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Internal Controls Can't Close Loopholes?

2011 - 11 - 18

The origin of the problem is the the blank commercial papers. Buying and selling the commercial papers is the main business of the company, which can not operate without blank commercial papers.

妥善保管空白商業本票還有主管的印鑑,建立有效的核對方式

這其實是問題發生的最源頭,公司主要的業務就是票券的買賣,沒有空白的票生意就做不成了,那空白的商業本票就是公司跟他人交易當中最常會使用到的物品了,公司本來就應該好好保管,不然就容易使不肖之徒心存僥倖。國票公司針對空白本票的存放太過隨便,使楊瑞仁想拿多少就拿多少。另外對於公司裡面空白本票的存放數量也沒有紀錄,減少的數量跟當天成立契約的數量是否相符也沒有人在關心,雙重的內控失靈使楊瑞仁放心的進行犯罪計畫。

如果能夠將每天國票公司與客戶成立的各種券買賣契約建檔管理,那麼用成立票券買賣契約的數量與空白本票使用的數量來互相對照,就可以輕鬆了解剩下多少空白本票,而在有短少的情況下就可以及時發現了。

另一個源頭就是印鑑的保管,有的公司可能未了方便而將印鑑隨手放在辦公桌上,使需要的人可以自行取用,同時卻也增加了不該用的人來使用它的風險,可行的辦法是重要印鑑由專人保管,比如說公司內部的稽核單位,每一次經過用印的文件都予以建檔管理,方便稽核人員從事稽核之工作,比如可以將公司買賣商業本票之契約與該本票放再同一個資料夾當中方便核對,有票卻沒有契約那就一定有問題。

改善資訊系統作業方式、加強權限限制功能

除了前面從源頭部分來解決問題外,國票公司內的電腦資訊系統也有問題,一樣式為了方便業務員作業,使業務員可以隨時隨地進入電腦系統來製做、列印各種單據本案中的兩種重要文件都是楊瑞仁趁公司沒有人的時候予以製作並刪除的,我們可以發現,如果沒有這兩種文件(買賣商業本票之成交單、附買回契約之付款憑證)楊瑞仁絕對無法完成其犯行。

那要如何遏止假文件的出現呢?其實不難,只要稍微修改電腦系統之設定即可,比如說進入權限之設定,設定密碼使業務員在特定的時間內才能製作、列印相關交易文件,那麼楊瑞仁勢必就無法在上班前下班後的時間來從事假單據之製作,當然密碼不能像國票公司一樣是設了卻沒有貫徹執行。

內部控制要做的好,公司內部的資訊與溝通必須充分適當,充分就是指資訊溝通的內容必須充分,也就是該保存的文件就必須與以保存、不可隨意刪除,而適當則是表示資訊與溝通之對象使否適當,國票案當中另一個嚴重的問題就是這個假的文件被楊瑞仁製造出來了,但是卻沒有在公司裡面留下任何紀錄,這就是資訊的不充分,資訊的不充分使國票公司對於楊瑞仁的行為渾然不覺,所以國票的電腦系統應該加上「不可任意刪除」資料之權限設定。如此一來,「凡走過必留下痕跡」,使公司內部於核對時發現偽造之文件。

核對方式之變更,相關文件建立管理制度的重要性。

國票總公司只核對每天交易文件上的數字與帳戶內之金額是否相符,而不去核對詳細的細節(如本案中的匯款人名稱),今天有人匯款到公司之戶頭,公司當然要搞清楚是誰匯的款,如果認為是楊瑞仁與客戶交易而來之款項,那匯款人的名稱應該是客戶而非台灣銀行,所以公司於對帳的時候不能只看總數字而須將相關文件拿來一起核對,這也再度突顯相關文件保存的重要性,有保存並且管理,需要的時候才找的到。

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