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eCounsel group

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Consequence of No Document Management

2011 - 10 - 18

Take the case of Lee and Li for example, the document that plays the critical role is the full authorization from San Disk.

以理律案為例,案中扮演關鍵腳色的文件是新帝公司的全權授權書,身處工商業發達、金融市場交易頻繁的年代,各銀行、證券商莫不是「認文件不認人」,要辦任何手續可以,先看有無相關所需文件,匯款要匯款單、開戶要開戶約定書、劉偉杰要代替新帝公司開戶則是需要新帝公司的全權委託書才行,否則劉根本無法動用證券帳戶內屬於新帝公司的聯電股票,更別提將其賣出換錢了。

要是有了文件管理系統,制度設計上應該要讓理律指派另一個較高階的主管與劉偉杰共同處理新帝相關事務,而不管是開戶、提領股票或是賣出股票都必須要兩個人的簽名或蓋章,而規定高階主管在簽名時就必須將文件儲存至文件管理系統內,此交易文件即可在第一時間被稽核人員來勾稽,任何不法行為都將無所遁形。

再看看國票案,楊瑞仁的計策之所以奏效,最大的功臣是他在公司電腦系統上製作的假成交單以及假收付款憑證,如果沒有這兩種文件,台灣銀行以及國票總公司還會被騙嗎?前面也說過了,認文件不認人是當今交易常態,沒有恰當文件,一切免談!

最後,從金管會對於博達公司委託之會計師事務所所為之處分書可以得知,從檢調單位查扣的資料當中顯示,會計師在查核博達公司的銀行存款與巨額收支時缺乏相關的原始憑證(銀行匯款通知書、銀行傳票所附憑證),未選取適當樣本抽核1;以及會計師在查核銷或代理商變動時,僅詢問博達公司之經理人及核對博達提供之代理商基本資料與信用評估表及採信,並未盡其專業之注意義務2。

從上述的處分書當中我們都清楚觀察到,文件的缺乏不但造成會計師查核簽證上的困難,也會造成受查公司容易出現規避相關必要規範的情形,終至弊案一發不可收拾,一套好的文件管理系統即可以防止此類情形的發生。

除此之外,依據「公開發行公司取得或處分資產處理準則」第10條規定:「公開發行公司取得或處分有價證券,應先取具標的公司最近期經會計師查 核簽證或核閱之財務報表作為評估交易價格之參考,另交易金額達公司實 收資本額百分之二十或新臺幣三億元以上者,應洽請會計師就交易價格之 合理性表示意見。」依據審計準則公報第23號,像博達案當中出售貨款債權的附條件交易,應屬於或有事項3,查核或有事項時若發現有不符合財務會計準則公報第9號或是無法查獲相關證據時,都必須出具保留意見之查核報告。

如果有一套好的文件管理系統,這些專業人士所出具之意見書、查核報告即可以立即進入文件管理系統,在相關事項的溝通與監督上都會非常有效率。

1. 違反會計師查核簽證財務報表規則第20第1款第10目。
2. 違反審計準則公報第12號第13、14條。
3. 指資產負債表日前既有之事實或狀況,可能已經對企業產生利得或損失,惟其確切結果,有賴於未來不確定事項之發生或不發生以證實。

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America Today and Its Founding Values

No matter its Clinton or Trump in the White House, the outlook remains dim for America, a situation perceived not only by American, also the world. 不論川普或柯林頓上,美國的下場只有一個慘字。這,不僅全美國人民知道,全世界也都知道。 今天(星期日)上午九點,走進華盛頓國家大教堂。行禮如儀的事暫且略下不表,但牧師 Randolph Marshal Hollerith 所傳遞的信息,對鎮日探索美國今昔的我而言,等同舖上最後一哩路。 淒涼的是,宏偉壯觀的教堂大廳(目測可容納1,500人以上)裡,僅僅坐了區區400-500人;而這裡面還包括了一團約40人、中老年人占絕大多數、來自印第安納州的遊客。周日全家老小穿上最好的衣服去教堂唱詩歌聽牧師講道,在上個世代的美國是一種社會儀文(雖然我們清楚,即便去的人裡面,可能有大部分的只是「拿香跟著拜」,拜什麼?啊就跟著拜啊!);而目前,在這兒教會裡的年齡層分佈,又讓我再想起歐美的音樂廳。年輕人,已近絕跡。剛講的「全家老小」亦已不復見。 (以下論述會將自己所認知的美國立國精神與基督教義作連結,對此不認同的朋友就別讀了) Kingdom of…

Internal Controls Can't Close Loopholes?

