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Internal Controls Cannot Prevent Executive Fraud ?

2011 - 11 - 16

Chairwoman of Procomp had constantly made fake transaction with BVI to boost its financial reports. The internal staff might had been reluctant to disclose the criminal activities, but the accounting firm which approved all financial reports should have been able to find out.

文件管控之重要性

博達案中的董事長葉素菲,在幾年內不斷利用境外所設之公司與博達公司來從事假交易,增加不實的業績來將財報灌水,而數年來都沒有被發現,公司內部的人可能因為本身的利害關係而不願意揭露此事實,但是外部負責簽核博達大小財報的會計師事務所應該要能發現才對。

博達公司當然有委請特定的大型會計師事務所來簽證、審核公司內的財報,但是由行政院金融監督管理委員會事後對負責審核博達公司所請的會計師做出的懲戒處分當中我們可以看到會計師在出具相關意見書的時候的確有疏忽。

根據行政機關的處分理由,博達公司的銷或代理商在某年度明顯集中於少數代理商,會計師沒有針對其合理性進行查核、數家代理商的地址電話相同時,沒有交叉比對以及了解原因、銀行帳戶的資金出入有異常情形卻未加以調查、對於存在國外銀行中的存款沒有積極查證、應收帳款處理情況未於財報中揭露、都構成違反「證券交易法」、「會計師查核簽證財務報表規則」以及「審計準則公報」的規定。也就是說,在一些不尋常的交易出現的時候,這些負責審核的會計師似乎應該更謹慎小心的來調查,為投資大眾把關。

博達案當中其實我們要告訴讀者的重點就是,文件管理的重要性。在博達公司要跟其他公司作交易的時候,一定會有許多的交易相關文件,比如說今天博達要賣東西給海外的銷貨代理商,那首先一定會簽訂紙本的契約;客戶也一定會下訂單給博達公司,有了訂單博達的製造部門才會從事生產;生產完之後將貨物裝船,會將船東開給博達的提單寄給海外的代理商方便代理商去取貨;代理商則必須將銀行開給他的擔保用信用狀寄給博達,博達之後才拿的到貨款。

所以在一個交易當中我們至少就會有契約、訂單、提單、信用狀等等的文件存在,除此之外,博達公司也不會隨隨便便的跟不知名的海外公司做生意,博達本身也必須先去調查這家公司成立的背景信用等等,此時也會有該公司合法設立的相關證明,最後還有博達銀行帳戶的存摺,各種交易明細與對帳單等,這些文件看似繁雜而無實際意義,全部結合起來卻可以建立起博達公司各種大小交易過程的完整面貌,會計師如果有用心調查這些相關文件,即早發現弊案並非難事。

博達案當中弊案發生的原因可能有數種,第一種可能是這些文件博達公司根本沒有做分類及保存之工作,會計師無從調查。第二種可能是這些文件博達公司都有完整保留並提供給會計師事務所調查,只是會計師們過於輕忽而沒有調查出來。第三種可能是會計師早就知情,但是不願意給客戶帶來太多麻煩而放水。

本書不願意去做太多假設,但是還是要告訴讀者們,公司內的大小文件對公司來說非常重要,如果有做好妥善的管理措施,會計師也認真負責的調查這些文件內容的話,博達公司是不可能從事這麼多年的假交易的。

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Internal Controls - Don't Shove It to Your Accountant

No matter its the Enron or Procomp in Taiwan, seems like accountants play an important role. 不論是在國外的恩龍案或是國內的博達案,我們發現會計師都扮演關鍵地位的角色。會計師依據法令必須負責查核簽證這些大型企業的財務報表,如果會計師沒有做好把關者的工作,那麼就會釀成恩龍、博達這種大型弊案。 是否只有會計師才能做內控?這個問題可以分成會計師來做內控好不好以及有沒有必要,中、美、台法規基本上都會給予會計師一個法定簽核地位,所以因為這些規定大公司都必需要找會計師事務所來做相關文件的簽證,但是找會計師來做內控實際上是不好的。 不好的原因在於,會計師雖然是專業人士,但是會計師不可能也無須非常了解經營企業的各種面向,而公司的內部控制制度與公司的關係太深了,如果不懂公司內的各種面向,如生產銷售流程、員工脾氣、員工工作成效等,要做好公司的內控是有困難的,公司經營者當然必須懂這些事情,但是大部分的會計師通常在這方面的經驗會比較少。 內部控制牽涉公司內部的各種交易循環類型,包括下列多種循環之控制作業:銷售及收款循環、採購及付款循環、生產循環、薪工循環、融資循環、固定資產循環、投資循環、EDP(electronic data processing)電子資料循環以及研發循環。這九大循環囊括了公司當中從上到下的林林總總、五花八門的事務,鎮日在數字堆中鑽研的會計師們真得有辦法全盤了解嗎?如果答案是否定的,那會計師們又要如何做內控呢? 依據我國證券交易法十四條之一第二項授權主管機關訂定的「公開發行公司建立內部控制制度處理準則」1的規定,公開發行公司建立內部控制制度必須依照本處理準則辦理,其中關於內部控制制度的評估可以分為公司自行檢查或委託會計師專案審查,而會計師必須蒐集相關證據、資料來評估內部控制制度設計以及執行的有效性。 這個處理準則的目的無非是希望可以藉由外部會計師的專業能力來審核公司的內部控制制度有效與否,立意良善,但是實務上的情況往往跟法規所要求的不一致。處理準則第三十條規定,專案審查工作必須由受有專業訓練並具備適當能力者擔任之,但是事實上,處理各大公司內部控制評估的大型會計師事務所,往往是派大學剛畢業的查帳員來擔任此工作,拿著上頭發下來的標準內部控制評估表前往各公司查帳,照著表單勾一勾、填一填就完成了,再拿回事務所層層上繳,最後再由合夥人簽個章就將意見書交給主管機關了,公司實際上所做的就算跟帳面上不符也不會有人真正去關心。基本上會計師事務所都不願意與客戶過不去,大多是對客戶公司睜一隻眼,閉一隻眼,免的客戶跑去找別家會計師事務所簽證,更加擴大了內部控制的缺失。 所以,找會計師來做內部控制其合適性有待商榷。 從另一方面來看,會計師以其專業幫忙公司製作、簽證各種財務文件是有必要的,但是我們也必須要考慮、注意到財務文件之簽證跟公司內部控制間的關聯性。依據我國「會計師查核簽證財務報表規則」的規定,會計師於查核簽證財務報表時必須評估公司內部的各種內部控制制度,比如說現金的內控、票據的內控、營業收入的內控、長期股權投資的內控等,如果會計師不了解這些內部控制制度的話,經過其簽證的財務文件就很可能會出錯,所以要是公司沒有妥善的內部控制制度,會計師根本也無從確實的簽證相關財務文件。 總而言之,會計師做內控,不適合,也沒有必要,會計師只有在簽證財報的時候需要調查評估相關內控制度作業的有效性,充其量只是立於一種輔助公司的地位而已。 1 參證券暨期貨法令判解查詢系統網站(瀏覽日期:2008年12月31號)。