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Internal Control: Why It is Never Done Right?

2011 - 11 - 28

Bad internal control has more than one or two reasons. Loopholes must be resulted from so many different factors, the biggest of which is the negligence of internal control system.

公司的內部控制做不好,不可能是只有一兩種原因,一定是許許多多不同因素所共同造成公司的內控出現疏漏,而公司忽略內控通常為最大影響因素。公司為什麼會忽略內部控制制度?經過研究分析,大概有三大原因:

第一個原因是每間公司、每個經理人都會遇到的問題,那就是一個字,「忙」。

不管是大企業還是小公司,目的不外乎是將公司的利益極大化,也就是要忙著賺錢,所以企業內部的重心可能放在業務開拓、產品促銷或是技術研發等會使公司更具競爭力的方面,當然除了這幾個面向之外,公司內部大大小小的事情可多了,每這兩年經濟又不景氣,公司員工通常都得身兼數職(正所謂三個人做五個人的工作,拿兩個人的錢),繁忙的程度自然不在話下。

公司若是錢賺得少那也就算了,若是今天公司不賺錢要關門倒閉了,員工跟老闆飯碗都不知道要去哪裡找,縱然知道內部控制制度很重要,但是填飽肚子更重要吧?

舉例來說,我們都知道書桌上的東西要收拾乾淨、整理好,要找的東西才找的到,但是真正能好好做到的人並不多,為什麼?因為沒有時間阿,大家都有更重要的事情要做,要讀書、要工作、要帶小孩,桌子上亂個幾天應該沒什麼關係吧!

沒錯,書桌亂個幾天也無傷大雅,但是等到重要的東西因此找不到的時候,後悔也來不及了;公司是要賺錢,但是內控做不好而因小失大更是得不償失。到底要怎麼辦呢?本書將會交給你最省時、有效的內控方法,讓你整理好你的書桌!

第二個原因是信任,這個原因又可以細分為兩種,第一種是對個人能力的信任,第二種是對人性的信任。對人能力的信任是說,老闆相信他的員工的專業技術、辦事能力以及細心程度,認為員工不會在工作上有出錯、疏失,這樣的信任不是什麼壞事,但是俗話說「智者千律,必有一失」,員工縱然身經百戰、訓練有素,難保他哪天不會真的有差池,畢竟「人非聖賢,孰能無過」。第二種信任是對人性、對忠誠度的信任,相信員工忠於公司、忠於自己,不會心懷不軌,也相信法律的嚇阻力,認為員工沒有這麼大的膽量來從事不法的行為,公司裡面待的越久的員工對其忠誠度的信任通常越高、越沒有警戒心,但是一旦有了上司的信任,使員工投機行為被抓到的風險降低,外加眼前的龐大利益,任誰都有可能鬼迷心竅!理律的劉偉杰就是利用上級對他的信任,一個人獨立負責重大案件,使其成功盜領客戶股票,逃之夭夭。

第三個原因也可能是最重要的一個原因,那就是現行的內部控制制度太複雜了,必須要找會計師事務所把公司的制度整個重新設計過一次才能達到要求,公司內部的營運模式還要隨之調整才行,而內控的成效也不是短期之內就看得出來的。而且要做好現行實務所要求的內部控制通常也需要一筆可觀的開銷,不是每一間公司都負擔的起(所以目前法規才會只針對大公司做出規範),但是中小企業也需要做內控。

就好比說一個人肚子餓了要吃飯,他可以選擇花一百塊吃麥當勞,他也可以去高級餐廳吃法國料理,這個法國料理並不是人人吃得起,有錢人要吃飯,其他人也要吃飯,而麥當勞可是常常節省了大家的時間以及降低吃飯的成本,不得不說,速食店以及便利超商的成功就是因為顧及了人性。做內部控制也是一樣,上市公司要做內部控制沒有錯,其他公司也要做,會計師事務所做的是法國料理,而我們希望做麥當勞!經濟又實惠!

