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Internal Control Systems : Born With Flaws (Part 3)

2011 - 11 - 04

Corporations create affiliated companies for synergy, business development or horizontal and vertical integration. But they seldom take the operations of the affiliated companies into account then designing the internal control systems.

內控機制的先天缺陷-關係企業之內部控制遭到忽略

公司為了水平整合、垂直整合、綜效考量及業務拓展等因素經常必須設立關係企業,但是部分公司在設計內部控制制度時未將關係企業的整體營運活動一同考量,容易造成內控的漏洞。實務上,時有母公司未於內部控制制度中訂定子公司的內部控制作業、未督促子公司建立內部控制制度、亦未對子公司執行稽核作業。

某些上市、上櫃公司因為經營規模龐大,通常都在國外擁有關係企業,但是因為語言因素以及管理成本之考量,對於關係企業的內部控制要求僅止於案時提供其財務報表,方便總公司編制聯合財報。如此一來,縱使企業有良好的內部控制制度,若未確實要求關係企業遵循,也是枉然。總公司內稽人員只能以書面方式複核關係企業所給予之內控自評結果,效果有限。

關係企業的內部控制制度如果被忽略也會造成嚴重的後果。首先,關係企業營運的好壞會影響到企業本身,不論是在投資的獲利方面或是商譽方面都有舉足輕重的影響,若是因為關係企業營運上出差錯,企業本身也會因此受牽連。除此之外,一定規模以上的企業每年都必須請會計師簽證期財務報表,而公開發行公司也必須製作關係企業的聯合財報。舉例來說,資產負債表是財務報表之其中一種,必須經過會計師簽證的,而關係企業在資產負債表上是以長期股權投資的項目來呈現,如果會計師想了解該表上長期股權投資損益數字的正確性,則勢必必須也去了解關係企業的財務報表及相關內部控制制度。

縱使關係企業有了內部控制制度,也還沒完!總公司在查核關係企業、分公司或其他營業據點之工作上仍然會有實際上無法解決的齟齬。以下以證券商查核公司之實務為例:

目前實務允許證券商可以不在分公司內設置專職之稽核人員,只須指派專人辦理分公司查核作業。簡單的說,就是證券商對於其分公司的稽核方式有兩種。第一種叫做「專任稽核制」,就是每一家分公司必須設置至少一個專職的內部稽核人員,此人員只能負責內稽事務而不得處理其他種類的業務。第二種則是「自行查核制」,此種制度不要求分公司設置專職的內部稽核人員,而是可以指派兩位「兼職」的人員,在處理他種是業務之餘來處理內部查核作業。這兩種制度的另一個差別在於總公司查核分公司之頻率不同,前者半年一次,後者則是每個月就要一次。

然而,根據實務上的經驗指出,分公司內部控制優劣的重點並不在於採行哪一種稽核或查核制度,而是稽核人員本身是否具有「超然的獨立性」與管理階層的支持與重視。縱使在主管機關認為比較好的「專任稽核制」下,該專任稽核人員長期派駐在分公司,必須每天面對分公司經理人的臉色,本身的獨立性堪慮,是否能確實揭露分公司之缺失給總公司,是一個大問號,更別提「自行查核制」,由分公司所指派的兼職查核人員了。

總而言之,重點在於如何找出一個可行的方法來讓總公司有效的、獨立的稽核分公司的內控制度,才是正本清源的方法,否則就算關係企業或分公司的內部控制制度設計的再好也無法確實執行。

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Consequence of No Document Management

Take the case of Lee and Li for example, the document that plays the critical role is the full authorization from San Disk. 以理律案為例,案中扮演關鍵腳色的文件是新帝公司的全權授權書,身處工商業發達、金融市場交易頻繁的年代,各銀行、證券商莫不是「認文件不認人」,要辦任何手續可以,先看有無相關所需文件,匯款要匯款單、開戶要開戶約定書、劉偉杰要代替新帝公司開戶則是需要新帝公司的全權委託書才行,否則劉根本無法動用證券帳戶內屬於新帝公司的聯電股票,更別提將其賣出換錢了。 要是有了文件管理系統,制度設計上應該要讓理律指派另一個較高階的主管與劉偉杰共同處理新帝相關事務,而不管是開戶、提領股票或是賣出股票都必須要兩個人的簽名或蓋章,而規定高階主管在簽名時就必須將文件儲存至文件管理系統內,此交易文件即可在第一時間被稽核人員來勾稽,任何不法行為都將無所遁形。 再看看國票案,楊瑞仁的計策之所以奏效,最大的功臣是他在公司電腦系統上製作的假成交單以及假收付款憑證,如果沒有這兩種文件,台灣銀行以及國票總公司還會被騙嗎?前面也說過了,認文件不認人是當今交易常態,沒有恰當文件,一切免談! 最後,從金管會對於博達公司委託之會計師事務所所為之處分書可以得知,從檢調單位查扣的資料當中顯示,會計師在查核博達公司的銀行存款與巨額收支時缺乏相關的原始憑證(銀行匯款通知書、銀行傳票所附憑證),未選取適當樣本抽核1;以及會計師在查核銷或代理商變動時,僅詢問博達公司之經理人及核對博達提供之代理商基本資料與信用評估表及採信,並未盡其專業之注意義務2。 從上述的處分書當中我們都清楚觀察到,文件的缺乏不但造成會計師查核簽證上的困難,也會造成受查公司容易出現規避相關必要規範的情形,終至弊案一發不可收拾,一套好的文件管理系統即可以防止此類情形的發生。 除此之外,依據「公開發行公司取得或處分資產處理準則」第10條規定:「公開發行公司取得或處分有價證券,應先取具標的公司最近期經會計師查 核簽證或核閱之財務報表作為評估交易價格之參考,另交易金額達公司實 收資本額百分之二十或新臺幣三億元以上者,應洽請會計師就交易價格之 合理性表示意見。」依據審計準則公報第23號,像博達案當中出售貨款債權的附條件交易,應屬於或有事項3,查核或有事項時若發現有不符合財務會計準則公報第9號或是無法查獲相關證據時,都必須出具保留意見之查核報告。 如果有一套好的文件管理系統,這些專業人士所出具之意見書、查核報告即可以立即進入文件管理系統,在相關事項的溝通與監督上都會非常有效率。 1. 違反會計師查核簽證財務報表規則第20第1款第10目。 2.…