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Internal Control Systems : Born With Flaws (Part 2)

2011 - 11 - 07

Internal Control Systems are usually designed by accountants or underwriters according to company practices in similar fields and internal controls regulations.

內控機制的先天缺陷-制訂內控制度未能全面涵蓋重要營運事項

內部控制制度通常是由會計師或承銷商為公司所設計,但他們不是憑空產生,而是參照其他相類似產業的公司與相關法令的內部控制制度來設計的,然而其所引用、參考的母版對原來的公司而言都可能已經有不完備的現象了,更別提以削足適履、東打補釘、西改褲長的方式來為新的委託人規劃內控了,產生疏漏是命中注定的事情。

   除了上述會計師、承銷商設計內控的問題之外,公司內負責執行內部控制作業的部門通常是內部稽核單位,但是內部稽核人員是否充分了解其他部門的作業習慣以及可能產生弊端之處呢?實務操作上十分困難。因為真正了解全盤情況的高階主管必須負責處理公司內比「撰寫內部控制制度」更迫切的問題如拓展業績、尋找有利之融資管道、規劃新的產品線及通路佈局、美化財報數字等,根本不可能將此種稀有人力資源花費在陪同會計師處理內部控制制度之問題上。

肇因於上述的兩個理由,企業的內部控制制度常常不符其需求。照道理來說,內部控制制度應該包含公司所有營運活動,而公司為他人背書保證、負債承諾、將公司資金貸予他人等處分公司資產之重要事項卻常未訂定相關程序,或是未訂有相關人員違反時的罰則。

如果對於公司本身背書保證、負債承諾、將公司資金貸予他人之行為不予控管,那麼就等於敞開不肖人士掏空公司的大門。管理階層可以輕易的動用公司資金來從事有利於其自身的活動,比如說未經董事會審核而將錢貸與或投資另一家管理階層人士掌控的公司、管理階層自己向銀行貸款而以公司資產作保,之後卻不償還債款致公司資產被變賣,這些行為都是實務上常見的現象,沒有一個有效全面的內控制度,公司資產安全堪慮!

印鑑管理也是某些公司會出現的問題,有些公司雖然訂有印鑑領用之程序,卻忽略印鑑有無歸還以及定期盤點印鑑,使印鑑易被盜用。無獨有偶,國票案及理律案都恰好在印鑑管理上有極大缺失,理律案因為「信任」兩個字而授權劉偉杰全權處理客戶股票事宜因而將相關印鑑統一由其保管;國票則是將印鑑隨意放置在員工辦公桌上,對於每個員工所持有的印鑑缺乏有效的管理機制,隨後才會引發一連串風波。

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Internal Data not Accessible and Bad Executions

According to the “Code of Internal Controls System Establishment for Public Traded Companies”: Public traded companies should review the effectiveness of its internal controls system annually. 根據「公開發行公司建立內部控制制度處理準則」之規定1,公開發行公司應該每年自行檢查內部控制制度執行的有效性,內容必須涵蓋所有的內部控制制度,同時公司本身要訂出一套內部控制制度自行檢查作業之程序與方法,將檢查結果製作成內部控制聲明書之後呈報主管機關備查。 根據實證研究報告所蒐集之問卷指出2,在這個「內控自評」之過程當中,內部稽核單位會遇到的困難除了前述所提及的人力不足、資源有限之外,還會出現公司內部機密資料不易取得、資訊運用欠缺的問題。 讀者或許會納悶,公司內部的稽核部門,或是其他部門如業務、行銷部門既然都同屬一家公司,理應容易取得其他部門的資料才是,又為何會有此種所謂「內部機密資料不易取得」而無法稽核的情況呢? 事實上,不難想像在一家頗有規模的公開發行公司當中,各個部門各司其職,而且在資料的管理上也是分由各種不同部門負責,而通常內部稽核部門因其職責所在,容易被其他部門視為找麻煩的部門,如果內部稽核部門不受到管理階級如總經理、董事長的大力支持的話,其他部門當然不會願意提供稽核部門真正所需要的資料,畢竟,沒有人會願意自接瘡疤的。 如果沒有相關的業務資料及文件,也會造成內部稽核人員的工作內容無法受到監督,內部稽核單位的工作是監督、查核各單位的業務,而內部稽核人員本身也必須受到董事會的的監督3,但是如果內部稽核人員所繳交的稽核報告當中都沒有各業務單位的原始資料、證據,董事會根本無法監督其工作內容,內部稽核單位有沒有認真執行任務不得而知。 如此一來,得不到應有的資料根本無法確實稽核相關業務,也無法再被董事會監督4,內部稽核報告內未附工作底稿及相關資料是一個實務上常見的缺失,必須受到企業經營者的重視。 1. 請參「公開發行公司建立內部控制制度處理準則」第22 條。 2.…

WorldCom

In around 4 months after Enron filed for bankruptcy, WorldCom was also reported for false accounting fraud. There are many tricks in accounting to create false financial reports. 恩龍公司聲請破產保護大約四個月後,世界通訊公司也發生了會計作帳不實的醜聞,利用會計手法作假帳的方式有許多種,恩龍公司與這裡的世界通訊公司雖然都是利用會計作帳不實而引發之醜聞,但是不同的地方在於,恩龍公司是利用許多的關係企業進行複雜的「資產負債表外交易」來隱匿公司的巨額負債及虧損;世界通訊公司則僅是單純的運用會計手法,將費用支出轉列為資本支出,虛增公司的獲利所引發的醜聞。 世界通訊公司原名為長途電話折扣服務公司(Long Distance Discount Service),於1980年代創立,1995年才更名為世界通訊公司(WroldCom Inc.)。業務範圍包含當地、長途電話以及全球網際網路服務。2001年時世界通訊於全世界六十五個國家有營業據點,年營業額達數百億美元,在當時為全世界最大的網際網路骨幹。 世界通訊在短期內能成為全美第二大的長途電話公司,主要的原因是不斷的併購其他的公司來擴大自身的營業規模。於1990年代末期就已經進行了60次以上的併購行為。 然後過多的併購行為所帶來的問題,是公司內部系統與客戶資料的整合困難,電腦計費系統常常會超收費用使顧客抱怨連連,另外公司高層主管有跟公司貸款數億美元之情形發生。…

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