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Taiwan's National Health Insurance Is Not That Bad

There are indeed problems with our health insurance, problems that affects healthcare quality and equality among all classes in our society. 無助的美國健康保險系統 「……美國健康保險制度五花八門,基本上都是民營的,政府辦理的只有窮人保險(Medicaid),政府辦理的保險很多醫生不參加,因為給付額度很低,而民間的健康保險制度非常複雜,同一家公司有HMO(管理式)、PPO(直接或自由式)等不同計畫……隨著經濟不景氣,越來越多人沒有健康保險,就會造成一個很大的醫療風暴,很多醫院關門,影響急難救助……。」 http://ppt.cc/2ZB5 健保的問題大,我瞭解。但是,大到影響我們社會裡各階級之就醫與保健權益、醫藥界等產業鏈的財富分配與人才養成,只靠著訴諸情緒而不探究問題本源的謾罵,只讓人覺得可惜。甚至有些人對於學名藥的講法,像極了為原廠藥在煽動民眾對政府施壓,對於體系性地解決問題毫無助益,可嘆。 這篇用生活化的口語說明美國的醫療保險制度,值得朋友們參考。 文章裡缺的,是處方藥有關的問題(總之,在美國拿到處方箋後,病人到藥局買藥時需自付的co-payment多半很高)。 凡讀過相關議題報導的都知道,美國的醫療(暨相關私人保險)制度與各種收費模式,即便對中產階級而言,都算得上是一大負擔,失業期間就更別提了,就醫的基本人權,僅不過是窮人的口號。此外,更有數千萬美國人,長年因為工作關係(例如:臨時性打工、或其雇主因財務考量而未提供等之情形。),根本連醫療保險都沒有,一旦生病,除非口袋有錢或四處告貸,否則只能勉強忍病不就醫。 反觀這些情況若發生在台灣呢? 制度要改善,沒有人會反對。請先衡平審視自己,才不會淪為痴人妄語。

Procomp (Part 2)

If you are skeptical about the status of document management in corporations, we can take a closer look at another part of the criminal act in Procomp case. 讀者若還是對於企業內文件的地位半信半疑,我們可以再來看看博達案的另一部分犯罪事實。在博達所假造的五大代理商應收帳款過高[1],已經逾期且無法用循環假交易收回的情況下,葉素菲與Commonwealth Bank of Australia(澳洲聯邦銀行)高層互相串通,設計衍伸性金融商品來掩飾過多的逾期應收帳款。首先,博達先將五家假銷貨代理商的債權賣給CTB AUSTRALIA LTD(簡稱CTB)公司(Commonwealth Bank of…

