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(一)金融相關產業之法令遵循計畫規範有其缺陷

2011 年 09 月 05 日

【第伍章 – 台灣內部控制與法令遵循相關規範二】
筆者综合分析這16則規範,其對於金融業應如何實施法令遵循ㄧ事,主要是作出下列要求1:

設置遵守法令主管(compliance officer)

金融控股公司內部控制及稽核制度實施辦法要求公司必須建立遵守法令主管制度,指定一隸屬於董事會或總經理之單位,負責制度之規劃、管理及執行,並指派高階主管一人擔任遵守法令主管,綜理法令遵循事務,至少每半年向董事會及監察人報告2。

遵守法令單位應辦理事項

建立清楚適當之法令傳達、諮詢、協調與溝通系統。
確認各項作業及管理規章均配合相關法規適時更新,使各項營運活動 符合法令規定。
訂定法令遵循之自行查核及評估內容與程序,並督導各單位定期自行 查核執行情形。

對各單位人員施以適當合宜之法規訓練3。

自行查核法令遵循作業

金融控股公司自行查核法令遵循作業,每半年至少須辦理一次,其辦理結果應送遵守法令單位備查。各單位辦理自行查核作業,應由該單位主管指定專人辦理4。

上述的「設置遵守法令主管」、「遵守法令單位應辦理事項」以及「自行查核法令遵循作業」是這16則規範當中關於法令遵循的最主要規定,當然不同事業種類之規範各有細微之不同,不過都不超出這幾個方面。唯一值得注意的是,針對保險業,主管機關在「保險業內部控制及稽核制度實施辦法」當中有針對「法令遵循制度」5、「法令遵循計畫」6與「法令遵循手冊」7作出較為明確的綱要性要求,在此即不加以贅述。

前述的金融產業相關規範當中所提供之法令遵循計畫作法,大多是要求企業必須建立一個直接隸屬於董事會或總經理之遵守法令單位,並且指派高階主管擔任法令遵循主管,綜理法律遵循事務與負責法令遵循制度之規劃、管理與執行,也都有列舉出法令遵循單位必須辦理之事項,以及每半年必須自行評估其法令遵循計畫之執行成效,並且保留相關工作底稿等等。

本書認為,這些看似具體的法令遵循計畫規範的確是可以給各公司指出一個大概的方向,讓公司企業得以依此方向去實施自己的法令遵循計畫,但是這些規範都還是漏掉了一個重點,這個重點就是企業內部的「文件」,文件的管理不僅在內部控制制度上佔據核心的地位,在法令的遵循上一樣是關鍵中的關鍵,最大的原因在於,企業的任何商業活動都會以文件的方式呈現,這些文件就是執行法令遵循計畫的最佳著力點,若相關的法令遵循計畫規範不能夠抓到這個重點的話,其規範不管如何去制定,其效果都相當有限。為了避免企業一再不慎違法、也為了要使有能力為企業判斷商業行為有無違法之虞之人士得以即時接觸重要文件,法令遵循之法律規範應該要加入文件管理的機制方為妥適。

參考資料:
1. 由於各規範內所要求建立之法令遵循計畫大同小異,所以本文主要以金融控股公司內部控制及稽核制度實施辦法之內容做說明,若有其他特殊之規範才會另外列出。
2. 金融控股公司內部控制及稽核制度實施辦法第9條。
3. 金融控股公司內部控制及稽核制度實施辦法第10條第1項。
4. 金融控股公司內部控制及稽核制度實施辦法第10條第2項。
5. 參照保險業內部控制及稽核制度實施辦法第21條:「法令遵循主管應依據法令遵循方針,擬訂法令遵循制度,報經董 (理) 事會通過後施行,並配合保險法令修訂等情事,隨時檢討,報經董 (理) 事會通過後修訂之。法令遵循制度至少應包括下列項目:一、董 (理) 事會決策運作及董 (理) 事管控之機能。二、董 (理) 事會議事錄之保存。三、監察人之營運監控機能。四、董 (理) 事之法令遵循行為規範。五、法令遵循評估基準之建立。六、年度法令遵循計畫之擬訂。七、法令遵循環境之建立。八、法令遵循業務之查核與違反法令規章之處理。九、法令遵循之組織與業務職掌。十、法令遵循作業手冊之擬訂。」 ↩
6. 參照保險業內部控制及稽核制度實施辦法第22條:「法令遵循主管應擬訂年度法令遵循計畫,報經董 (理) 事會通過後實施。年度法令遵循計畫至少應包括:一、對各單位法令遵循事項之評估計畫。二、上年度違反法令規章案件處理結果之覆核。三、保險法令等相關法令規章之變動管理。四、法令遵循之教育訓練及業務宣導。五、法令遵循制度之檢討改善。」
7. 參照保險業內部控制及稽核制度實施辦法第23條:「保險業總機構、營業單位、資金運用單位、資訊單位、資產保管單位及其他管理單位應指派人員擔任法令遵循人員,負責辦理法令遵循業務。各單位應擬訂法令遵循手冊,報經法令遵循主管核可後,轉報總經理核定實施。法令遵循手冊至少應包括:一、各項業務應採行之法令遵循程序。二、各項業務應遵循之法令規章。三、違反法令規章之處理程序。四、法令遵循業務之自行評估程序。五、法令遵循人員名冊。」

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