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Internal Controls and Corporate Governance

2011 - 10 - 06

Corporate governance generally means a set of methods to manage and supervise corporations.
(一)公司治理的意義

公司治理(corporate governance)概念一般泛指公司管理與監控之方法,依照中華公司治理協會之定義,「公司治理係指一種指導及管理並落實公司經營者責任的機制與過程,在兼顧其他利害關係人利益下,藉由加強公司績效,以保障股東權益」,一家公司成立的目的不外乎是獲取最大的利潤,而公司治理就是在幫助經營者尋找一個最佳的經營、管理公司的方式來為股東尋求最大的利益。而公司治理除了保護股東之投資、謀取經濟上之利益而討論經營與所有權之衝突之外,亦討論其他關係人相互間、與公司間之互動對公司之影響,由此可見公司治理的範疇相當廣泛。

其目的在於保護股東及債權人之權益,因為公開發行公司所取得之資金是來自於市場投資人或是債權人,所以對於社會、股東、投資人負有一定的責任,在公司董事會的結構中提供監督、顧問的角色,使公司透明度增加、投資人信心增強,進而提升公企業競爭力。

公司治理的架構基本上可以分為內部監控機制與外部監控機制,內部機制是指公司透過內部單位自治的方式來管理、監督公司之業務而設計之制度,如董事會、股東會、監察人、獨立董事之運作以及內部稽核制度之設置。外部機制則是經由法律的規範、主管機關的管控、會計師以、律師的查核意見及市場的監督力量來防止經營者徇私而全力追求公司最大利益。

公司治理已經成為政府當局以及民間企業的努力方向,完善的公司治理對於企業本身有極大助益,諸如:健全公司經營策略、有效執行並予以監督、維護股東及債權人權益、資訊透明化、強化競爭力、面對危機時具有較佳應變能力、較易吸引國外資金等。

(二) 內部控制在公司治理下之角色

內部控制是眾多公司治理規範方法不可或缺的一環,於前面的章節中,我們提到公司治理的架構可以大概分成內部監控機制以及外部監控機制,內部監控機制在處理的問題就是希望能透過公司內部的單位來監督公司各種業務的執行,諸如董事會、股東會、監察人、管理階層以及內部稽核單位等等。

既然內部控制制度是著重在企業經營的過程,並且是由公司的管理階層負責建立、其成效受到公司內部大小單位配合與否而影響,本身也屬於公司治理內部監控機制之一部份,而經濟合作暨發展組織(Organization for Economic Cooperation and Development)在1999年5月發表之「公司治理原則」(OECD Principles of Corporate Governance)中所提出的三領域五原則與內部控制三大目標不謀而合。

所以說穿了,其實內部控制制度本身的出現就是為了要實踐公司治理的精神,好的公司治理可以保護公司各種利害關係人的利益,而我們就必須有不同的辦法來達成這樣子的目的。諸如:公司內部設有股東會、董事會、監察人或是獨立董事等內部機關來監督、制衡經營階層;政府除了制定相關的法令規範之外,也另有行政院金管會來從事外部的監督工作;內部控制制度則是著重於整個組織的運作流程,希望能夠透過這樣子的流程制度設計,來達到目標。當然上述的各種規範、制度都是彼此相輔相成的,無非都是希望企業能夠有好的公司治理。

(三) 內控三大目標

每一家企業都會有自己希望能夠達成的目標,最常聽聞的可能是希望今年的營業額達到多少、預計擴張幾家營業據點之類的。當然,公司有大有小,經營的項目也千奇百怪,各公司企業欲達到的目標自然也是推陳出新的了。

我們前面也提過了,內部控制制度就像是人穿的鞋子,不可能剛好符合每個人的腳,所以每雙鞋子會因應不同的需求來設計其功能及造型,有適合運動的、符合正式場合要求的、可以爬山的等等,但是不同功能的鞋子仍然具有鞋子的基本、共通的目標-保護你的腳。

不同公司企業間當然也有共通的目標了,像是賺錢、繼續生存就是每家企業都會有的目標。內部控制制度就是針對一些企業間共通的目標,來提供經營者控制企業活動的過程及方法。

COSO委員會所提出的內部控制三大目標,分別是營運的效果與效率、財務文件的正確性以及法令規範的遵循,以下這三大目標就是每一家企業都需要追求的目標。

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Internal Controls Can Be Easy