The origin of the problem is the the blank commercial papers. Buying and selling the commercial papers is the main business of the company, which can not operate without blank commercial papers. 妥善保管空白商業本票還有主管的印鑑,建立有效的核對方式 這其實是問題發生的最源頭,公司主要的業務就是票券的買賣,沒有空白的票生意就做不成了,那空白的商業本票就是公司跟他人交易當中最常會使用到的物品了,公司本來就應該好好保管,不然就容易使不肖之徒心存僥倖。國票公司針對空白本票的存放太過隨便,使楊瑞仁想拿多少就拿多少。另外對於公司裡面空白本票的存放數量也沒有紀錄,減少的數量跟當天成立契約的數量是否相符也沒有人在關心,雙重的內控失靈使楊瑞仁放心的進行犯罪計畫。 如果能夠將每天國票公司與客戶成立的各種券買賣契約建檔管理,那麼用成立票券買賣契約的數量與空白本票使用的數量來互相對照,就可以輕鬆了解剩下多少空白本票,而在有短少的情況下就可以及時發現了。 另一個源頭就是印鑑的保管,有的公司可能未了方便而將印鑑隨手放在辦公桌上,使需要的人可以自行取用,同時卻也增加了不該用的人來使用它的風險,可行的辦法是重要印鑑由專人保管,比如說公司內部的稽核單位,每一次經過用印的文件都予以建檔管理,方便稽核人員從事稽核之工作,比如可以將公司買賣商業本票之契約與該本票放再同一個資料夾當中方便核對,有票卻沒有契約那就一定有問題。…

Internal Controls and Corporate Governance

Corporate governance generally means a set of methods to manage and supervise corporations. (一)公司治理的意義 公司治理(corporate governance)概念一般泛指公司管理與監控之方法,依照中華公司治理協會之定義,「公司治理係指一種指導及管理並落實公司經營者責任的機制與過程,在兼顧其他利害關係人利益下,藉由加強公司績效,以保障股東權益」,一家公司成立的目的不外乎是獲取最大的利潤,而公司治理就是在幫助經營者尋找一個最佳的經營、管理公司的方式來為股東尋求最大的利益。而公司治理除了保護股東之投資、謀取經濟上之利益而討論經營與所有權之衝突之外,亦討論其他關係人相互間、與公司間之互動對公司之影響,由此可見公司治理的範疇相當廣泛。 其目的在於保護股東及債權人之權益,因為公開發行公司所取得之資金是來自於市場投資人或是債權人,所以對於社會、股東、投資人負有一定的責任,在公司董事會的結構中提供監督、顧問的角色,使公司透明度增加、投資人信心增強,進而提升公企業競爭力。 公司治理的架構基本上可以分為內部監控機制與外部監控機制,內部機制是指公司透過內部單位自治的方式來管理、監督公司之業務而設計之制度,如董事會、股東會、監察人、獨立董事之運作以及內部稽核制度之設置。外部機制則是經由法律的規範、主管機關的管控、會計師以、律師的查核意見及市場的監督力量來防止經營者徇私而全力追求公司最大利益。 公司治理已經成為政府當局以及民間企業的努力方向,完善的公司治理對於企業本身有極大助益,諸如:健全公司經營策略、有效執行並予以監督、維護股東及債權人權益、資訊透明化、強化競爭力、面對危機時具有較佳應變能力、較易吸引國外資金等。 (二) 內部控制在公司治理下之角色 內部控制是眾多公司治理規範方法不可或缺的一環,於前面的章節中,我們提到公司治理的架構可以大概分成內部監控機制以及外部監控機制,內部監控機制在處理的問題就是希望能透過公司內部的單位來監督公司各種業務的執行,諸如董事會、股東會、監察人、管理階層以及內部稽核單位等等。 既然內部控制制度是著重在企業經營的過程,並且是由公司的管理階層負責建立、其成效受到公司內部大小單位配合與否而影響,本身也屬於公司治理內部監控機制之一部份,而經濟合作暨發展組織(Organization for Economic Cooperation and Development)在1999年5月發表之「公司治理原則」(OECD Principles of Corporate Governance)中所提出的三領域五原則與內部控制三大目標不謀而合。 所以說穿了,其實內部控制制度本身的出現就是為了要實踐公司治理的精神,好的公司治理可以保護公司各種利害關係人的利益,而我們就必須有不同的辦法來達成這樣子的目的。諸如:公司內部設有股東會、董事會、監察人或是獨立董事等內部機關來監督、制衡經營階層;政府除了制定相關的法令規範之外,也另有行政院金管會來從事外部的監督工作;內部控制制度則是著重於整個組織的運作流程,希望能夠透過這樣子的流程制度設計,來達到目標。當然上述的各種規範、制度都是彼此相輔相成的,無非都是希望企業能夠有好的公司治理。 (三) 內控三大目標 每一家企業都會有自己希望能夠達成的目標,最常聽聞的可能是希望今年的營業額達到多少、預計擴張幾家營業據點之類的。當然,公司有大有小,經營的項目也千奇百怪,各公司企業欲達到的目標自然也是推陳出新的了。…