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PUBLIC TRADED COMPANIES

Should Only Publicly Traded Companies Implement Internal Controls?

The answer is obviously no, every company should implement internal controls. For instance, a company with NTD$ 200 million annual sales is not a big company in Taiwan, but failure in internal controls could cause millions dollars in damage. 這個問題的答案是否定的,也就是說任何一間公司都必須要做內控。舉例來說,一間年營業額五、六億的公司在台灣並不算是一間大公司,但是一旦內控出了問題,損失還是可能高達數百萬元,這樣子的損失也不是公司所樂見的,所以還是要做內控,好的內控不但防弊,還能增進公司的經營效率。內控要是做不好,「錢」途真的不保。
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Internal Auditing Staff Unqualified

Guess what’s the average salary for an internal auditor? And what’s the reasonable salary for the position? 請讀者猜猜看稽核人員的平均月薪資是多少?再請讀者猜猜看,要找到真正適任的稽核人員(適任之標準請參考以下說明)合理的月薪又是多少? 由於稽核人員之日常作業其獨立性很高且必須獨立就受查單位完成稽核報告(或初稿),所以公司裡面的稽核人員不能只有少數一兩位,而是應該要每一個稽核人員都要具備以下的專業能力與人格特質。 最理想的稽核人員必須具備之專業能力有幾大面向1 (1) 學經歷與專業證照 內部稽核是一個跨領域的工作,而且內部稽核人員又必須時常應付多變的環境,教育程度是一個稱職的稽核人員不可或缺的基礎條件。另外,越來越多的企業在僱用內部稽核人員時會要求相關的專業證照如內部稽核師、電腦稽核師及會計師等。 (2) 超然獨立與積極態度 內部稽核人員由於其肩負發現組織缺失並且改善的職責,必須具備正直的人格,而且維持其超然之獨立性,這兩點都對於稽核部門的整體工作品質有非常大的影響,所以稽核人員執行職務必須勿枉勿縱並且不受威脅、利誘。當然,內部稽核單位在組織當中的地位越高,越容易維持其獨立性。 (3) 公司營運流程及知識 內部稽核人員既然必須查核企業內的各種活動是否按照既定計畫執行,當然必須對企業內的所有營運流程有相當廣泛且深入的認識,包括企業政策、文化、環境及整體營運流程,否則將無法勝任此工作。 (4) 溝通協調與人際關係 內部稽核部門需要有良好的溝通能力。有良好的溝通能力才能與受稽核的單位建立互信、無衝突的夥伴關係,有助於內部控制制度上缺失的發現與改善,除此之外內部稽核單位與管理階層及董事會間溝通也須仰賴良好溝通技巧,方能使上級即時接收企業內的制度缺失並且予以改善。 (5) 稽核相關專業知識及技能 審計、法規、財務、會計、資訊科技都是內部稽核人員從事職務時需要具備的相關專業知識。 (6) 充分的語文能力 內部稽核人員也必須具備相當專業程度的外國語文能力,原因是其必須查核的文件當中有許多是外文文件如英文、日文,包括跟國外客戶往來的契約、訂單以及國外律師、會計師以及主管機關所往來之信件公函等,方能確定受查單位的業務均符合公司的內部控制制度。 除了上述的能力之外,還必須有誠實、公正、客觀之人格特質,才能徹底執行企業內的相關稽核業務而不會受到他人威脅、利誘而放水;也要具備企業當中潛在犯罪者之心態,知己知彼才能百戰百勝,在弊案發生前就予以制止,預防勝於治療。 根據行政院勞委會的薪資統計資料,內部稽核人員的平均月薪為六萬多2元,讀者認為這樣是否能請到符合上述條件的內部稽核人員,又如果真的有具備這些條件的人最好的出路是否是出任企業的稽核人員?
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Internal Data not Accessible and Bad Executions

