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Internal Control Systems : Born With Flaws ( Part 1 )

2011 - 11 - 09

Many corporations don’t respond to external changes and fail to review their internal control system accordingly in a timely fashion.

內控機制的先天缺陷 – 無法即時因應營運上之調整)

許多公司未及時因應環境的改變檢討內部控制制度。內部控制制度並非一旦經過初次的設計、建立後便可高枕無憂,不論是內在外在環境的改變都會使現有的內部控制制度出現瑕疵,所以隨時檢討並且調整公司現有的內部控制也是不可輕忽的一環。

許多上市櫃公司的內部控制制度是為了配合公開發行或是上市櫃申請而設計,在達到公司的目的之後可能就因為人力成本問題或是管理階層對內控的重視程度使內部控制制度無法及時更新,縱使書面控制制度部分有依照法規加以修改,可能在實際流程上仍未配合改善,致使書面內部控制制度流程與實際運作流程不符。

內部控制制度如果沒有跟著環境條件的改變而作出應變,將會帶來很多的衍生的問題,以下會舉例讓各位容易理解。在舉例之前先解釋一下銷售模式及授信條件:

銷售模式可以大概分成兩種,B2B(business to business)與B2C(business to customer),前者是指公司行號間的生意往來,後者則是指公司行號與一般消費者的交易模式。B2B與B2C的最大差別在於兩者著重的發展策略並不相同,前者著重企業間網路的建立與供應鏈體系之穩固;後者則必須倚靠規模經濟,吸引購買、降低售價來增加利潤,發展策略大不相同。

授信條件是一種風險控制的手段,是根據交易往來對象的信用情況來決定交易相關細節必須如何訂定。商業交易當中付款期間(payment term)與授信總額是最常見的兩種授信條件。企業間往來的情況,通常買家會要求賣家有先出貨的義務,出完貨後過了一段時間才結清貨款,在出貨後到買方真正付清或款之間的時間就是所謂的付款期間。

授信總額則是賣方的生產線在特定的時間內可以接受買方多少額度的訂單,雖然說賣方通常希望可以將產能發揮到極致,訂單當然是越多越好,但是有時候還是必須考量交易往來對象的財力與信用,試想,如果一家資本額兩百萬、信用狀況不良的公司在短時間內提出高達一億元貨款的訂單而且還要求出貨兩個月再付款,這個生意可能就不會有人要做。

例子1,台灣的A車廠專門生產私家轎車,交易往來對象都是租車公司,專門銷售其所製造的汽車給這些租車公司。無奈景氣寒冬的降臨,大部分的合作對象不是關門大吉就是轉往海外發展,經過考慮A車廠決定要由B2B轉型成B2C的銷售模式,銷售模式一旦改變授信條件也必須會跟著改變,以前出貨給租車公司是有兩個月的付款期間,賣車給一般消費者則是付現或是由銀行貸款給消費者,相關的內部控制作業就必須跟著改變,但是負責內部控制作業的內部稽核人員並不一定即時了解此變革,其沿用B2B的銷售模式將會導致貨款無法立刻收到。

例子2,B車商本來從事的就是B2C的銷售模式,但是由於經濟不景氣使得本來靠付現或是向銀行貸款買車客人人數大幅下降,連帶影響B車商的生計。車商為了生存只好祭出優惠方案,一台80萬的車只要付頭期款3萬元,剩餘77萬的金額以零利率分期付款每個月一萬元的方式來清償,附上77萬元的本票以及信用卡扣款授權書就可以將新車開回家。如此一來,B車商的銷售模式與授信條件都與本來不同,內部稽核人員就必須要去追蹤該買車顧客的信用情況是否良好,有無破產情況或是退票紀錄,若有則不能使用此優惠專案,這就是授信條件的控制。但是要做出這樣的追蹤作業的前提也是:內部稽核人員即時得知此優惠專案之推出而作出應變,否則一樣會有原有內控制度與現行銷售模式脫軌的情形發生。