We have introduced the history of internal controls in the previous chapters in this book, including its goals and factors and related laws and practices. 在前面的章節當中本書對「內部控制」的來龍去脈做了詳盡的介紹,包括內部控制的三大目標(營運效果與效率、財務報導的正確性及法令的遵循)、五大要素(控制環境、風險評估、控制活動、資訊與溝通及監督)、美中台的相關法令規範與我國內部控制實務上遭遇之困難,相信讀者們對於內部控制的大致上輪廓已經可以瞭然於胸了!然而,「嗯,我知道內部控制是怎麼一回事了!」與「我的公司已經有一套簡單、實用又有效的內部控制制度了!」還是兩碼子事。 內部控制制度既然是一種公司內部從上到下所有部門間的標準作業流程,其牽涉公司當中的所有部門包括行銷、業務、生產、設計研發、會計等各種不同專業的部門,要設計一套適合自己的公司、簡便、有效、符合成本並且能隨時應變環境變化的內部控制制度卻不是人人做的到的事情,實務上還是常常遇到許多困難如:內部控制制度本質上的缺陷、淪為應付主管機關的稻草人以及無法確實稽核分公司的業務。 先說一個發人省思的小故事:小明是一個從小就很健康,不太常生病的小孩子,某一天小明不知怎麼的開始不停的打噴嚏、流鼻水以及眼睛紅腫,小明的爸爸媽媽以為小明著涼感冒了,就帶小明去看醫生。 醫生說小明的症狀應該就僅僅是普通的小感冒,吃個藥、多喝水幾天之內應該就會好了,小明的父母也因此就放心許多了,帶著小明回家了。沒想到把三天的藥都吃完了,小明還是會不停的打噴嚏、流鼻水 ,症狀沒有什麼改善,小明的父母擔心是不是有什麼嚴重的疾病沒有被檢查出來,這一次帶小明去比較大一點的醫院,想要做全面一點的檢查。 大醫院的醫生雖然幫小明做了全面性的身體健康檢查,卻沒有發現什麼重大疾病或是不對勁的地方,認為這只是之前的流行性感冒病毒比較頑強,還沒有被治好而已,所以就開了一個禮拜份量的特效藥給小明。這一個禮拜小明按時吃藥、勤補充水分,而且充分的休息,但是一個禮拜過了之後,還是沒有明顯的改善,小明的父母對於小明的病情感到非常頭痛,不知道如何是好。 在某一次的家庭聚會當中,小明的父母與其他親戚談論到小明的病情,小明的伯父認為小明可能不是感冒而是過敏,因為他的小孩也曾經有與小明類似的打噴嚏、流鼻水的症狀,一旦遠離過敏原就會不藥而癒。小明的富母這時候才恍然大悟,因為在小明生病的不久之前,他們買了一隻寵物貓當作生日禮物給小明飼養,很可能就是造成小明過敏症狀的元兇。 果然,在小明的父母把寵物貓送給朋友收養之後,小明再也不會打噴嚏、流鼻水了,又恢復成健健康康的小男孩了。 小故事,大道理:當我們在生活當中遇到問題的時候,往往只看到問題的表象,沒有抓到本質與核心,所以在尋求解決問題的方法的時候也會朝向錯誤的方向前進,最後的結果就是投注許多金錢、時間與心力確無法解決問題,只想到治標,沒想到治本。小明的父母與醫生都以為打噴嚏、流鼻水就一定是感冒,所以就以此為前提來治療小明的症狀,結果是治標而徒勞無功;一旦小明的伯父一針見血的指出是過敏之後,輕輕鬆鬆的就解決了小明的過敏問題,這才是治本之道,正本清源之法。 同樣的道理,在建立、維持公司當中的內部控制制度時,我們也必須先找出問題的核心、本質,直接針對核心問題提出有效方法,方能以花費最少成本的方法來達到最大的實際效益。 而這個內部控制制度的關鍵核心就是電子化的文件管理。
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