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eCounsel group

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Is Managing Documents Digitally Too Costly?

2011 - 11 - 17

Digital Documents Management System doesn’t create extra financial expenses because

電子化文件管理系統不會造成企業額外的財務負擔,原因在於科技的日新月異致使各種儲存設備之價格大幅下降。

迄本書完成撰寫之時,已經有1TB(Tera Byte)的硬碟問世,其價格約為三千元新台幣上下。

1TB約等於1024GB(Gega Byte)(1TB=1024GB)、1024GB約為1048576MB(Mega Byte)(1GB約等於1024MB,1024×1024=1048576)、同理,1048576MB約為1073741824KB(1024x1024x1024)。而經過掃瞄器掃瞄進入文件管理系統之一頁文件,以黑白的文件而言,僅需要200DPI1(Dots Per Inch)就可以具備能夠清楚辨識之品質,這樣的文件大概需要耗費100KB左右之硬碟空間。也就是說一TB的儲存設備大概可以儲存約一千萬頁之文件。

儲存一千萬頁文件大概花費三千元新台幣,另外備份兩份總共也只需要九千元新台幣,想要買櫃子加上足夠的文件夾來存放傳統書面文件,一定就會超過這個價錢。除此之外,市面上能夠在數年之間產生一千萬頁文件的企業也是屈指可數,九千元的儲存設備對於一般企業來說已經綽綽有餘。總而言之,電子化文件管理系統不但不會帶給企業財務上之負擔,反而還可以因此省下企業的空間、人力、管理等資源成本。

1. DPI是解析度的一種量度單位,英文全寫Dots Per Inch(點每英吋),用於點陣數位影像,意思是指每一英吋長度中,取樣或可顯示或輸出點的數目。印表機所設定之解析度的DPI值越高,印出的圖像會越越精細。

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