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Lack of Compalince Policy in Public Traded Companies

2011 - 09 - 05

Besides financial sectors, other public traded companies are facing more serious problems.

除了金融相關產業的規範問題之外,其他公開發行公司所面臨的問題更加嚴重,公開發行公司在法令遵循此方面僅有「公開發行公司建立內部控制制度處理準則」當中有稍微提到法令遵循是內部控制的目標之一1,以及在內控自評的時候也必須評估公司是否已經遵循法令2,但是對於法令遵循計畫要如何實施卻是完全沒有相關的細節,與金融相關產業「稍微具體」的規範相較更是令企業無所適從。

目前我國各公開發行公司於內部控制中有關「法令遵循」風險、控制點及內部控制制度之設計,多屬證券商與簽證會計師所提供,其中在關於法令遵循之控制點上最常見的是以「本公司聘有法律顧問3,遇有法律問題時即應請教法律顧問」等之類似字眼來表示已經確保公司法令之遵循。

似乎言之成理,有法律問爭議可能時請教法律顧問,天經地義,但是這裡面忽略了一個可能的問題那就是這根本就是類似套套邏輯的說法4,公司在不知道某項法令存在時要如何察覺法律問題並請教法律顧問?外加法律規定經常改變,連專業之律師也未必能確定其在當下知曉每一項法令的最新規定,遑論非法律專業的企業經營階層了。由此可見,實務上關於法令遵循計畫之作法存有根本上的瑕疵!有效法令遵循計畫應該要設計一些控制點,與內控制度一樣的地方在於其有效性必須立基在「找出必要的控制點」並且使把守控制點之人具備達到其控制目的之能力。比方說今天規定由公司的副總經理來審核,到了他這裡的簽呈之內容是否需要作適法性之判斷而去請教法律顧問,由於該副總經理對於其簽呈所涉之內容,根本不了解法律對於其內容有無作出相關之規定,不可能知道是否要去請教法律顧問,可見這不會是有效的控制點,更何況許多其他企業內部事項根本不會簽呈到副總經理這裡來。

最重要的問題就是要如何幫企業找出真正有效的「法令遵循控制點」,正如同建立層層的關卡盡力避免企業之商業行為違反法律規定。但是這個關卡的設計與執行必須要真正有效才行,本書就是要替企業設計一套易於執行、以「文件管理」為核心控制點之「法令遵循計畫」。

參考資料:
1. 參公開發行公司建立內部控制制度處理準則第3 條。
2. 參公開發行公司建立內部控制制度處理準則第23條。
3. 請參劉立恩律師等,建構有效法令遵循制度之核心考量。
4. 套套邏輯在哲學上就是指在邏輯上永遠是「真」的那些句子,通常是一些沒有訊息內容的句子卻被拿來當作有訊息內容之陳述,通常我們聽到這些句子會認為這是沒有實質意義的,舉例來說,「如果這裡是台灣,那麼這裡是台灣」、「台灣位於大陸的東南方或是台灣不位於大陸的東南方」兩句話都是套套邏輯,他們在邏輯上為「真」沒有錯,但是人們聽起來就像是沒有意義的話。

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Global Cases ( Patent Infringement )

