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Internal Controls - Don't Shove It to Your Accountant

2011 - 11 - 21

No matter its the Enron or Procomp in Taiwan, seems like accountants play an important role.

不論是在國外的恩龍案或是國內的博達案,我們發現會計師都扮演關鍵地位的角色。會計師依據法令必須負責查核簽證這些大型企業的財務報表,如果會計師沒有做好把關者的工作,那麼就會釀成恩龍、博達這種大型弊案。

是否只有會計師才能做內控?這個問題可以分成會計師來做內控好不好以及有沒有必要,中、美、台法規基本上都會給予會計師一個法定簽核地位,所以因為這些規定大公司都必需要找會計師事務所來做相關文件的簽證,但是找會計師來做內控實際上是不好的。

不好的原因在於,會計師雖然是專業人士,但是會計師不可能也無須非常了解經營企業的各種面向,而公司的內部控制制度與公司的關係太深了,如果不懂公司內的各種面向,如生產銷售流程、員工脾氣、員工工作成效等,要做好公司的內控是有困難的,公司經營者當然必須懂這些事情,但是大部分的會計師通常在這方面的經驗會比較少。

內部控制牽涉公司內部的各種交易循環類型,包括下列多種循環之控制作業:銷售及收款循環、採購及付款循環、生產循環、薪工循環、融資循環、固定資產循環、投資循環、EDP(electronic data processing)電子資料循環以及研發循環。這九大循環囊括了公司當中從上到下的林林總總、五花八門的事務,鎮日在數字堆中鑽研的會計師們真得有辦法全盤了解嗎?如果答案是否定的,那會計師們又要如何做內控呢?

依據我國證券交易法十四條之一第二項授權主管機關訂定的「公開發行公司建立內部控制制度處理準則」1的規定,公開發行公司建立內部控制制度必須依照本處理準則辦理,其中關於內部控制制度的評估可以分為公司自行檢查或委託會計師專案審查,而會計師必須蒐集相關證據、資料來評估內部控制制度設計以及執行的有效性。

這個處理準則的目的無非是希望可以藉由外部會計師的專業能力來審核公司的內部控制制度有效與否,立意良善,但是實務上的情況往往跟法規所要求的不一致。處理準則第三十條規定,專案審查工作必須由受有專業訓練並具備適當能力者擔任之,但是事實上,處理各大公司內部控制評估的大型會計師事務所,往往是派大學剛畢業的查帳員來擔任此工作,拿著上頭發下來的標準內部控制評估表前往各公司查帳,照著表單勾一勾、填一填就完成了,再拿回事務所層層上繳,最後再由合夥人簽個章就將意見書交給主管機關了,公司實際上所做的就算跟帳面上不符也不會有人真正去關心。基本上會計師事務所都不願意與客戶過不去,大多是對客戶公司睜一隻眼,閉一隻眼,免的客戶跑去找別家會計師事務所簽證,更加擴大了內部控制的缺失。

所以,找會計師來做內部控制其合適性有待商榷。

從另一方面來看,會計師以其專業幫忙公司製作、簽證各種財務文件是有必要的,但是我們也必須要考慮、注意到財務文件之簽證跟公司內部控制間的關聯性。依據我國「會計師查核簽證財務報表規則」的規定,會計師於查核簽證財務報表時必須評估公司內部的各種內部控制制度,比如說現金的內控、票據的內控、營業收入的內控、長期股權投資的內控等,如果會計師不了解這些內部控制制度的話,經過其簽證的財務文件就很可能會出錯,所以要是公司沒有妥善的內部控制制度,會計師根本也無從確實的簽證相關財務文件。

總而言之,會計師做內控,不適合,也沒有必要,會計師只有在簽證財報的時候需要調查評估相關內控制度作業的有效性,充其量只是立於一種輔助公司的地位而已。

1 參證券暨期貨法令判解查詢系統網站(瀏覽日期:2008年12月31號)。

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Consequence of No Document Management

Take the case of Lee and Li for example, the document that plays the critical role is the full authorization from San Disk. 以理律案為例,案中扮演關鍵腳色的文件是新帝公司的全權授權書,身處工商業發達、金融市場交易頻繁的年代,各銀行、證券商莫不是「認文件不認人」,要辦任何手續可以,先看有無相關所需文件,匯款要匯款單、開戶要開戶約定書、劉偉杰要代替新帝公司開戶則是需要新帝公司的全權委託書才行,否則劉根本無法動用證券帳戶內屬於新帝公司的聯電股票,更別提將其賣出換錢了。 要是有了文件管理系統,制度設計上應該要讓理律指派另一個較高階的主管與劉偉杰共同處理新帝相關事務,而不管是開戶、提領股票或是賣出股票都必須要兩個人的簽名或蓋章,而規定高階主管在簽名時就必須將文件儲存至文件管理系統內,此交易文件即可在第一時間被稽核人員來勾稽,任何不法行為都將無所遁形。 再看看國票案,楊瑞仁的計策之所以奏效,最大的功臣是他在公司電腦系統上製作的假成交單以及假收付款憑證,如果沒有這兩種文件,台灣銀行以及國票總公司還會被騙嗎?前面也說過了,認文件不認人是當今交易常態,沒有恰當文件,一切免談! 最後,從金管會對於博達公司委託之會計師事務所所為之處分書可以得知,從檢調單位查扣的資料當中顯示,會計師在查核博達公司的銀行存款與巨額收支時缺乏相關的原始憑證(銀行匯款通知書、銀行傳票所附憑證),未選取適當樣本抽核1;以及會計師在查核銷或代理商變動時,僅詢問博達公司之經理人及核對博達提供之代理商基本資料與信用評估表及採信,並未盡其專業之注意義務2。 從上述的處分書當中我們都清楚觀察到,文件的缺乏不但造成會計師查核簽證上的困難,也會造成受查公司容易出現規避相關必要規範的情形,終至弊案一發不可收拾,一套好的文件管理系統即可以防止此類情形的發生。 除此之外,依據「公開發行公司取得或處分資產處理準則」第10條規定:「公開發行公司取得或處分有價證券,應先取具標的公司最近期經會計師查 核簽證或核閱之財務報表作為評估交易價格之參考,另交易金額達公司實 收資本額百分之二十或新臺幣三億元以上者,應洽請會計師就交易價格之 合理性表示意見。」依據審計準則公報第23號,像博達案當中出售貨款債權的附條件交易,應屬於或有事項3,查核或有事項時若發現有不符合財務會計準則公報第9號或是無法查獲相關證據時,都必須出具保留意見之查核報告。 如果有一套好的文件管理系統,這些專業人士所出具之意見書、查核報告即可以立即進入文件管理系統,在相關事項的溝通與監督上都會非常有效率。 1. 違反會計師查核簽證財務報表規則第20第1款第10目。 2.…
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