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Internal Controls Cannot Prevent Executive Fraud ?

2011 - 11 - 16

Chairwoman of Procomp had constantly made fake transaction with BVI to boost its financial reports. The internal staff might had been reluctant to disclose the criminal activities, but the accounting firm which approved all financial reports should have been able to find out.

文件管控之重要性

博達案中的董事長葉素菲,在幾年內不斷利用境外所設之公司與博達公司來從事假交易,增加不實的業績來將財報灌水,而數年來都沒有被發現,公司內部的人可能因為本身的利害關係而不願意揭露此事實,但是外部負責簽核博達大小財報的會計師事務所應該要能發現才對。

博達公司當然有委請特定的大型會計師事務所來簽證、審核公司內的財報,但是由行政院金融監督管理委員會事後對負責審核博達公司所請的會計師做出的懲戒處分當中我們可以看到會計師在出具相關意見書的時候的確有疏忽。

根據行政機關的處分理由,博達公司的銷或代理商在某年度明顯集中於少數代理商,會計師沒有針對其合理性進行查核、數家代理商的地址電話相同時,沒有交叉比對以及了解原因、銀行帳戶的資金出入有異常情形卻未加以調查、對於存在國外銀行中的存款沒有積極查證、應收帳款處理情況未於財報中揭露、都構成違反「證券交易法」、「會計師查核簽證財務報表規則」以及「審計準則公報」的規定。也就是說,在一些不尋常的交易出現的時候,這些負責審核的會計師似乎應該更謹慎小心的來調查,為投資大眾把關。

博達案當中其實我們要告訴讀者的重點就是,文件管理的重要性。在博達公司要跟其他公司作交易的時候,一定會有許多的交易相關文件,比如說今天博達要賣東西給海外的銷貨代理商,那首先一定會簽訂紙本的契約;客戶也一定會下訂單給博達公司,有了訂單博達的製造部門才會從事生產;生產完之後將貨物裝船,會將船東開給博達的提單寄給海外的代理商方便代理商去取貨;代理商則必須將銀行開給他的擔保用信用狀寄給博達,博達之後才拿的到貨款。

所以在一個交易當中我們至少就會有契約、訂單、提單、信用狀等等的文件存在,除此之外,博達公司也不會隨隨便便的跟不知名的海外公司做生意,博達本身也必須先去調查這家公司成立的背景信用等等,此時也會有該公司合法設立的相關證明,最後還有博達銀行帳戶的存摺,各種交易明細與對帳單等,這些文件看似繁雜而無實際意義,全部結合起來卻可以建立起博達公司各種大小交易過程的完整面貌,會計師如果有用心調查這些相關文件,即早發現弊案並非難事。

博達案當中弊案發生的原因可能有數種,第一種可能是這些文件博達公司根本沒有做分類及保存之工作,會計師無從調查。第二種可能是這些文件博達公司都有完整保留並提供給會計師事務所調查,只是會計師們過於輕忽而沒有調查出來。第三種可能是會計師早就知情,但是不願意給客戶帶來太多麻煩而放水。

本書不願意去做太多假設,但是還是要告訴讀者們,公司內的大小文件對公司來說非常重要,如果有做好妥善的管理措施,會計師也認真負責的調查這些文件內容的話,博達公司是不可能從事這麼多年的假交易的。

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Internal Data not Accessible and Bad Executions

According to the “Code of Internal Controls System Establishment for Public Traded Companies”: Public traded companies should review the effectiveness of its internal controls system annually. 根據「公開發行公司建立內部控制制度處理準則」之規定1,公開發行公司應該每年自行檢查內部控制制度執行的有效性,內容必須涵蓋所有的內部控制制度,同時公司本身要訂出一套內部控制制度自行檢查作業之程序與方法,將檢查結果製作成內部控制聲明書之後呈報主管機關備查。 根據實證研究報告所蒐集之問卷指出2,在這個「內控自評」之過程當中,內部稽核單位會遇到的困難除了前述所提及的人力不足、資源有限之外,還會出現公司內部機密資料不易取得、資訊運用欠缺的問題。 讀者或許會納悶,公司內部的稽核部門,或是其他部門如業務、行銷部門既然都同屬一家公司,理應容易取得其他部門的資料才是,又為何會有此種所謂「內部機密資料不易取得」而無法稽核的情況呢? 事實上,不難想像在一家頗有規模的公開發行公司當中,各個部門各司其職,而且在資料的管理上也是分由各種不同部門負責,而通常內部稽核部門因其職責所在,容易被其他部門視為找麻煩的部門,如果內部稽核部門不受到管理階級如總經理、董事長的大力支持的話,其他部門當然不會願意提供稽核部門真正所需要的資料,畢竟,沒有人會願意自接瘡疤的。 如果沒有相關的業務資料及文件,也會造成內部稽核人員的工作內容無法受到監督,內部稽核單位的工作是監督、查核各單位的業務,而內部稽核人員本身也必須受到董事會的的監督3,但是如果內部稽核人員所繳交的稽核報告當中都沒有各業務單位的原始資料、證據,董事會根本無法監督其工作內容,內部稽核單位有沒有認真執行任務不得而知。 如此一來,得不到應有的資料根本無法確實稽核相關業務,也無法再被董事會監督4,內部稽核報告內未附工作底稿及相關資料是一個實務上常見的缺失,必須受到企業經營者的重視。 1. 請參「公開發行公司建立內部控制制度處理準則」第22 條。 2.…