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Three Objectives of Internal Controls

Each company has own objectives to accomplish. Common ones probably are the annual sales targets, the number of new businesses to expand, or something like that. 每一家企業都會有自己希望能夠達成的目標,最常聽聞的可能是希望今年的營業額達到多少、預計擴張幾家營業據點之類的。當然,公司有大有小,經營的項目也千奇百怪,各公司企業欲達到的目標自然也是推陳出新的了。 我們前面也提過了,內部控制制度就像是人穿的鞋子,不可能剛好符合每個人的腳,所以每雙鞋子會因應不同的需求來設計其功能及造型,有適合運動的、符合正式場合要求的、可以爬山的等等,但是不同功能的鞋子仍然具有鞋子的基本、共通的目標-保護你的腳。 不同公司企業間當然也有共通的目標了,像是賺錢、繼續生存就是每家企業都會有的目標。內部控制制度就是針對一些企業間共通的目標,來提供經營者控制企業活動的過程及方法。 COSO委員會所提出的內部控制三大目標,分別是營運的效果與效率、財務文件的正確性以及法令規範的遵循,以下這三大目標就是每一家企業都需要追求的目標。 (一)營運的效果與效率 當我們談到企業營運的「效果」,其實就是在談這家企業東西賣不賣的出去、賺不賺的到錢,營利是企業存在的最原始、最本質的目的了,縱然賺錢不是企業存在的唯一目的,也不能否認它的重要性。營運的效率則是指企業所掌握的資源(人力、時間、金錢、設備)是否被有效的利用。 舉例來說,今天有A、B兩家企業,當年淨獲利都是一億新台幣,我們會認為這兩家企業的營運是有效果的;而談到營運效率的時候我們可能會去觀察A、B的資本額以及員工人數多寡,發現A為資本額三千萬,30人的小型公司、B則是擁有五十億資本員工近千人的大企業,B相較於A就顯的相當的沒有效率。    由此可見,企業光是賺錢還不夠,企業還必需學習如何妥善的運用其所擁有的資源來提高利潤,企業的經營要效果與效率並重,這是內部控制制度非常關心的一個部份。 (二)財務文件的正確性 財務文件就像是一家企業的體檢表,從各種財務文件上提供的資訊可以使我們得知這間企業的營運得順不順利、財務狀況是否優良,對於市場、投資人、債權人等利害關係人來說,企業的財務文件是他們唯一可以從企業內部獲得的資訊,是否可以安心將自己所擁有的金錢投資或是借貸給這一家企業,都必須仰仗這些財務文件。 換句話說,要是這些財務文件的內容有錯誤或是不實的資訊的話,就會造成市場及投資人被這些文件欺騙或是誤導,像是美國的恩龍案、世界通訊案、台灣的博達案都是財務文件不實而使投資人不斷的將資金注入這些公司,最後發現有問題的時候卻已經救不回來了,連帶造成的損失真的非常巨大。 基於企業內部的財務文件對於不論是整個金融市場或是個別投資人的重要性,內部控制的第二個大目標就是要確保企業內部財務文件內容的資訊都是正確的。 基本上COSO委員會的報告是針對公開發行公司所提出的,所以財務文件也是指這些公開發行公司應法規2要求所提出的財務文件,所以到這裡讀者可能會有疑問,那除了公開發行公司以外的其他非公開發行的公司,是不是就不用去關心公司內的財務文件正確與否呢?
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Lack of Internal Controls Mechanism : Faulty Business Operations