From these cases, it’s easy to tell that the compliance issues are everywhere in business activities. After all ,there are simply too many laws to comply. 從上面幾個簡單的例子讀者可以清楚了解到事實上在企業的商業活動當中,動不動就有可能會違反法律,畢竟,企業必須遵守的法律實在是太多了,多到企業經營者根本無法全盤兼顧,更何況新的法律雖時都在增訂,要不誤觸法網真的很難,更殘酷的一點是,除了台灣的法律企業必須遵守之外,還有國外的法律也不能不管,這裡便要舉一兩個違反國外法律的例子。 案例事實1(違反德國專利法) A公司是專門生產電子產品的企業,為了能順利將其產品推廣到全世界,而計畫參與在德國舉辦之世界知名的消費電子展覽,A公司為了參加此展覽精心籌劃了許久,但是卻萬萬沒有想到,展覽才開始沒多久,就有大批德國檢警出現在展覽攤位前,宣稱A公司所展覽的產品遭到指控有侵害B公司的專利權之情事,而將A公司的相關產品予以全數扣押,使A公司不旦期待已久之展覽付諸流水,商機盡失,大批產品被扣押,可能還要負擔違反該國專利法之相關責任,損失慘重! 案例事實2(違反美國專利法)1 聯華電子股份有限公司(以下簡稱聯電)於2001年向美國國際貿易委員會(International Trade Commission,簡稱ITC)指控矽統科技股份有限公司(以下簡稱矽統)侵害其所擁有之兩項美國專利權,要求美國國際貿易委員會展開調查。聯電聲稱矽統於美國境外製造並進口至美國的晶片包含有聯電所擁有的美國專利技術內容,要求ITC展開調查、依據美國關稅法337條禁止矽統繼續進口及在美國境內銷售該晶片並將侵權之晶片排除於美國境外。 最後委員會認定聯電的專利權係屬有效,而矽統之銷售與進口該晶片是違反美國專利法之規定,發布排除命令,直到2017年以前所有侵權相關之產品都不得輸入美國或是在美國銷售。 矽統於得知裁決結果之後便與聯電協商,由聯電「入股」矽統而董事長則由聯電的執行長來擔任,由此也可得知企業法令遵循之重要性,一不謹慎連經營權都得拱手讓人了! 違法理由分析…

Should Only Publicly Traded Companies Implement Internal Controls?

The answer is obviously no, every company should implement internal controls. For instance, a company with NTD$ 200 million annual sales is not a big company in Taiwan, but failure in internal controls could cause millions…

Document Mangement is the Core of Internal Control System

Information and communication is the core among 5 factors of internal controls, and document management is the most important practice of information and communication. 「文件管理」是內部控制制度的核心觀念 資訊與溝通是內部控制五大要素中的核心要素,而「文件管理」則是資訊與溝通中最為重要之實踐。 人類的知識、常識或是各種人類所思、所知的內容都必須藉由特定的媒介才能將其呈現出來而讓他人得以感知、聽聞進而達到溝通之功能,而這些承載人類所思、所知內容的媒介形式,我們即稱之為資訊。 在企業當中的資訊會有哪些媒介形式?傳統紙本資料如契約、訂單、對帳單、往來書信、財務報表….等;數位資料如電子郵件、電子檔案等,這些媒介都是企業所擁有的資訊。 而不論是傳統紙本或是數位檔案,都是本書所謂的「文件管理」所欲涵蓋的「文件」範疇,換句話說,我們可以認為,不管大小、內外、重要與否的所有資訊都是以「文件」的形式存在於企業內部。掌握文件,就掌握了企業內部的所有資訊。 此外,除非有人會「心電感應」或是「讀心術」之類的技巧,否則企業當中仍需藉由「溝通」的過程來達成各種營運目標,而「溝通」主要就是以「文件」的傳遞為主,例如管理階層已發電子郵件之方式下達公司新政策、業務部門接到訂單後傳真給工廠生產線、內部稽核人員撰寫稽核報告呈交董事會等。 經由這個溝通的過程,資訊本身才能發揮其功能,這正是之所以資訊與溝通這麼密不可分的緣故。缺乏資訊,溝通猶如失根蘭花;缺乏溝通,資訊毫無用武之地! 經由上述說法,本書提出前所未有的創新觀點:既然資訊與溝通是貫穿內部控制的要素,資訊與溝通的良窳對企業內控制度影響深遠,而資訊與溝通在企業中的實踐則是以企業內的「文件」為主,所以,「文件管理」的成功與否便成為企業內部控制制度決定性的因素、核心中的核心!