關鍵在於「商業行為有無違法之即時判斷」與「證據即時保全」

【第參章 – 搞定內控七】
企業當中之法令遵循計劃與內部控制制度要有效，當中最重要的兩個關鍵點在於是否能夠達到「商業行為有無違法之即時判斷」以及「即時證據保全」。傳統之書面文件管理方式無法在文件產生的同時就使相關查核人員得以檢視文件，在資訊的傳遞上就有一定的落差，容易有漏洞產生。在證據的即時保存上，電子化文件管理可以設定成文件一旦產生後就予以備份，並且設定成無法刪除，在任何時間只要有需要都可以回過頭利用「光學字元辨識」之方式迅速檢索，任何舞弊行為皆會無所遁形。

在有無違法行為之判斷上，需配置專業人士，判斷者通常是企業的法令遵循主管或是其所聘請的法律顧問，這種人須具備幾種能力，第一個是豐富的商務法律知識與經驗、第二則是與其專業相關的外語能力、第三是實際處理法律訴訟之經驗、第四是與商務相關之各種案件類型，但是也與內部稽核人員不同，因為判斷是否有違法之虞可以在後端處理。

企業內的法令遵循計畫與內部控制制度是否有效，判斷標準在於，企業的重要商業行為與商業活動開始之前，是否能由上述的專業人士為其判斷有無違法之虞，而電子化的文件管理系統就是這其中必備的元素。

文件管理系統可以確保此目標之達成。因為企業有了文件管理系統便能在第一時間將企業重要商業活動之相關訊息傳遞給專業人士予以判斷，而且是所有分公司子公司等營業據點之文件都統合給其判斷。

有了文件管理之後技術上的難點就被解決，企業得以完整評估其商業行為的成本與後果，得以確保企業的決策是理性有效率的判斷結果是informed decision，將所有可能的交易成本都予以考量進去1。

在證據的即時保全方面，企業必須儘可能快速、全面地捕捉文件紀錄。而這個過程相當複雜，原因在於許多行業毎分每秒都在產生文件。所以企業勢必要建立一個在發現舞弊時立刻捕捉資料之程序，這將會對於事後的責任追究程序實質之助益2。而電子化的文件管理就是ㄧ個可以立即完整、全面捕捉文件紀錄的系統。

1. 加入法律經濟分析之觀點。 ↩
2. 請參考 Martin T. Biegelman & Joel T. Bartow, Executive Roadmap to Fraud Prevention and Internal Control, at 342.（2006） ↩