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eCounsel group

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Internal Controls Cannot Prevent Executive Fraud ?

2011 - 11 - 16

Chairwoman of Procomp had constantly made fake transaction with BVI to boost its financial reports. The internal staff might had been reluctant to disclose the criminal activities, but the accounting firm which approved all financial reports should have been able to find out.

文件管控之重要性

博達案中的董事長葉素菲,在幾年內不斷利用境外所設之公司與博達公司來從事假交易,增加不實的業績來將財報灌水,而數年來都沒有被發現,公司內部的人可能因為本身的利害關係而不願意揭露此事實,但是外部負責簽核博達大小財報的會計師事務所應該要能發現才對。

博達公司當然有委請特定的大型會計師事務所來簽證、審核公司內的財報,但是由行政院金融監督管理委員會事後對負責審核博達公司所請的會計師做出的懲戒處分當中我們可以看到會計師在出具相關意見書的時候的確有疏忽。

根據行政機關的處分理由,博達公司的銷或代理商在某年度明顯集中於少數代理商,會計師沒有針對其合理性進行查核、數家代理商的地址電話相同時,沒有交叉比對以及了解原因、銀行帳戶的資金出入有異常情形卻未加以調查、對於存在國外銀行中的存款沒有積極查證、應收帳款處理情況未於財報中揭露、都構成違反「證券交易法」、「會計師查核簽證財務報表規則」以及「審計準則公報」的規定。也就是說,在一些不尋常的交易出現的時候,這些負責審核的會計師似乎應該更謹慎小心的來調查,為投資大眾把關。

博達案當中其實我們要告訴讀者的重點就是,文件管理的重要性。在博達公司要跟其他公司作交易的時候,一定會有許多的交易相關文件,比如說今天博達要賣東西給海外的銷貨代理商,那首先一定會簽訂紙本的契約;客戶也一定會下訂單給博達公司,有了訂單博達的製造部門才會從事生產;生產完之後將貨物裝船,會將船東開給博達的提單寄給海外的代理商方便代理商去取貨;代理商則必須將銀行開給他的擔保用信用狀寄給博達,博達之後才拿的到貨款。

所以在一個交易當中我們至少就會有契約、訂單、提單、信用狀等等的文件存在,除此之外,博達公司也不會隨隨便便的跟不知名的海外公司做生意,博達本身也必須先去調查這家公司成立的背景信用等等,此時也會有該公司合法設立的相關證明,最後還有博達銀行帳戶的存摺,各種交易明細與對帳單等,這些文件看似繁雜而無實際意義,全部結合起來卻可以建立起博達公司各種大小交易過程的完整面貌,會計師如果有用心調查這些相關文件,即早發現弊案並非難事。

博達案當中弊案發生的原因可能有數種,第一種可能是這些文件博達公司根本沒有做分類及保存之工作,會計師無從調查。第二種可能是這些文件博達公司都有完整保留並提供給會計師事務所調查,只是會計師們過於輕忽而沒有調查出來。第三種可能是會計師早就知情,但是不願意給客戶帶來太多麻煩而放水。

本書不願意去做太多假設,但是還是要告訴讀者們,公司內的大小文件對公司來說非常重要,如果有做好妥善的管理措施,會計師也認真負責的調查這些文件內容的話,博達公司是不可能從事這麼多年的假交易的。

