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eCounsel group

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Consequence of No Document Management

2011 - 10 - 18

Take the case of Lee and Li for example, the document that plays the critical role is the full authorization from San Disk.

以理律案為例,案中扮演關鍵腳色的文件是新帝公司的全權授權書,身處工商業發達、金融市場交易頻繁的年代,各銀行、證券商莫不是「認文件不認人」,要辦任何手續可以,先看有無相關所需文件,匯款要匯款單、開戶要開戶約定書、劉偉杰要代替新帝公司開戶則是需要新帝公司的全權委託書才行,否則劉根本無法動用證券帳戶內屬於新帝公司的聯電股票,更別提將其賣出換錢了。

要是有了文件管理系統,制度設計上應該要讓理律指派另一個較高階的主管與劉偉杰共同處理新帝相關事務,而不管是開戶、提領股票或是賣出股票都必須要兩個人的簽名或蓋章,而規定高階主管在簽名時就必須將文件儲存至文件管理系統內,此交易文件即可在第一時間被稽核人員來勾稽,任何不法行為都將無所遁形。

再看看國票案,楊瑞仁的計策之所以奏效,最大的功臣是他在公司電腦系統上製作的假成交單以及假收付款憑證,如果沒有這兩種文件,台灣銀行以及國票總公司還會被騙嗎?前面也說過了,認文件不認人是當今交易常態,沒有恰當文件,一切免談!

最後,從金管會對於博達公司委託之會計師事務所所為之處分書可以得知,從檢調單位查扣的資料當中顯示,會計師在查核博達公司的銀行存款與巨額收支時缺乏相關的原始憑證(銀行匯款通知書、銀行傳票所附憑證),未選取適當樣本抽核1;以及會計師在查核銷或代理商變動時,僅詢問博達公司之經理人及核對博達提供之代理商基本資料與信用評估表及採信,並未盡其專業之注意義務2。

從上述的處分書當中我們都清楚觀察到,文件的缺乏不但造成會計師查核簽證上的困難,也會造成受查公司容易出現規避相關必要規範的情形,終至弊案一發不可收拾,一套好的文件管理系統即可以防止此類情形的發生。

除此之外,依據「公開發行公司取得或處分資產處理準則」第10條規定:「公開發行公司取得或處分有價證券,應先取具標的公司最近期經會計師查 核簽證或核閱之財務報表作為評估交易價格之參考,另交易金額達公司實 收資本額百分之二十或新臺幣三億元以上者,應洽請會計師就交易價格之 合理性表示意見。」依據審計準則公報第23號,像博達案當中出售貨款債權的附條件交易,應屬於或有事項3,查核或有事項時若發現有不符合財務會計準則公報第9號或是無法查獲相關證據時,都必須出具保留意見之查核報告。

如果有一套好的文件管理系統,這些專業人士所出具之意見書、查核報告即可以立即進入文件管理系統,在相關事項的溝通與監督上都會非常有效率。

1. 違反會計師查核簽證財務報表規則第20第1款第10目。
2. 違反審計準則公報第12號第13、14條。
3. 指資產負債表日前既有之事實或狀況,可能已經對企業產生利得或損失,惟其確切結果,有賴於未來不確定事項之發生或不發生以證實。

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Compliance Issues Go Unnoticed

The inaccuracy of financial reporting has a lot to do with compliance. Common cases are companies’ false financial reports making it an inaccurate disclosure in its prospectus during IPO. 而財務報導的不實又與法令的遵循息息相關。最常見的例子就是財報不實造成企業公開募資時的公開說明書不實,而不論是財務報告或是公開說明書的不實都會因而違反證券交易法的相關規定1,除了民事責任之外,證券交易法對於這兩種文件不實之刑罰也算是相當的嚴厲2。企業必須遵循的法令有千百種,一旦有所違反,有的將會遭到嚴重的刑事責任(刑法之背信罪、業務侵占及證券交易法之內線交易)、有的會使公司付出巨額罰鍰(公平交易法之罰鍰、漏稅的處罰)、有的會對他人產生相當的民事賠償(民法之侵權行為、公司法上之忠實義務)。 除了各種民事、刑事及行政責任之外,像是「公開發行公司建立內部控制制度處理準則」此類型的行政命令,其本身之規範內容雖無具體罰則,但是主管機關也就是我國的行政院金管會會要求違反規定的企業限期改善或是請會計師事務所專案審查3,多多少少會受到各種的不方便。還有像是違反證交所所規定企業上市上櫃的相關內控規範要求,也會受到無法順利募集資金之不利益4。此外,以下本書就要來舉幾個具體案例來告訴讀者到底企業有多容易在不知不覺中違反法規,並分析其理由。 企業必須遵守法令大家都知道,但是這法令不但包括了立法院三讀通過的法律,也包括了由行政機關所制定的各類行政命令,規範內容包羅萬象,連法官、律師或是法學教授都未必能全盤了解,更何況是非法律專業的企業經理人呢?在這種法令數也數不清的情況下,企業常常在不知不覺的情況下誤觸法網便是家常便飯了。以上是造成企業再不知不覺中違法的第一個重要原因。 除此之外,當今法律規範本身具有抽象性、技術性與全球性之特徵以至於企業容易違法。 抽象性指的是法律制定者為了要使法律規範文意上解釋可以盡量涵蓋大多數的情況,而在立法時選擇使用較模糊、抽象之字眼,其結果便是造成企業對於法律所規範的文義不容易理解以致對於其行為所應受的法律評價也不易預測。 舉例來說,公平交易法第5條第一項規定:「本法所稱獨占,謂事業在特定市場處於無競爭狀態,或具有壓倒性地位,可排除競爭之能力者。」這就是具有相當抽象性之規定。反之,刑法第354條之規定:「毀棄、損壞前二條(文書、建築物、礦坑、船艦)以外之他人之物或致令不堪用,足以生損害於公眾或他人者,處二年以下有期徒刑、拘役或五百元以下罰金。」就比較具體,一般人容易理解。 技術性是指法律規範文義本身之理解並無困難,但是卻因為在法律適用上不具倫理非難性且含有比較高的技術性細節以致於企業在日常營運活動中不容易在主觀上查知其行為具備違法性5。在一般的情況下當人們談論到「犯法」的時候,腦子裡面第一個蹦出來的畫面一定是殺人放火、作姦犯科之類的犯罪行為。的確,這些當然都是惡性重大、強烈違反道德的犯罪,也是人們在社會新聞上常常可以看到的不法行為,然而,隨著人類在科技、商業活動的發展越來越興盛,立法也必須與時俱進,新的法律規範也就不斷的出現,這些法律的保護對象非常多元,除了傳統的人類生命財產之外,勞工權益、自然環境、交易秩序、消費者利益等等都是需要保護的對象,企業可能會在其商業行為當中不經意的便違反了相關規定,正是因為這些新興的法律規範不是規範傳統上那種「罪大惡極」的行為,不具有高度倫理非難性,才會增加企業在「不知不覺中違法」之機率。…

