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Lack of Compalince Policy in Public Traded Companies

Besides financial sectors, other public traded companies are facing more serious problems. 除了金融相關產業的規範問題之外,其他公開發行公司所面臨的問題更加嚴重,公開發行公司在法令遵循此方面僅有「公開發行公司建立內部控制制度處理準則」當中有稍微提到法令遵循是內部控制的目標之一1,以及在內控自評的時候也必須評估公司是否已經遵循法令2,但是對於法令遵循計畫要如何實施卻是完全沒有相關的細節,與金融相關產業「稍微具體」的規範相較更是令企業無所適從。 目前我國各公開發行公司於內部控制中有關「法令遵循」風險、控制點及內部控制制度之設計,多屬證券商與簽證會計師所提供,其中在關於法令遵循之控制點上最常見的是以「本公司聘有法律顧問3,遇有法律問題時即應請教法律顧問」等之類似字眼來表示已經確保公司法令之遵循。 似乎言之成理,有法律問爭議可能時請教法律顧問,天經地義,但是這裡面忽略了一個可能的問題那就是這根本就是類似套套邏輯的說法4,公司在不知道某項法令存在時要如何察覺法律問題並請教法律顧問?外加法律規定經常改變,連專業之律師也未必能確定其在當下知曉每一項法令的最新規定,遑論非法律專業的企業經營階層了。由此可見,實務上關於法令遵循計畫之作法存有根本上的瑕疵!有效法令遵循計畫應該要設計一些控制點,與內控制度一樣的地方在於其有效性必須立基在「找出必要的控制點」並且使把守控制點之人具備達到其控制目的之能力。比方說今天規定由公司的副總經理來審核,到了他這裡的簽呈之內容是否需要作適法性之判斷而去請教法律顧問,由於該副總經理對於其簽呈所涉之內容,根本不了解法律對於其內容有無作出相關之規定,不可能知道是否要去請教法律顧問,可見這不會是有效的控制點,更何況許多其他企業內部事項根本不會簽呈到副總經理這裡來。 最重要的問題就是要如何幫企業找出真正有效的「法令遵循控制點」,正如同建立層層的關卡盡力避免企業之商業行為違反法律規定。但是這個關卡的設計與執行必須要真正有效才行,本書就是要替企業設計一套易於執行、以「文件管理」為核心控制點之「法令遵循計畫」。 參考資料: 1. 參公開發行公司建立內部控制制度處理準則第3 條。 2. 參公開發行公司建立內部控制制度處理準則第23條。 3. 請參劉立恩律師等,建構有效法令遵循制度之核心考量。 4. 套套邏輯在哲學上就是指在邏輯上永遠是「真」的那些句子,通常是一些沒有訊息內容的句子卻被拿來當作有訊息內容之陳述,通常我們聽到這些句子會認為這是沒有實質意義的,舉例來說,「如果這裡是台灣,那麼這裡是台灣」、「台灣位於大陸的東南方或是台灣不位於大陸的東南方」兩句話都是套套邏輯,他們在邏輯上為「真」沒有錯,但是人們聽起來就像是沒有意義的話。
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Flaws in Compliance Regulations for Financial Sector

After a detail analysis of these 16 items for Financial Sector, we main regulations are as follows. 筆者综合分析這16則規範,其對於金融業應如何實施法令遵循ㄧ事,主要是作出下列要求: 設置遵守法令主管(compliance officer) 金融控股公司內部控制及稽核制度實施辦法要求公司必須建立遵守法令主管制度,指定一隸屬於董事會或總經理之單位,負責制度之規劃、管理及執行,並指派高階主管一人擔任遵守法令主管,綜理法令遵循事務,至少每半年向董事會及監察人報告2。 遵守法令單位應辦理事項 建立清楚適當之法令傳達、諮詢、協調與溝通系統。 確認各項作業及管理規章均配合相關法規適時更新,使各項營運活動 符合法令規定。 訂定法令遵循之自行查核及評估內容與程序,並督導各單位定期自行 查核執行情形。 對各單位人員施以適當合宜之法規訓練3。 自行查核法令遵循作業 金融控股公司自行查核法令遵循作業,每半年至少須辦理一次,其辦理結果應送遵守法令單位備查。各單位辦理自行查核作業,應由該單位主管指定專人辦理4。 上述的「設置遵守法令主管」、「遵守法令單位應辦理事項」以及「自行查核法令遵循作業」是這16則規範當中關於法令遵循的最主要規定,當然不同事業種類之規範各有細微之不同,不過都不超出這幾個方面。唯一值得注意的是,針對保險業,主管機關在「保險業內部控制及稽核制度實施辦法」當中有針對「法令遵循制度」5、「法令遵循計畫」6與「法令遵循手冊」7作出較為明確的綱要性要求,在此即不加以贅述。 前述的金融產業相關規範當中所提供之法令遵循計畫作法,大多是要求企業必須建立一個直接隸屬於董事會或總經理之遵守法令單位,並且指派高階主管擔任法令遵循主管,綜理法律遵循事務與負責法令遵循制度之規劃、管理與執行,也都有列舉出法令遵循單位必須辦理之事項,以及每半年必須自行評估其法令遵循計畫之執行成效,並且保留相關工作底稿等等。 本書認為,這些看似具體的法令遵循計畫規範的確是可以給各公司指出一個大概的方向,讓公司企業得以依此方向去實施自己的法令遵循計畫,但是這些規範都還是漏掉了一個重點,這個重點就是企業內部的「文件」,文件的管理不僅在內部控制制度上佔據核心的地位,在法令的遵循上一樣是關鍵中的關鍵,最大的原因在於,企業的任何商業活動都會以文件的方式呈現,這些文件就是執行法令遵循計畫的最佳著力點,若相關的法令遵循計畫規範不能夠抓到這個重點的話,其規範不管如何去制定,其效果都相當有限。為了避免企業一再不慎違法、也為了要使有能力為企業判斷商業行為有無違法之虞之人士得以即時接觸重要文件,法令遵循之法律規範應該要加入文件管理的機制方為妥適。 參考資料: 1. 由於各規範內所要求建立之法令遵循計畫大同小異,所以本文主要以金融控股公司內部控制及稽核制度實施辦法之內容做說明,若有其他特殊之規範才會另外列出。 2. 金融控股公司內部控制及稽核制度實施辦法第9條。 3. 金融控股公司內部控制及稽核制度實施辦法第10條第1項。
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