What problem would arise if we do not implement proper internal controls mechanism? The mechanism itself aims to assist business owners to have a full and appropriate control over their company. 談完了內部控制的三大目標、五大要素,我們要來看看如果沒有把內部控制機制做好,到底會遇到什麼樣子的難題呢?內部控制制度本身是希望能幫助企業主對於其企業的營運有良好、全面的掌控,並且有利期監督,並且改良各種制度,所以一旦內部控制制度出了問題或是根本沒有控制制度,基本上各種難題都會應運而生,就像成語所說的「禍不單行」啦。基本上各家企業都會有一定的營運流程,那就是內部控制的一種,當然好壞或是完整與否就不一定了。 在這裡本書想要根據內部控制的三大目標來對讀者們說明,如果企業內部沒有一套好的內部控制,會產生什麼樣子的災難。 內部控制三大目標的第一個目標既然是營運的效果與效率,反面來看,如果企業沒有做好內部控制,企業的營運就會無法達到其效果與效率。那為什麼會因此沒有效果與效率呢?我們用最簡單的舉例方式來告訴大家。 A製造商的業務部門拿到了客戶的訂單,然後交給生產部門來報價給客戶好簽訂契約,但是因為內部溝通上的疏忽,造成生產部門根本不知道有訂單進來而未即時報價,最後因此喪失了這筆交易。這一筆交易可能是數百萬,或者是數千萬的訂單,對於A企業的營運影響至鉅。 讓我們來看看另一個例子,B企業的生產部門收到客戶的桌上型電腦訂單之後就趕緊報價,而且也順利的把客戶所要的產品生產出來了,事後卻發現做出來的電腦主機板與客戶所要求型號不相同,回頭調查時才發現原來是在設計圖的傳遞時發生了錯誤,搞混了各個客戶所提供的設計圖,B公司不但白白生產了一倉庫的電腦,可能還要吃上違約的官司呢! 內部控制做不好,不只再公司內部的資訊互相傳遞可能會出現問題,在公司本身跟客戶之間也可能會造成困擾。C企業在與客戶洽談買賣契約的時候,因為契約內容牽涉甚廣,必須逐條商議,各種契約版本在締約雙方間多次傳送,最後終於拍板定案,由公司的秘書小姐將最終決定版本的契約傳送給對方確認。事隔數年後,C公司與客戶間發生生意往來上的爭議,必須尋求契約條款的規定來與以解決,才赫然發現當初訂定的契約條款怎麼不是真正的最終版本,因而無法依據原本的契約條款主張權利。
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Other Cases

Besides the criminal law, corporate law, securities and exchange act, patent law, and fair trade act, there are many laws that are highly important to business owners. 除了本書前面章節裡面談到的刑法、公司法、證券交易法、專利法與公平交易法之外,與公司負責人息息相關的法律還有許多種1,舉幾個例子來說: 勞工安全衛生法(技術性) 勞工安全衛生法之立法目的在於防止職業災害,保障勞工安全與健康2,如該法規定雇主應該要設置必要的安全衛生設備防止特定災害之發生3,還有像是如果是具有危險系的機器設備則是需要經過主管機關之檢查合格後才可以使用4,若違反這些規定而發生職業災害的話就要負擔刑事責任5。 稅捐稽徵法(抽象) 人民都有納稅的義務,各企業行號當然也必須依照稅捐稽徵法之規定繳納各種稅捐,如果納稅義務人有使用詐術或其他不正之方法逃漏稅捐者,依稅捐稽徵法第41條之規定就有五年以下的有期徒刑還可能併科六萬元以下之罰金! 企業都要節稅,但是正當與不正當就會有天差地別的後果。 商業會計法(技術) 商業會計法則是規範公司行號當中的各種會計事務之法規,因為企業的各種財務報對於國家整體的經濟與廣大的投資人來說都有深遠的影響,其重要性不言可喻,所以如果企業的商業負責人或是會計人員有不實製作、銷毀或是偽造變造各種會計表冊時也負擔刑事責任6。 消費者保護法(技術) 消費者保護法是為了保護消費者權益,促進國民消費生活安全,提昇國民消費生活品質而被制定7。從事設計、生產、製造商品或提供服務之企業經營者,對於其所提供之商品或服務都必須確保其安全性,對於該產品可能具有的危險性也必須適當註明,否則因此發生損害於消費者時必須負賠償責任8。 更多法規 更多的法規如針對環境保護所制定的空氣污染防制法、水污染防制法,針對勞工權益保障之勞動基準法等等都是企業營運當中不可避免的法令規範,一旦不小心違反其中任何一種都會令企業產生巨大影響,思索如何有效遵循法令,是一個對企業經營者來說亟需解決的嚴肅課題。 參考資料:
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