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Enron

In 2002, U.S has passed Sarbanes-Oxley Act, to reform corporate security regulations and protect investor from fraudulent accounting activities by corporations. 美國於2002年以史無前例的速度通過了七十年來最大的公司證券法制改革-沙氏法案(又稱企業改革法案)來因應自2001年底以來陸續爆發的知名公司之財務弊案,而其中恩龍公司於2001年底申請破產保護正是這一連串企業弊案的開端。 2001年10月,恩龍公司公布當年第三季的損失達6億美元後,遭到美國證管會以及司法部的調查,牽扯出恩龍公司財報造假、負責查帳的會計師無法發揮應有功能的弊案。 在相關單位正式調查之後,恩龍公司向證管會報告其以前的財務報表有錯誤而要修正,將原本隱藏的十億美元損失揭露,另外還宣布股東權益必須調降12億美元,此時恩龍公司的股價也早就跌至谷底,同年底恩龍公司只好向法院申請破產保護,成為當時美國有史以來最大的破產案。同樣的受害者仍是投資人、債權人以及市場信心及金融秩序。負責簽證的安達信(美果五大會計師事務所龍頭)會計事務所也跟著倒閉。 恩龍公司為了擴張業務而使用會計技巧,透過設立關係企業[1]的手法募集資金,以便維持股價跟信用評鑒,而且依照規定[2]恩龍公司的財報當中並不用揭露關係企業的交易情形,恩龍公司便利用此漏洞來從事非常規交易,創造公司帳面上的利潤。簡單的說,就是用關係企業承擔虧損來製造恩龍公司的帳面上數字,但是其實真正要承受虧損的還是恩龍公司本身。 恩龍弊案的最大問題出在重要的財務資訊沒有揭露給投資人,利用複雜的會計方法與關係企業與以掩飾,使投資人受到矇騙,認為公司的財務狀況前景看好,所以問題仍然是出在這些財物業務文件上面,資訊不夠充分。 博達案被稱為「臺灣的恩龍案」並不是沒有道理的,因為恩龍案與博達案的問題都出在於利用子公司或空殼公司做非常規交易,欺騙投資人,另外負責查帳的安達信會計師事務所又因為自身利益關係而放水,外部審核機制形同虛設。 安達信會計事務所的行為正好可以作為本書提出創新觀點的佐證,因為安達信會計事務所在2001年得知恩隆公司受到主管機關的調查時,其合夥人立刻命令將與恩隆公司有關之文件予以銷毀,包括許多紙本、電子郵件與電子檔資料,企圖湮滅恩隆公司與其會計事務所為不法行為之證據,由此我們更清楚了解文件的保存對於事後發現真實、追究責任之重要性。 除此之外,如同博達案我們所提到的,恩龍公司在與自己的關係企業從事各種交易的時候會產生各種文件,契約、訂單、匯款單、銀行對帳單以及各種書信往來等,這些文件因為沒有充分的表現交易資訊內容,而誤導投資人及證券分析專家,致使弊案造成之傷害擴大。將所有交易過程中產生的文件保存好,一旦被製作出來就必須立即建檔,那麼就算某些文件是有問題的也可以防患於未然,而且把各種相關的文件放在一起也有利於事後公司內部的稽核或是會計師事務所的查帳。縱然會計師事務所與被簽核的公司有掛勾,這些保存的文件也會使不肖會計師無所遁形! 參考資料: 1. Special purpose entity, 有稱做「特殊目的事業機構」、「特殊目的公司」等。 2.依美國財務會計準則委員會訂定的財務會計準則規範No.140第34、36段規定,只要有除了特殊目的事業公司之母公司以外之單一投資人投資該機構達總價值百分之三時,該機構的交易活動就不用在母公司之合併財報中揭露。此為會計上所稱之「資產負債表外之交易」(off-balanced…

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