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Lack of Internal Controls Mechanism : Faulty Business Operations

2011 - 09 - 30

What problem would arise if we do not implement proper internal controls mechanism? The mechanism itself aims to assist business owners to have a full and appropriate control over their company.

談完了內部控制的三大目標、五大要素,我們要來看看如果沒有把內部控制機制做好,到底會遇到什麼樣子的難題呢?內部控制制度本身是希望能幫助企業主對於其企業的營運有良好、全面的掌控,並且有利期監督,並且改良各種制度,所以一旦內部控制制度出了問題或是根本沒有控制制度,基本上各種難題都會應運而生,就像成語所說的「禍不單行」啦。基本上各家企業都會有一定的營運流程,那就是內部控制的一種,當然好壞或是完整與否就不一定了。

在這裡本書想要根據內部控制的三大目標來對讀者們說明,如果企業內部沒有一套好的內部控制,會產生什麼樣子的災難。

內部控制三大目標的第一個目標既然是營運的效果與效率,反面來看,如果企業沒有做好內部控制,企業的營運就會無法達到其效果與效率。那為什麼會因此沒有效果與效率呢?我們用最簡單的舉例方式來告訴大家。

A製造商的業務部門拿到了客戶的訂單,然後交給生產部門來報價給客戶好簽訂契約,但是因為內部溝通上的疏忽,造成生產部門根本不知道有訂單進來而未即時報價,最後因此喪失了這筆交易。這一筆交易可能是數百萬,或者是數千萬的訂單,對於A企業的營運影響至鉅。

讓我們來看看另一個例子,B企業的生產部門收到客戶的桌上型電腦訂單之後就趕緊報價,而且也順利的把客戶所要的產品生產出來了,事後卻發現做出來的電腦主機板與客戶所要求型號不相同,回頭調查時才發現原來是在設計圖的傳遞時發生了錯誤,搞混了各個客戶所提供的設計圖,B公司不但白白生產了一倉庫的電腦,可能還要吃上違約的官司呢!

內部控制做不好,不只再公司內部的資訊互相傳遞可能會出現問題,在公司本身跟客戶之間也可能會造成困擾。C企業在與客戶洽談買賣契約的時候,因為契約內容牽涉甚廣,必須逐條商議,各種契約版本在締約雙方間多次傳送,最後終於拍板定案,由公司的秘書小姐將最終決定版本的契約傳送給對方確認。事隔數年後,C公司與客戶間發生生意往來上的爭議,必須尋求契約條款的規定來與以解決,才赫然發現當初訂定的契約條款怎麼不是真正的最終版本,因而無法依據原本的契約條款主張權利。

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