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Internal Control Systems : Born With Flaws ( Part 1 )

2011 - 11 - 09

Many corporations don’t respond to external changes and fail to review their internal control system accordingly in a timely fashion.

內控機制的先天缺陷 – 無法即時因應營運上之調整)

許多公司未及時因應環境的改變檢討內部控制制度。內部控制制度並非一旦經過初次的設計、建立後便可高枕無憂,不論是內在外在環境的改變都會使現有的內部控制制度出現瑕疵,所以隨時檢討並且調整公司現有的內部控制也是不可輕忽的一環。

許多上市櫃公司的內部控制制度是為了配合公開發行或是上市櫃申請而設計,在達到公司的目的之後可能就因為人力成本問題或是管理階層對內控的重視程度使內部控制制度無法及時更新,縱使書面控制制度部分有依照法規加以修改,可能在實際流程上仍未配合改善,致使書面內部控制制度流程與實際運作流程不符。

內部控制制度如果沒有跟著環境條件的改變而作出應變,將會帶來很多的衍生的問題,以下會舉例讓各位容易理解。在舉例之前先解釋一下銷售模式及授信條件:

銷售模式可以大概分成兩種,B2B(business to business)與B2C(business to customer),前者是指公司行號間的生意往來,後者則是指公司行號與一般消費者的交易模式。B2B與B2C的最大差別在於兩者著重的發展策略並不相同,前者著重企業間網路的建立與供應鏈體系之穩固;後者則必須倚靠規模經濟,吸引購買、降低售價來增加利潤,發展策略大不相同。

授信條件是一種風險控制的手段,是根據交易往來對象的信用情況來決定交易相關細節必須如何訂定。商業交易當中付款期間(payment term)與授信總額是最常見的兩種授信條件。企業間往來的情況,通常買家會要求賣家有先出貨的義務,出完貨後過了一段時間才結清貨款,在出貨後到買方真正付清或款之間的時間就是所謂的付款期間。

授信總額則是賣方的生產線在特定的時間內可以接受買方多少額度的訂單,雖然說賣方通常希望可以將產能發揮到極致,訂單當然是越多越好,但是有時候還是必須考量交易往來對象的財力與信用,試想,如果一家資本額兩百萬、信用狀況不良的公司在短時間內提出高達一億元貨款的訂單而且還要求出貨兩個月再付款,這個生意可能就不會有人要做。

例子1,台灣的A車廠專門生產私家轎車,交易往來對象都是租車公司,專門銷售其所製造的汽車給這些租車公司。無奈景氣寒冬的降臨,大部分的合作對象不是關門大吉就是轉往海外發展,經過考慮A車廠決定要由B2B轉型成B2C的銷售模式,銷售模式一旦改變授信條件也必須會跟著改變,以前出貨給租車公司是有兩個月的付款期間,賣車給一般消費者則是付現或是由銀行貸款給消費者,相關的內部控制作業就必須跟著改變,但是負責內部控制作業的內部稽核人員並不一定即時了解此變革,其沿用B2B的銷售模式將會導致貨款無法立刻收到。

例子2,B車商本來從事的就是B2C的銷售模式,但是由於經濟不景氣使得本來靠付現或是向銀行貸款買車客人人數大幅下降,連帶影響B車商的生計。車商為了生存只好祭出優惠方案,一台80萬的車只要付頭期款3萬元,剩餘77萬的金額以零利率分期付款每個月一萬元的方式來清償,附上77萬元的本票以及信用卡扣款授權書就可以將新車開回家。如此一來,B車商的銷售模式與授信條件都與本來不同,內部稽核人員就必須要去追蹤該買車顧客的信用情況是否良好,有無破產情況或是退票紀錄,若有則不能使用此優惠專案,這就是授信條件的控制。但是要做出這樣的追蹤作業的前提也是:內部稽核人員即時得知此優惠專案之推出而作出應變,否則一樣會有原有內控制度與現行銷售模式脫軌的情形發生。

