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SOP Combo

2011 - 10 - 11

SOP stands for Standard Operating Procedure. The purpose of SOP is to regulate workflow as a standard, written regulations.

SOP是Standard Operating Procedure 的縮寫,意思是標準作業流程,標準作業流程的功能在於將工作上相關的流程做成制式化的書面規範,使從事相關作業的人能夠「按表操課」,快速進入狀況,達到「按部就班、縮短學習時間、減少異常的目標」。每一家企業都會有自己的SOP,這些SOP就是具體落實的內部控制制度。

我們在前面的章節不斷的提到「企業的內部控制很重要」、「做好內控就可以防弊興利」,想必讀者們現在一定很想一窺「內部控制」的堂奧,本節將會深入淺出的將內部控制的基本觀念介紹給大家。

內部控制,目前最被廣為接受的說法是由美國的COSO委員會^1所提出的定義,簡單的說,內部控制就是一種過程,其有效與否受到企業的董事會、經營階層以及員工等企業全體人員是否遵守而定,而內部控制的目標在於企業營運之效果與效率、財務報導之正確性以及遵循相關的法規,這三個目標就是內部控制的三大目標。精簡扼要的用一句話來描述的話,就是企業內部環環相扣的標準作業程序、或是企業內各部門作業流程之總和。

從上面所說的定義來看,讀者們應該要了解到,內部控制是一個非常廣泛的概念,牽涉到企業經營的各種面向,與整個企業息息相關。

沒有任何一種內部控制制度是放諸四海皆準的,因為各種企業不論是在規模、業務種類、經營風格都大不相同,他們當然也需要不一樣的內部控制制度;沒有任何一種內部控制制度是完美無瑕的,一套有效的內部控制可以提供企業通往內部控制三大目標的合理保證,但是仍然有可能被有心人士規避,比如說員工無心的疏失、員工聯手舞弊或是管理階層踰越內部控制都會使內部控制失靈,第一章的各類弊案正是最佳例子。

內部控制之於企業,正如同鞋子之於人。每個人都要穿鞋子來保護他的腳,但是每個人的腳大小不同,需要不同SIZE的鞋子才會合腳;穿了鞋子較當然受到合理的保護,但是踩到太尖銳的東西還是會穿透鞋子而傷到腳。

1. 1985年至1987年間由美國會計師協會(American Institute of Certified Public Accountants)、美國會計協會(American Accounting Association)、內部稽核協會(Institute of Internal Auditors)、管理會計人員協會(Institute of Management Accountants)、財務負責人協會(Financial Executive Institute)等五個單位共同贊助組成一個全國性的「不實財務報導全國委員會」(National Commission on Fraudulent Financial Reporting,簡稱Treadway委員會),其主要目的在於研究如何解決美國公司的不實財報問題,內部控制也是其中一環,而因為有感內部控制的重要性,Treadway建議再由這些贊助組織另外成立一個委員會專門研究內部控制的議題,COSO委員會即因應運而生。

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In 2002, U.S has passed Sarbanes-Oxley Act, to reform corporate security regulations and protect investor from fraudulent accounting activities by corporations. 美國於2002年以史無前例的速度通過了七十年來最大的公司證券法制改革-沙氏法案(又稱企業改革法案)來因應自2001年底以來陸續爆發的知名公司之財務弊案,而其中恩龍公司於2001年底申請破產保護正是這一連串企業弊案的開端。 2001年10月,恩龍公司公布當年第三季的損失達6億美元後,遭到美國證管會以及司法部的調查,牽扯出恩龍公司財報造假、負責查帳的會計師無法發揮應有功能的弊案。 在相關單位正式調查之後,恩龍公司向證管會報告其以前的財務報表有錯誤而要修正,將原本隱藏的十億美元損失揭露,另外還宣布股東權益必須調降12億美元,此時恩龍公司的股價也早就跌至谷底,同年底恩龍公司只好向法院申請破產保護,成為當時美國有史以來最大的破產案。同樣的受害者仍是投資人、債權人以及市場信心及金融秩序。負責簽證的安達信(美果五大會計師事務所龍頭)會計事務所也跟著倒閉。 恩龍公司為了擴張業務而使用會計技巧,透過設立關係企業[1]的手法募集資金,以便維持股價跟信用評鑒,而且依照規定[2]恩龍公司的財報當中並不用揭露關係企業的交易情形,恩龍公司便利用此漏洞來從事非常規交易,創造公司帳面上的利潤。簡單的說,就是用關係企業承擔虧損來製造恩龍公司的帳面上數字,但是其實真正要承受虧損的還是恩龍公司本身。 恩龍弊案的最大問題出在重要的財務資訊沒有揭露給投資人,利用複雜的會計方法與關係企業與以掩飾,使投資人受到矇騙,認為公司的財務狀況前景看好,所以問題仍然是出在這些財物業務文件上面,資訊不夠充分。 博達案被稱為「臺灣的恩龍案」並不是沒有道理的,因為恩龍案與博達案的問題都出在於利用子公司或空殼公司做非常規交易,欺騙投資人,另外負責查帳的安達信會計師事務所又因為自身利益關係而放水,外部審核機制形同虛設。 安達信會計事務所的行為正好可以作為本書提出創新觀點的佐證,因為安達信會計事務所在2001年得知恩隆公司受到主管機關的調查時,其合夥人立刻命令將與恩隆公司有關之文件予以銷毀,包括許多紙本、電子郵件與電子檔資料,企圖湮滅恩隆公司與其會計事務所為不法行為之證據,由此我們更清楚了解文件的保存對於事後發現真實、追究責任之重要性。 除此之外,如同博達案我們所提到的,恩龍公司在與自己的關係企業從事各種交易的時候會產生各種文件,契約、訂單、匯款單、銀行對帳單以及各種書信往來等,這些文件因為沒有充分的表現交易資訊內容,而誤導投資人及證券分析專家,致使弊案造成之傷害擴大。將所有交易過程中產生的文件保存好,一旦被製作出來就必須立即建檔,那麼就算某些文件是有問題的也可以防患於未然,而且把各種相關的文件放在一起也有利於事後公司內部的稽核或是會計師事務所的查帳。縱然會計師事務所與被簽核的公司有掛勾,這些保存的文件也會使不肖會計師無所遁形! 參考資料: 1. Special purpose entity, 有稱做「特殊目的事業機構」、「特殊目的公司」等。 2.依美國財務會計準則委員會訂定的財務會計準則規範No.140第34、36段規定,只要有除了特殊目的事業公司之母公司以外之單一投資人投資該機構達總價值百分之三時,該機構的交易活動就不用在母公司之合併財報中揭露。此為會計上所稱之「資產負債表外之交易」(off-balanced…