Is Managing Documents Digitally Too Costly?
Is Managing Documents Digitally Too Costly?
2011 - 11 - 17
Digital Documents Management System doesn’t create extra financial expenses because
電子化文件管理系統不會造成企業額外的財務負擔，原因在於科技的日新月異致使各種儲存設備之價格大幅下降。
迄本書完成撰寫之時，已經有1TB（Tera Byte）的硬碟問世，其價格約為三千元新台幣上下。1TB約等於1024GB(Gega Byte)（1TB=1024GB）、1024GB約為1048576MB(Mega Byte)（1GB約等於1024MB，1024×1024=1048576）、同理，1048576MB約為1073741824KB（1024x1024x1024）。而經過掃瞄器掃瞄進入文件管理系統之一頁文件，以黑白的文件而言，僅需要200DPI1（Dots Per Inch）就可以具備能夠清楚辨識之品質，這樣的文件大概需要耗費100KB左右之硬碟空間。也就是說一TB的儲存設備大概可以儲存約一千萬頁之文件。
儲存一千萬頁文件大概花費三千元新台幣，另外備份兩份總共也只需要九千元新台幣，想要買櫃子加上足夠的文件夾來存放傳統書面文件，一定就會超過這個價錢。除此之外，市面上能夠在數年之間產生一千萬頁文件的企業也是屈指可數，九千元的儲存設備對於一般企業來說已經綽綽有餘。總而言之，電子化文件管理系統不但不會帶給企業財務上之負擔，反而還可以因此省下企業的空間、人力、管理等資源成本。
1. DPI是解析度的一種量度單位，英文全寫Dots Per Inch（點每英吋），用於點陣數位影像，意思是指每一英吋長度中，取樣或可顯示或輸出點的數目。印表機所設定之解析度的DPI值越高，印出的圖像會越越精細。 ↩
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Take the case of Lee and Li for example, the document that plays the critical role is the full authorization from San Disk. 以理律案為例，案中扮演關鍵腳色的文件是新帝公司的全權授權書，身處工商業發達、金融市場交易頻繁的年代，各銀行、證券商莫不是「認文件不認人」，要辦任何手續可以，先看有無相關所需文件，匯款要匯款單、開戶要開戶約定書、劉偉杰要代替新帝公司開戶則是需要新帝公司的全權委託書才行，否則劉根本無法動用證券帳戶內屬於新帝公司的聯電股票，更別提將其賣出換錢了。 要是有了文件管理系統，制度設計上應該要讓理律指派另一個較高階的主管與劉偉杰共同處理新帝相關事務，而不管是開戶、提領股票或是賣出股票都必須要兩個人的簽名或蓋章，而規定高階主管在簽名時就必須將文件儲存至文件管理系統內，此交易文件即可在第一時間被稽核人員來勾稽，任何不法行為都將無所遁形。 再看看國票案，楊瑞仁的計策之所以奏效，最大的功臣是他在公司電腦系統上製作的假成交單以及假收付款憑證，如果沒有這兩種文件，台灣銀行以及國票總公司還會被騙嗎？前面也說過了，認文件不認人是當今交易常態，沒有恰當文件，一切免談！ 最後，從金管會對於博達公司委託之會計師事務所所為之處分書可以得知，從檢調單位查扣的資料當中顯示，會計師在查核博達公司的銀行存款與巨額收支時缺乏相關的原始憑證(銀行匯款通知書、銀行傳票所附憑證)，未選取適當樣本抽核1；以及會計師在查核銷或代理商變動時，僅詢問博達公司之經理人及核對博達提供之代理商基本資料與信用評估表及採信，並未盡其專業之注意義務2。 從上述的處分書當中我們都清楚觀察到，文件的缺乏不但造成會計師查核簽證上的困難，也會造成受查公司容易出現規避相關必要規範的情形，終至弊案一發不可收拾，一套好的文件管理系統即可以防止此類情形的發生。 除此之外，依據「公開發行公司取得或處分資產處理準則」第10條規定：「公開發行公司取得或處分有價證券，應先取具標的公司最近期經會計師查 核簽證或核閱之財務報表作為評估交易價格之參考，另交易金額達公司實 收資本額百分之二十或新臺幣三億元以上者，應洽請會計師就交易價格之 合理性表示意見。」依據審計準則公報第23號，像博達案當中出售貨款債權的附條件交易，應屬於或有事項3，查核或有事項時若發現有不符合財務會計準則公報第9號或是無法查獲相關證據時，都必須出具保留意見之查核報告。 如果有一套好的文件管理系統，這些專業人士所出具之意見書、查核報告即可以立即進入文件管理系統，在相關事項的溝通與監督上都會非常有效率。 1. 違反會計師查核簽證財務報表規則第20第1款第10目。 2.…
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