Compliance Regulations in Taiwan

The three objectives of internal controls system are the effectiveness and efficiency of operations, ensuring the accuracy of financial reporting, and compliance. 內部控制制度的三大目標分別是營運的效果與效率、確保財務報導的正確性與法令之遵循,不管是美國的COSO報告或是我國現行的「公開發行公司建立內部控制制度處理準則」1都有著墨,本書在第四章也稍微的介紹過。其中「法令之遵循」是企業最容易忽略的一塊,但是其對於企業之營運重要性不亞於另外兩大目標。有鑑於法令遵循之重要性,本書在此便簡單介紹我國之相關規範。 為什麼企業要遵守法令?企業不遵守法令會有什麼後果?原因無他,如果企業的營運活動有牴觸法令之情況,通常企業會受到許多的不利益,輕者可能罰鍰或賠錢了事,重者企業中的董事長、總經理、相關部門主管、承辦人等都可能被抓去坐牢,企業經營者不可不慎。 依現行「公開發行公司建立內部控制制度處理準則」第24條之規定2,公開發行公司每年都必須出具內部控制聲明書,金管會並要求應由董事長、總經理簽名蓋章以示負責,確保公司自行檢查其內部控制制度之設計與執行成效(包括促進營運效果效率之內控制度、確保財務報導正確性之內控制度與確保法令遵循之內控制度。),內部控制制度聲明書除了必須於指定網站3公告申報之外,也要附在公司的年報與公開說明書當中,來對外公開,如果內部控制聲明書的內容有虛偽、隱匿等不法情事,公司的管理階層便會涉及證券交易法第20條、第20-1條、第32條、第171條與第174條的民刑事法律責任4。 另依金管證稽字第09800097671號5所附之內控聲明書格式,公司在聲明其內部控制制度之設計與執行均有效時,關於法令遵循之部分公司可選擇要使用「主要法令列舉聲明」或是「全部法令均聲明」之聲明方式。「主要法令列舉聲明」是指出具此聲明之公司認為其內部控制制度可以確保該公司不會違反其已列舉出來的重要法令,對於其他的法令則不敢這麼肯定。「全部法令均聲明」則是指出具此聲明的公司認為其內部控制制度可以確保該公司不會違反所有台灣現行相關法令。 為什麼本書要特別提及此兩種聲明的方式呢?筆者從公開資訊觀測站上面查詢各上市、上櫃或是公開發行公司的內部控制聲明書,發現幾乎所有的公司都是採取「全部法令均聲明」之聲明方式,這代表的意思就是,這些公司認為他們的內部控制制度可以確保公司不致違反台灣全部的現行法令,換言之,這些企業如果違反了台灣多如牛毛的法令當中的任何一條,用最簡單的邏輯去推演,似乎就可以認定為該公司之內部控制制度在法令遵循上面的有效性在事實上是有瑕疵的,既然有瑕疵,公司的董事長及總經理卻在內部控制制度聲明書上聲明無瑕疵,金管會就可以依聲明不實之相關規定移送檢調單位。 從這個角度看來,法令遵循在內部控制之架構下,是需要所有公開發行公司格外加以重視的,若公司不慎違法,原本就應該要負擔相關之責任,已經是不幸之事,若還要另外承擔內控聲明書不實之法律責任對公司來說無疑是雪上加霜,情何以堪! 法令遵循屬於內部控制的三大目標之一,而我國關於內部控制的最基本規範是「公開發行公司建立內部控制制度處理準則」,可惜的是,雖然在該處理準則的字裡行間偶有出現「法令遵循」之字眼,對於公司到底要如何建立一套有效的法令遵循計畫,卻缺乏讓企業得以參照之規範6。 迄本書撰成為止,現行有效的法令條文當中,有提到「法令遵循」或「遵循法令」字眼者約有80則,其中內容有關於建立「法令遵循制度」者則僅有16則7,另外的64則對於法令遵循該如何建立並無實質之規定(包括公開發行公司建立內部控制制度處理準則)在這16則「相對來說」比較具體的法令僅僅是為了金控、銀行、信用合作社、票券、信託、保險、證券、期貨等金融相關產業所設計之規範,對於其他產業則隻字未提。 本書在評論的順序上,由於這16則金融業相關規範對於法令遵循計畫之建立有較具體之規範,本書在討論的順序上會先檢討這16則之規範。另外的64則在內容上關於法令遵循計畫之建立基本上乏善可陳,本書將僅針對最具代表性、同時也是關於內部控制的最上位之公開發行公司建立內部控制制度處理準則」提出其問題所在。 參考資料: 1. 參照處理準則第3條:「公開發行公司之內部控制制度係由經理人所設計,董事會通過,並由董事會、經理人及其他員工執行之管理過程,其目的在於促進公司之健全經營,以合理確保下列目標之達成:一、營運之效果及效率。二、財務報導之可靠性。三、相關法令之遵循。前項第一款所稱營運之效果及效率目標,包括獲利、績效及保障資產安全等目標。第一項第二款所稱財務報導之可靠性目標,包括確保對外之財務報表係依照一般公認會計原則編製,交易經適當核准等目標。」 2. 參照處理準則第24條:「首次辦理股票公開發行及公開發行公司,應每年自行檢查內部控制制度設計及執行的有效性,並依規定格式作成內部控制制度聲明書於每會計年度終了後四個月內於本會指定網站辦理公告申報。前項內部控制制度聲明書應先經董事會通過;修正時,亦同。第一項內部控制制度聲明書應依規定刊登於年報、股票公開發行說明書及公開說明書。」…