According to the “Code of Internal Controls System Establishment for Public Traded Companies”: Public traded companies should review the effectiveness of its internal controls system annually. 根據「公開發行公司建立內部控制制度處理準則」之規定1,公開發行公司應該每年自行檢查內部控制制度執行的有效性,內容必須涵蓋所有的內部控制制度,同時公司本身要訂出一套內部控制制度自行檢查作業之程序與方法,將檢查結果製作成內部控制聲明書之後呈報主管機關備查。 根據實證研究報告所蒐集之問卷指出2,在這個「內控自評」之過程當中,內部稽核單位會遇到的困難除了前述所提及的人力不足、資源有限之外,還會出現公司內部機密資料不易取得、資訊運用欠缺的問題。 讀者或許會納悶,公司內部的稽核部門,或是其他部門如業務、行銷部門既然都同屬一家公司,理應容易取得其他部門的資料才是,又為何會有此種所謂「內部機密資料不易取得」而無法稽核的情況呢? 事實上,不難想像在一家頗有規模的公開發行公司當中,各個部門各司其職,而且在資料的管理上也是分由各種不同部門負責,而通常內部稽核部門因其職責所在,容易被其他部門視為找麻煩的部門,如果內部稽核部門不受到管理階級如總經理、董事長的大力支持的話,其他部門當然不會願意提供稽核部門真正所需要的資料,畢竟,沒有人會願意自接瘡疤的。 如果沒有相關的業務資料及文件,也會造成內部稽核人員的工作內容無法受到監督,內部稽核單位的工作是監督、查核各單位的業務,而內部稽核人員本身也必須受到董事會的的監督3,但是如果內部稽核人員所繳交的稽核報告當中都沒有各業務單位的原始資料、證據,董事會根本無法監督其工作內容,內部稽核單位有沒有認真執行任務不得而知。 如此一來,得不到應有的資料根本無法確實稽核相關業務,也無法再被董事會監督4,內部稽核報告內未附工作底稿及相關資料是一個實務上常見的缺失,必須受到企業經營者的重視。 1. 請參「公開發行公司建立內部控制制度處理準則」第22 條。 2. 參吳清在,陳錦烽,台灣公開發行公司內部控制制度自行檢查實施成效之調查與分析,內部稽核季刊,96年9月,23頁。 3. 依據「公開發行公司建立內部控制制度處理準則」第11條,公開發行公司應設立隸屬於董事會的內部稽核單位。 4.
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Lack of Compalince Policy in Public Traded Companies

Besides financial sectors, other public traded companies are facing more serious problems. 除了金融相關產業的規範問題之外,其他公開發行公司所面臨的問題更加嚴重,公開發行公司在法令遵循此方面僅有「公開發行公司建立內部控制制度處理準則」當中有稍微提到法令遵循是內部控制的目標之一1,以及在內控自評的時候也必須評估公司是否已經遵循法令2,但是對於法令遵循計畫要如何實施卻是完全沒有相關的細節,與金融相關產業「稍微具體」的規範相較更是令企業無所適從。 目前我國各公開發行公司於內部控制中有關「法令遵循」風險、控制點及內部控制制度之設計,多屬證券商與簽證會計師所提供,其中在關於法令遵循之控制點上最常見的是以「本公司聘有法律顧問3,遇有法律問題時即應請教法律顧問」等之類似字眼來表示已經確保公司法令之遵循。 似乎言之成理,有法律問爭議可能時請教法律顧問,天經地義,但是這裡面忽略了一個可能的問題那就是這根本就是類似套套邏輯的說法4,公司在不知道某項法令存在時要如何察覺法律問題並請教法律顧問?外加法律規定經常改變,連專業之律師也未必能確定其在當下知曉每一項法令的最新規定,遑論非法律專業的企業經營階層了。由此可見,實務上關於法令遵循計畫之作法存有根本上的瑕疵!有效法令遵循計畫應該要設計一些控制點,與內控制度一樣的地方在於其有效性必須立基在「找出必要的控制點」並且使把守控制點之人具備達到其控制目的之能力。比方說今天規定由公司的副總經理來審核,到了他這裡的簽呈之內容是否需要作適法性之判斷而去請教法律顧問,由於該副總經理對於其簽呈所涉之內容,根本不了解法律對於其內容有無作出相關之規定,不可能知道是否要去請教法律顧問,可見這不會是有效的控制點,更何況許多其他企業內部事項根本不會簽呈到副總經理這裡來。 最重要的問題就是要如何幫企業找出真正有效的「法令遵循控制點」,正如同建立層層的關卡盡力避免企業之商業行為違反法律規定。但是這個關卡的設計與執行必須要真正有效才行,本書就是要替企業設計一套易於執行、以「文件管理」為核心控制點之「法令遵循計畫」。 參考資料: 1. 參公開發行公司建立內部控制制度處理準則第3 條。 2. 參公開發行公司建立內部控制制度處理準則第23條。 3. 請參劉立恩律師等,建構有效法令遵循制度之核心考量。 4. 套套邏輯在哲學上就是指在邏輯上永遠是「真」的那些句子,通常是一些沒有訊息內容的句子卻被拿來當作有訊息內容之陳述,通常我們聽到這些句子會認為這是沒有實質意義的,舉例來說,「如果這裡是台灣,那麼這裡是台灣」、「台灣位於大陸的東南方或是台灣不位於大陸的東南方」兩句話都是套套邏輯,他們在邏輯上為「真」沒有錯,但是人們聽起來就像是沒有意義的話。
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