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Many corporations don’t respond to external changes and fail to review their internal control system accordingly in a timely fashion. 內控機制的先天缺陷 – 無法即時因應營運上之調整) 許多公司未及時因應環境的改變檢討內部控制制度。內部控制制度並非一旦經過初次的設計、建立後便可高枕無憂,不論是內在外在環境的改變都會使現有的內部控制制度出現瑕疵,所以隨時檢討並且調整公司現有的內部控制也是不可輕忽的一環。 許多上市櫃公司的內部控制制度是為了配合公開發行或是上市櫃申請而設計,在達到公司的目的之後可能就因為人力成本問題或是管理階層對內控的重視程度使內部控制制度無法及時更新,縱使書面控制制度部分有依照法規加以修改,可能在實際流程上仍未配合改善,致使書面內部控制制度流程與實際運作流程不符。 內部控制制度如果沒有跟著環境條件的改變而作出應變,將會帶來很多的衍生的問題,以下會舉例讓各位容易理解。在舉例之前先解釋一下銷售模式及授信條件: 銷售模式可以大概分成兩種,B2B(business to business)與B2C(business to customer),前者是指公司行號間的生意往來,後者則是指公司行號與一般消費者的交易模式。B2B與B2C的最大差別在於兩者著重的發展策略並不相同,前者著重企業間網路的建立與供應鏈體系之穩固;後者則必須倚靠規模經濟,吸引購買、降低售價來增加利潤,發展策略大不相同。 授信條件是一種風險控制的手段,是根據交易往來對象的信用情況來決定交易相關細節必須如何訂定。商業交易當中付款期間(payment term)與授信總額是最常見的兩種授信條件。企業間往來的情況,通常買家會要求賣家有先出貨的義務,出完貨後過了一段時間才結清貨款,在出貨後到買方真正付清或款之間的時間就是所謂的付款期間。 授信總額則是賣方的生產線在特定的時間內可以接受買方多少額度的訂單,雖然說賣方通常希望可以將產能發揮到極致,訂單當然是越多越好,但是有時候還是必須考量交易往來對象的財力與信用,試想,如果一家資本額兩百萬、信用狀況不良的公司在短時間內提出高達一億元貨款的訂單而且還要求出貨兩個月再付款,這個生意可能就不會有人要做。 例子1,台灣的A車廠專門生產私家轎車,交易往來對象都是租車公司,專門銷售其所製造的汽車給這些租車公司。無奈景氣寒冬的降臨,大部分的合作對象不是關門大吉就是轉往海外發展,經過考慮A車廠決定要由B2B轉型成B2C的銷售模式,銷售模式一旦改變授信條件也必須會跟著改變,以前出貨給租車公司是有兩個月的付款期間,賣車給一般消費者則是付現或是由銀行貸款給消費者,相關的內部控制作業就必須跟著改變,但是負責內部控制作業的內部稽核人員並不一定即時了解此變革,其沿用B2B的銷售模式將會導致貨款無法立刻收到。 例子2,B車商本來從事的就是B2C的銷售模式,但是由於經濟不景氣使得本來靠付現或是向銀行貸款買車客人人數大幅下降,連帶影響B車商的生計。車商為了生存只好祭出優惠方案,一台80萬的車只要付頭期款3萬元,剩餘77萬的金額以零利率分期付款每個月一萬元的方式來清償,附上77萬元的本票以及信用卡扣款授權書就可以將新車開回家。如此一來,B車商的銷售模式與授信條件都與本來不同,內部稽核人員就必須要去追蹤該買車顧客的信用情況是否良好,有無破產情況或是退票紀錄,若有則不能使用此優惠專案,這就是授信條件的控制。但是要做出這樣的追蹤作業的前提也是:內部稽核人員即時得知此優惠專案之推出而作出應變,否則一樣會有原有內控制度與現行銷售模式脫軌的情形發生。