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Internal Controls Can Be Easy

We have introduced the history of internal controls in the previous chapters in this book, including its goals and factors and related laws and practices. 在前面的章節當中本書對「內部控制」的來龍去脈做了詳盡的介紹,包括內部控制的三大目標(營運效果與效率、財務報導的正確性及法令的遵循)、五大要素(控制環境、風險評估、控制活動、資訊與溝通及監督)、美中台的相關法令規範與我國內部控制實務上遭遇之困難,相信讀者們對於內部控制的大致上輪廓已經可以瞭然於胸了!然而,「嗯,我知道內部控制是怎麼一回事了!」與「我的公司已經有一套簡單、實用又有效的內部控制制度了!」還是兩碼子事。 內部控制制度既然是一種公司內部從上到下所有部門間的標準作業流程,其牽涉公司當中的所有部門包括行銷、業務、生產、設計研發、會計等各種不同專業的部門,要設計一套適合自己的公司、簡便、有效、符合成本並且能隨時應變環境變化的內部控制制度卻不是人人做的到的事情,實務上還是常常遇到許多困難如:內部控制制度本質上的缺陷、淪為應付主管機關的稻草人以及無法確實稽核分公司的業務。 先說一個發人省思的小故事:小明是一個從小就很健康,不太常生病的小孩子,某一天小明不知怎麼的開始不停的打噴嚏、流鼻水以及眼睛紅腫,小明的爸爸媽媽以為小明著涼感冒了,就帶小明去看醫生。 醫生說小明的症狀應該就僅僅是普通的小感冒,吃個藥、多喝水幾天之內應該就會好了,小明的父母也因此就放心許多了,帶著小明回家了。沒想到把三天的藥都吃完了,小明還是會不停的打噴嚏、流鼻水 ,症狀沒有什麼改善,小明的父母擔心是不是有什麼嚴重的疾病沒有被檢查出來,這一次帶小明去比較大一點的醫院,想要做全面一點的檢查。 大醫院的醫生雖然幫小明做了全面性的身體健康檢查,卻沒有發現什麼重大疾病或是不對勁的地方,認為這只是之前的流行性感冒病毒比較頑強,還沒有被治好而已,所以就開了一個禮拜份量的特效藥給小明。這一個禮拜小明按時吃藥、勤補充水分,而且充分的休息,但是一個禮拜過了之後,還是沒有明顯的改善,小明的父母對於小明的病情感到非常頭痛,不知道如何是好。 在某一次的家庭聚會當中,小明的父母與其他親戚談論到小明的病情,小明的伯父認為小明可能不是感冒而是過敏,因為他的小孩也曾經有與小明類似的打噴嚏、流鼻水的症狀,一旦遠離過敏原就會不藥而癒。小明的富母這時候才恍然大悟,因為在小明生病的不久之前,他們買了一隻寵物貓當作生日禮物給小明飼養,很可能就是造成小明過敏症狀的元兇。 果然,在小明的父母把寵物貓送給朋友收養之後,小明再也不會打噴嚏、流鼻水了,又恢復成健健康康的小男孩了。 小故事,大道理:當我們在生活當中遇到問題的時候,往往只看到問題的表象,沒有抓到本質與核心,所以在尋求解決問題的方法的時候也會朝向錯誤的方向前進,最後的結果就是投注許多金錢、時間與心力確無法解決問題,只想到治標,沒想到治本。小明的父母與醫生都以為打噴嚏、流鼻水就一定是感冒,所以就以此為前提來治療小明的症狀,結果是治標而徒勞無功;一旦小明的伯父一針見血的指出是過敏之後,輕輕鬆鬆的就解決了小明的過敏問題,這才是治本之道,正本清源之法。 同樣的道理,在建立、維持公司當中的內部控制制度時,我們也必須先找出問題的核心、本質,直接針對核心問題提出有效方法,方能以花費最少成本的方法來達到最大的實際效益。 而這個內部控制制度的關鍵核心就是電子化的文件管理。