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Enron

In 2002, U.S has passed Sarbanes-Oxley Act, to reform corporate security regulations and protect investor from fraudulent accounting activities by corporations. 美國於2002年以史無前例的速度通過了七十年來最大的公司證券法制改革-沙氏法案(又稱企業改革法案)來因應自2001年底以來陸續爆發的知名公司之財務弊案,而其中恩龍公司於2001年底申請破產保護正是這一連串企業弊案的開端。 2001年10月,恩龍公司公布當年第三季的損失達6億美元後,遭到美國證管會以及司法部的調查,牽扯出恩龍公司財報造假、負責查帳的會計師無法發揮應有功能的弊案。 在相關單位正式調查之後,恩龍公司向證管會報告其以前的財務報表有錯誤而要修正,將原本隱藏的十億美元損失揭露,另外還宣布股東權益必須調降12億美元,此時恩龍公司的股價也早就跌至谷底,同年底恩龍公司只好向法院申請破產保護,成為當時美國有史以來最大的破產案。同樣的受害者仍是投資人、債權人以及市場信心及金融秩序。負責簽證的安達信(美果五大會計師事務所龍頭)會計事務所也跟著倒閉。 恩龍公司為了擴張業務而使用會計技巧,透過設立關係企業[1]的手法募集資金,以便維持股價跟信用評鑒,而且依照規定[2]恩龍公司的財報當中並不用揭露關係企業的交易情形,恩龍公司便利用此漏洞來從事非常規交易,創造公司帳面上的利潤。簡單的說,就是用關係企業承擔虧損來製造恩龍公司的帳面上數字,但是其實真正要承受虧損的還是恩龍公司本身。 恩龍弊案的最大問題出在重要的財務資訊沒有揭露給投資人,利用複雜的會計方法與關係企業與以掩飾,使投資人受到矇騙,認為公司的財務狀況前景看好,所以問題仍然是出在這些財物業務文件上面,資訊不夠充分。 博達案被稱為「臺灣的恩龍案」並不是沒有道理的,因為恩龍案與博達案的問題都出在於利用子公司或空殼公司做非常規交易,欺騙投資人,另外負責查帳的安達信會計師事務所又因為自身利益關係而放水,外部審核機制形同虛設。 安達信會計事務所的行為正好可以作為本書提出創新觀點的佐證,因為安達信會計事務所在2001年得知恩隆公司受到主管機關的調查時,其合夥人立刻命令將與恩隆公司有關之文件予以銷毀,包括許多紙本、電子郵件與電子檔資料,企圖湮滅恩隆公司與其會計事務所為不法行為之證據,由此我們更清楚了解文件的保存對於事後發現真實、追究責任之重要性。 除此之外,如同博達案我們所提到的,恩龍公司在與自己的關係企業從事各種交易的時候會產生各種文件,契約、訂單、匯款單、銀行對帳單以及各種書信往來等,這些文件因為沒有充分的表現交易資訊內容,而誤導投資人及證券分析專家,致使弊案造成之傷害擴大。將所有交易過程中產生的文件保存好,一旦被製作出來就必須立即建檔,那麼就算某些文件是有問題的也可以防患於未然,而且把各種相關的文件放在一起也有利於事後公司內部的稽核或是會計師事務所的查帳。縱然會計師事務所與被簽核的公司有掛勾,這些保存的文件也會使不肖會計師無所遁形! 參考資料: 1. Special purpose entity, 有稱做「特殊目的事業機構」、「特殊目的公司」等。 2.依美國財務會計準則委員會訂定的財務會計準則規範No.140第34、36段規定,只要有除了特殊目的事業公司之母公司以外之單一投資人投資該機構達總價值百分之三時,該機構的交易活動就不用在母公司之合併財報中揭露。此為會計上所稱之「資產負債表外之交易」(off-balanced…

Internal Controls Can't Close Loopholes?

The origin of the problem is the the blank commercial papers. Buying and selling the commercial papers is the main business of the company, which can not operate without blank commercial papers. 妥善保管空白商業本票還有主管的印鑑,建立有效的核對方式 這其實是問題發生的最源頭,公司主要的業務就是票券的買賣,沒有空白的票生意就做不成了,那空白的商業本票就是公司跟他人交易當中最常會使用到的物品了,公司本來就應該好好保管,不然就容易使不肖之徒心存僥倖。國票公司針對空白本票的存放太過隨便,使楊瑞仁想拿多少就拿多少。另外對於公司裡面空白本票的存放數量也沒有紀錄,減少的數量跟當天成立契約的數量是否相符也沒有人在關心,雙重的內控失靈使楊瑞仁放心的進行犯罪計畫。 如果能夠將每天國票公司與客戶成立的各種券買賣契約建檔管理,那麼用成立票券買賣契約的數量與空白本票使用的數量來互相對照,就可以輕鬆了解剩下多少空白本票,而在有短少的情況下就可以及時發現了。 另一個源頭就是印鑑的保管,有的公司可能未了方便而將印鑑隨手放在辦公桌上,使需要的人可以自行取用,同時卻也增加了不該用的人來使用它的風險,可行的辦法是重要印鑑由專人保管,比如說公司內部的稽核單位,每一次經過用印的文件都予以建檔管理,方便稽核人員從事稽核之工作,比如可以將公司買賣商業本票之契約與該本票放再同一個資料夾當中方便核對,有票卻沒有契約那就一定有問題。…