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Key to Internal Controls - Information and Communication

2011 - 10 - 20

Control Environment mainly consists of corporate culture which includes the integrity, values, and professional ability of the staff, styles of the management, duty delegation and organization and the cultivation of the organization and the staff.

(一)資訊與溝通跟控制環境的關係

控制環境主要是由公司的企業文化所構成,包括企業人員的操守、價值觀與專業能力,管理階層的管理哲學、經營風格與分派權責、組織及培養員工之方式。

企業內的溝通管道之暢通無阻,構成控制環境當中非常重要的一部份。如果再公司內部調閱文件是一件很麻煩的事情,任何文件資料都丟的亂七八糟、每個員工都自掃門前雪完全沒有團隊合作的精神,那我們可以斷言這樣子的控制環境是無助於內部控制制度的。

(二)資訊與溝通跟風險評估的關係

內部控制的三大目標是營運的效果與效率、財務報導的正確性以及法令的遵循,當然企業在達成這三大目標的過程當中一定會存在失敗的風險,企業必須先認清其面臨了哪些風險,然後尋求控制風險方法。

企業要有效的評估各種風險因素並且降低其發生之機率,必須要蒐集許多相關資訊並且加以分析,然後作出相關決策。例如經由財務報表的銷售數字得知A產品的銷售情況不理想,經營者就必須想辦法改善其產品或是加強促銷、透過產製部門提供的產品成分表得知不符合食品安全相關法規時則必須改變生產流程。

溝通在風險評估上扮演重要角色,從各部門發現風險所在而向管理階層報告到管理階層作出決定下達各部門執行風險控制之活動,都需要充分、適當的溝通。

(三)資訊與溝通跟控制活動之關係

風險評估使管理階層作出決策,接下來就是由各單位執行風險控制的活動,通常包括管理階層的複合、直接作業管理、對資訊處理的控制、實體控制、績效指標之使用及分工1。

以車商B賣車為例,車商B因為經濟不景氣而推出促銷方案(從付現變成分期付款零利率),銷售模式與授信條件皆有所改變,所以內部稽核人員也必須針對授信條件的控制活動作出改變,好比說到聯合徵信中心調查每一個顧客是否有退票或是破產的不良紀錄,這就是控制活動的一種。但是如果沒有聯合徵信中心的顧客信用資訊,根本無從執行控制活動。另外像是經理人將業務實際執行成果與預算及事前預測做績效比較、定期做設備盤點等控制活動也都需要相關資訊的比對。

而控制活動中如果發現任何缺失或是為了因應環境條件的改變而必須調整控制作業的流程,此時就需要由「溝通」來發揮其功能。

(四)資訊與溝通跟監督之關係

內部控制必須隨著環境的變化而做調整,所以內部控制制度除了一開始的設計之外,在日後的維持、調整上也必須下一番功夫,而要維持與調整內部控制制度,就必須持續的監督內部控制制度日常的運作方能達到此目標。

同樣以車商B推出優惠專案為例,內部稽核人員為了要評估業務部門是否有遵照標準作業流程來活動,必須調查業務部門每賣掉一台八十萬的車是否有收到客戶的三萬元現金、金額七十七萬元的本票、也無從監督;內部稽核人員也必須將這些工作底稿與其稽核報告一以及每個月一萬元額度的信用卡扣款授權書等,要是沒有這些資訊根本不能監督一同建檔,董事會才有辦法藉此評估內部稽核人員的工作內容及成效。

溝通的功能則表現在稽核單位與各其他單位間、稽核單位與董事會間、管理階層及各單位間,如果在這些資訊傳遞上不充分(不確實)或不適當(不即時),內部控制的缺失就容易被忽略而造成弊端或損失。例如車商B的業務單位少收了七十七萬的本票卻未告知稽核單位,就會造成貨款損失的危險。

1. 參COSO委員會著,馬秀如譯,內部控制-整體架構,60-61頁。

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Internal Controls Can Be Easy

