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SOP Combo

2011 - 10 - 11

SOP stands for Standard Operating Procedure. The purpose of SOP is to regulate workflow as a standard, written regulations.

SOP是Standard Operating Procedure 的縮寫,意思是標準作業流程,標準作業流程的功能在於將工作上相關的流程做成制式化的書面規範,使從事相關作業的人能夠「按表操課」,快速進入狀況,達到「按部就班、縮短學習時間、減少異常的目標」。每一家企業都會有自己的SOP,這些SOP就是具體落實的內部控制制度。

我們在前面的章節不斷的提到「企業的內部控制很重要」、「做好內控就可以防弊興利」,想必讀者們現在一定很想一窺「內部控制」的堂奧,本節將會深入淺出的將內部控制的基本觀念介紹給大家。

內部控制,目前最被廣為接受的說法是由美國的COSO委員會^1所提出的定義,簡單的說,內部控制就是一種過程,其有效與否受到企業的董事會、經營階層以及員工等企業全體人員是否遵守而定,而內部控制的目標在於企業營運之效果與效率、財務報導之正確性以及遵循相關的法規,這三個目標就是內部控制的三大目標。精簡扼要的用一句話來描述的話,就是企業內部環環相扣的標準作業程序、或是企業內各部門作業流程之總和。

從上面所說的定義來看,讀者們應該要了解到,內部控制是一個非常廣泛的概念,牽涉到企業經營的各種面向,與整個企業息息相關。

沒有任何一種內部控制制度是放諸四海皆準的,因為各種企業不論是在規模、業務種類、經營風格都大不相同,他們當然也需要不一樣的內部控制制度;沒有任何一種內部控制制度是完美無瑕的,一套有效的內部控制可以提供企業通往內部控制三大目標的合理保證,但是仍然有可能被有心人士規避,比如說員工無心的疏失、員工聯手舞弊或是管理階層踰越內部控制都會使內部控制失靈,第一章的各類弊案正是最佳例子。

內部控制之於企業,正如同鞋子之於人。每個人都要穿鞋子來保護他的腳,但是每個人的腳大小不同,需要不同SIZE的鞋子才會合腳;穿了鞋子較當然受到合理的保護,但是踩到太尖銳的東西還是會穿透鞋子而傷到腳。

1. 1985年至1987年間由美國會計師協會(American Institute of Certified Public Accountants)、美國會計協會(American Accounting Association)、內部稽核協會(Institute of Internal Auditors)、管理會計人員協會(Institute of Management Accountants)、財務負責人協會(Financial Executive Institute)等五個單位共同贊助組成一個全國性的「不實財務報導全國委員會」(National Commission on Fraudulent Financial Reporting,簡稱Treadway委員會),其主要目的在於研究如何解決美國公司的不實財報問題,內部控制也是其中一環,而因為有感內部控制的重要性,Treadway建議再由這些贊助組織另外成立一個委員會專門研究內部控制的議題,COSO委員會即因應運而生。

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Consequence of No Document Management

Take the case of Lee and Li for example, the document that plays the critical role is the full authorization from San Disk. 以理律案為例,案中扮演關鍵腳色的文件是新帝公司的全權授權書,身處工商業發達、金融市場交易頻繁的年代,各銀行、證券商莫不是「認文件不認人」,要辦任何手續可以,先看有無相關所需文件,匯款要匯款單、開戶要開戶約定書、劉偉杰要代替新帝公司開戶則是需要新帝公司的全權委託書才行,否則劉根本無法動用證券帳戶內屬於新帝公司的聯電股票,更別提將其賣出換錢了。 要是有了文件管理系統,制度設計上應該要讓理律指派另一個較高階的主管與劉偉杰共同處理新帝相關事務,而不管是開戶、提領股票或是賣出股票都必須要兩個人的簽名或蓋章,而規定高階主管在簽名時就必須將文件儲存至文件管理系統內,此交易文件即可在第一時間被稽核人員來勾稽,任何不法行為都將無所遁形。 再看看國票案,楊瑞仁的計策之所以奏效,最大的功臣是他在公司電腦系統上製作的假成交單以及假收付款憑證,如果沒有這兩種文件,台灣銀行以及國票總公司還會被騙嗎?前面也說過了,認文件不認人是當今交易常態,沒有恰當文件,一切免談! 最後,從金管會對於博達公司委託之會計師事務所所為之處分書可以得知,從檢調單位查扣的資料當中顯示,會計師在查核博達公司的銀行存款與巨額收支時缺乏相關的原始憑證(銀行匯款通知書、銀行傳票所附憑證),未選取適當樣本抽核1;以及會計師在查核銷或代理商變動時,僅詢問博達公司之經理人及核對博達提供之代理商基本資料與信用評估表及採信,並未盡其專業之注意義務2。 從上述的處分書當中我們都清楚觀察到,文件的缺乏不但造成會計師查核簽證上的困難,也會造成受查公司容易出現規避相關必要規範的情形,終至弊案一發不可收拾,一套好的文件管理系統即可以防止此類情形的發生。 除此之外,依據「公開發行公司取得或處分資產處理準則」第10條規定:「公開發行公司取得或處分有價證券,應先取具標的公司最近期經會計師查 核簽證或核閱之財務報表作為評估交易價格之參考,另交易金額達公司實 收資本額百分之二十或新臺幣三億元以上者,應洽請會計師就交易價格之 合理性表示意見。」依據審計準則公報第23號,像博達案當中出售貨款債權的附條件交易,應屬於或有事項3,查核或有事項時若發現有不符合財務會計準則公報第9號或是無法查獲相關證據時,都必須出具保留意見之查核報告。 如果有一套好的文件管理系統,這些專業人士所出具之意見書、查核報告即可以立即進入文件管理系統,在相關事項的溝通與監督上都會非常有效率。 1. 違反會計師查核簽證財務報表規則第20第1款第10目。 2.…

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