麼大的膽量來從事不法的行為,公司裡面待的越久的員工對其忠誠度的信任通常越高、越沒有警戒心,但是一旦有了上司的信任,使員工投機行為被抓到的風險降低,外加眼前的龐大利益,任誰都有可能鬼迷心竅!理律的劉偉杰就是利用上級對他的信任,一個人獨立負責重大案件,使其成功盜領客戶股票,逃之夭夭。

第三個原因也可能是最重要的一個原因,那就是現行的內部控制制度太複雜了,必須要找會計師事務所把公司的制度整個重新設計過一次才能達到要求,公司內部的營運模式還要隨之調整才行,而內控的成效也不是短期之內就看得出來的。而且要做好現行實務所要求的內部控制通常也需要一筆可觀的開銷,不是每一間公司都負擔的起(所以目前法規才會只針對大公司做出規範),但是中小企業也需要做內控。

就好比說一個人肚子餓了要吃飯,他可以選擇花一百塊吃麥當勞,他也可以去高級餐廳吃法國料理,這個法國料理並不是人人吃得起,有錢人要吃飯,其他人也要吃飯,而麥當勞可是常常節省了大家的時間以及降低吃飯的成本,不得不說,速食店以及便利超商的成功就是因為顧及了人性。做內部控制也是一樣,上市公司要做內部控制沒有錯,其他公司也要做,會計師事務所做的是法國料理,而我們希望做麥當勞!經濟又實惠!

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No matter its the Enron or Procomp in Taiwan, seems like accountants play an important role. 不論是在國外的恩龍案或是國內的博達案,我們發現會計師都扮演關鍵地位的角色。會計師依據法令必須負責查核簽證這些大型企業的財務報表,如果會計師沒有做好把關者的工作,那麼就會釀成恩龍、博達這種大型弊案。 是否只有會計師才能做內控?這個問題可以分成會計師來做內控好不好以及有沒有必要,中、美、台法規基本上都會給予會計師一個法定簽核地位,所以因為這些規定大公司都必需要找會計師事務所來做相關文件的簽證,但是找會計師來做內控實際上是不好的。 不好的原因在於,會計師雖然是專業人士,但是會計師不可能也無須非常了解經營企業的各種面向,而公司的內部控制制度與公司的關係太深了,如果不懂公司內的各種面向,如生產銷售流程、員工脾氣、員工工作成效等,要做好公司的內控是有困難的,公司經營者當然必須懂這些事情,但是大部分的會計師通常在這方面的經驗會比較少。 內部控制牽涉公司內部的各種交易循環類型,包括下列多種循環之控制作業:銷售及收款循環、採購及付款循環、生產循環、薪工循環、融資循環、固定資產循環、投資循環、EDP(electronic data processing)電子資料循環以及研發循環。這九大循環囊括了公司當中從上到下的林林總總、五花八門的事務,鎮日在數字堆中鑽研的會計師們真得有辦法全盤了解嗎?如果答案是否定的,那會計師們又要如何做內控呢? 依據我國證券交易法十四條之一第二項授權主管機關訂定的「公開發行公司建立內部控制制度處理準則」1的規定,公開發行公司建立內部控制制度必須依照本處理準則辦理,其中關於內部控制制度的評估可以分為公司自行檢查或委託會計師專案審查,而會計師必須蒐集相關證據、資料來評估內部控制制度設計以及執行的有效性。 這個處理準則的目的無非是希望可以藉由外部會計師的專業能力來審核公司的內部控制制度有效與否,立意良善,但是實務上的情況往往跟法規所要求的不一致。處理準則第三十條規定,專案審查工作必須由受有專業訓練並具備適當能力者擔任之,但是事實上,處理各大公司內部控制評估的大型會計師事務所,往往是派大學剛畢業的查帳員來擔任此工作,拿著上頭發下來的標準內部控制評估表前往各公司查帳,照著表單勾一勾、填一填就完成了,再拿回事務所層層上繳,最後再由合夥人簽個章就將意見書交給主管機關了,公司實際上所做的就算跟帳面上不符也不會有人真正去關心。基本上會計師事務所都不願意與客戶過不去,大多是對客戶公司睜一隻眼,閉一隻眼,免的客戶跑去找別家會計師事務所簽證,更加擴大了內部控制的缺失。 所以,找會計師來做內部控制其合適性有待商榷。 從另一方面來看,會計師以其專業幫忙公司製作、簽證各種財務文件是有必要的,但是我們也必須要考慮、注意到財務文件之簽證跟公司內部控制間的關聯性。依據我國「會計師查核簽證財務報表規則」的規定,會計師於查核簽證財務報表時必須評估公司內部的各種內部控制制度,比如說現金的內控、票據的內控、營業收入的內控、長期股權投資的內控等,如果會計師不了解這些內部控制制度的話,經過其簽證的財務文件就很可能會出錯,所以要是公司沒有妥善的內部控制制度,會計師根本也無從確實的簽證相關財務文件。 總而言之,會計師做內控,不適合,也沒有必要,會計師只有在簽證財報的時候需要調查評估相關內控制度作業的有效性,充其量只是立於一種輔助公司的地位而已。 1 參證券暨期貨法令判解查詢系統網站(瀏覽日期:2008年12月31號)。

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