We have introduced the history of internal controls in the previous chapters in this book, including its goals and factors and related laws and practices. 在前面的章節當中本書對「內部控制」的來龍去脈做了詳盡的介紹,包括內部控制的三大目標(營運效果與效率、財務報導的正確性及法令的遵循)、五大要素(控制環境、風險評估、控制活動、資訊與溝通及監督)、美中台的相關法令規範與我國內部控制實務上遭遇之困難,相信讀者們對於內部控制的大致上輪廓已經可以瞭然於胸了!然而,「嗯,我知道內部控制是怎麼一回事了!」與「我的公司已經有一套簡單、實用又有效的內部控制制度了!」還是兩碼子事。 內部控制制度既然是一種公司內部從上到下所有部門間的標準作業流程,其牽涉公司當中的所有部門包括行銷、業務、生產、設計研發、會計等各種不同專業的部門,要設計一套適合自己的公司、簡便、有效、符合成本並且能隨時應變環境變化的內部控制制度卻不是人人做的到的事情,實務上還是常常遇到許多困難如:內部控制制度本質上的缺陷、淪為應付主管機關的稻草人以及無法確實稽核分公司的業務。 先說一個發人省思的小故事:小明是一個從小就很健康,不太常生病的小孩子,某一天小明不知怎麼的開始不停的打噴嚏、流鼻水以及眼睛紅腫,小明的爸爸媽媽以為小明著涼感冒了,就帶小明去看醫生。 醫生說小明的症狀應該就僅僅是普通的小感冒,吃個藥、多喝水幾天之內應該就會好了,小明的父母也因此就放心許多了,帶著小明回家了。沒想到把三天的藥都吃完了,小明還是會不停的打噴嚏、流鼻水 ,症狀沒有什麼改善,小明的父母擔心是不是有什麼嚴重的疾病沒有被檢查出來,這一次帶小明去比較大一點的醫院,想要做全面一點的檢查。 大醫院的醫生雖然幫小明做了全面性的身體健康檢查,卻沒有發現什麼重大疾病或是不對勁的地方,認為這只是之前的流行性感冒病毒比較頑強,還沒有被治好而已,所以就開了一個禮拜份量的特效藥給小明。這一個禮拜小明按時吃藥、勤補充水分,而且充分的休息,但是一個禮拜過了之後,還是沒有明顯的改善,小明的父母對於小明的病情感到非常頭痛,不知道如何是好。 在某一次的家庭聚會當中,小明的父母與其他親戚談論到小明的病情,小明的伯父認為小明可能不是感冒而是過敏,因為他的小孩也曾經有與小明類似的打噴嚏、流鼻水的症狀,一旦遠離過敏原就會不藥而癒。小明的富母這時候才恍然大悟,因為在小明生病的不久之前,他們買了一隻寵物貓當作生日禮物給小明飼養,很可能就是造成小明過敏症狀的元兇。 果然,在小明的父母把寵物貓送給朋友收養之後,小明再也不會打噴嚏、流鼻水了,又恢復成健健康康的小男孩了。 小故事,大道理:當我們在生活當中遇到問題的時候,往往只看到問題的表象,沒有抓到本質與核心,所以在尋求解決問題的方法的時候也會朝向錯誤的方向前進,最後的結果就是投注許多金錢、時間與心力確無法解決問題,只想到治標,沒想到治本。小明的父母與醫生都以為打噴嚏、流鼻水就一定是感冒,所以就以此為前提來治療小明的症狀,結果是治標而徒勞無功;一旦小明的伯父一針見血的指出是過敏之後,輕輕鬆鬆的就解決了小明的過敏問題,這才是治本之道,正本清源之法。 同樣的道理,在建立、維持公司當中的內部控制制度時,我們也必須先找出問題的核心、本質,直接針對核心問題提出有效方法,方能以花費最少成本的方法來達到最大的實際效益。 而這個內部控制制度的關鍵核心就是電子化的文件管理。

PEWC Scandal

PEWC has been founded for over half a century, it belonged to the first phase to build conventional industry, and then started to diversify and become more international. 走過半個世紀的「太平洋電線電纜公司」,從以前屬於創建傳統產業基礎的第一階段,到開啟多角化與國際化的第二階段。太電為台灣地區最大的電線電纜製造廠之一,不但在泰國、新加坡、澳洲、大陸地區有廠房,多角化的發展,更使太電成為一個跨足線纜、光電、通訊、衛星電視、電子資訊及高速鐵路等事業的企業集團。 1994年太電公司當時之副總經理及財務長胡洪九,利用公司資金在香港、英屬維京群島等地設立公司,以太電公司為擔保透過海外公司發行公司債,外加使用轉投資、不當交易等方式將資金轉入這些海外公司,再將這些資金匯到146家海外公司洗錢。 胡洪九還利用海外交叉持股,用太電公司在香港的資金購買不動產,將其登記再另一家海外公司名下,其擅自處分太電公司資產並不當挪用,利用假定存單掩飾資金缺口,事後企圖解散海外公司以防減掉追查,前前後後共掏空太電公司約171億元,使公司陷入財務危機,被媒體形容為世紀經濟犯罪掏空案。 太電公司於民國54年即已上市,長久以來被視為成長性佳的績優股,股東人數眾多,受到掏空案影響,導致太電下市,投資人受害人數創下新紀錄,國安基金也慘賠17億,等於是全民埋單!